Кейс МДД РУС - комплексная автоматизация склада с помощью штрихкодирования и мобильных устройств (терминалов сбора данных)

Производители и ресейлеры сантехники предлагают просто невероятное разнообразие продукции для ванных комнат и санузлов в различных цветах и современном дизайне. Но мало кто из покупателей задумывается о том, что товар может отличаться один от другого лишь артикулом, имея при этом одинаковое название. И если сотрудник распределительного склада работает сравнительно недавно и ещё не выучил всю номенклатуру, компании обеспечены пересортица и неактуальные остатки.

Организация логистической деятельности компании —  управление товарными потоками на складе — одна из ключевых задач для роста бизнеса. Поступления товаров и процессы отгрузки нужно выстроить как единую цепочку, оптимизировать складскую деятельность, сократить затраты на хранение товара, организовать бесперебойность поставок товара покупателям. Но при работе вручную и по бумажным носителям сделать это невозможно — слишком велико влияние человеческого фактора. Требуется автоматизация. 

Компания «МДД РУС» ведёт деятельность с 2013 года. Список номенклатуры постепенно увеличивался, выполнять складские и товарные операции в ручном режиме стало трудозатратно, и сотрудники всё чаще сталкивались с рядом проблем в учёте:

• остатки товара в системе учёта «1С:Комплексная автоматизация 2.5» не соответствовали фактическим,
• ввод информации по полученным от поставщиков или отгруженным покупателям товарам занимал очень много времени,
• никак не удавалось исключить пересорт на складе.

Для того, чтобы полностью закрыть потребности компании в автоматизации и мобильном учете, IT специалист компании МДД РУС обратился за помощью к нашей компании. Примечательно, что всего месяцом ранее мы закончили проект по автоматизации для одного из ключевых поставщиков МДД РУС - компании Omoikiri (кейс).

Причины автоматизации

У заказчика на складах около 1 миллиона товаров, ежедневно осуществляют огромное количество отгрузок, круглосуточный режим работы, а сборку заказов осуществляют в 2 этапа. Сначала в 1С формируют заказ клиента, затем кладовщик собирает те позиции, которые уже есть на складе, а недостающие позиции заказывает у поставщика под назначение. Товары привозят в любое время дня и ночи. Задача склада — быстро принять и быстро распределить поставку по заказам клиентов.

Схема работы была следующая: на складе распечатывали общую ведомость по заказам, в которой было указано, какие позиции есть на остатках в данный момент, а какие нужно доложить из прихода.Кладовщики с этим списком сначала формировали коробку/паллет с подобранными на складе товарами, а позже принимали поставку и раскладывали позиции по заказам. Процесс осуществляли полностью вручную — по листочку. Из-за чего постоянно возникала путаница.

Андрей Галактионов,Генеральный директор компании VIANT

Задачи

• доработать в «1С:Комплексная автоматизация 2.5» и «Клеверенс» механизм консолидированной приёмки товаров, который позволил бы одновременно принимать и распределять поставку от нескольких поставщиков по заказам клиентов,
• автоматизировать выдачу заданий кладовщикам на подбор товаров, с контролем уже ранее подобранных позиций,
• внедрить справочное хранение по ячейкам на складе, с возможностью просмотра и изменения ячеек на мобильном устройстве,
• разработать процесс работы с возвратами товаров от клиентов,
• внедрить функционал инвентаризации товаров как по плану из 1С, так и с возможностью автономного создания пересчета товаров на ТСД,
• ускорить и систематизировать работу сотрудников, исключить ошибки и влияние человеческого фактора с помощью мобильных устройств, интегрированных с системой учёта.

Андрей Галактионов,Генеральный директор компании VIANT

Решение

Сложно представить склад, на котором не просто ведут учёт товара по бумажным носителям, но и каждую товарную позицию идентифицируют вручную: записывают наименование, вес, характеристики, описывают брак, проставляют количество. Одной амбарной книгой тут точно не обойтись. Да и клиентский сервис вряд ли будет на высоте. При учёте товаров по штрих-кодам существенно сокращается внутренние проблемы компании и затраты на рекламации, что в свою очередь увеличивает доход компании в несколько раз.

Если на склад компании-получателя приходит одновременно несколько партий товара от разных поставщиков, то либо экспедиторам приходится ждать своей очереди на разгрузку, либо приёмку осуществляют «на доверии» и с ошибками. А в результате страдает покупатель, который или вовсе не получает свой заказ, или получает с задержкой.

Чтобы исключить подобные ситуации на складе «МДД РУС», мы адаптировали «Склад 15» от «Клеверенс» и доработали механизмы учёта и обмена данными между системами. А также реализовали функцию online-печати этикеток со штрихкодами для непромаркированных товаров во время выполнения приёмки с помощью ТСД. Сейчас печать этикеток осуществляют через стационарный принтер этикеток, подключенный к интернету.

Андрей Галактионов,Генеральный директор компании VIANT

Чтобы реализовать возможность принимать товар от поставщиков сразу по нескольким документам «Приобретение товаров и услуг» и сократить время на проверку комплектности поставок, наши специалисты разработали функционал консолидированной приёмки товара на склад. Что позволяет объединить несколько заказов поставщиков в единую ведомость, сразу принять все поступления, распределить товар по местам хранения и сформировать в 1С приходные ордера отдельно для каждого контрагента.

Далее на основании документов «Приходный ордер» 1С автоматически резервирует под заказ клиента, распределяет и ставит на отгрузку те товарные позиции, которые раньше нужно было доложить. Когда кладовщик полностью укомплектовывает заказ, отмечает это в «Складе 15», и заказ сходится 1 к 1, система учёта сама проводит документ реализации товаров и услуг (РТУ).

IT-специалист заказчика ранее сам реализовал в 1С специальный АРМ для отслеживания отгрузок. А мы доработали несколько важных моментов. Первый — возможность предварительной печати документов УПД и Счёт фактуры на основании непроведённого документа «РТУ». Благодаря этому оператор может подготовить отгрузочные документы до момента фактического поступления товаров по заказу клиента на склад. Получается, мы работаем на опережение.

Второй — если после доукомплектации по заказу остались неподобранные позиции, РТУ автоматически не проведётся, в АРМ документ попадёт в отдельную вкладку «к проверке», для последующей обработки оператором. Механизм позволяет контролировать недостачи по заказам и своевременно предоставлять отделу продаж информацию для клиента.

Третий — контроль отгрузки заказа. Мы сделали отдельную операцию на ТСД. Она позволяет отследить, все ли подобранные по заказу клиента товары были переданы на доставку. Так как подбор заказа кладовщик может осуществлять в несколько этапов (сначала со склада, потом из поставок), после каждой сборки он создаёт через ТСД в 1С документ «Расходный ордер», который печатает и наклеивает на собранную паллету или короб. Каждый такой документ имеет свой штрихкод. Когда все позиции по заказу подобраны, и настало время передавать заказ на доставку, отдельный сотрудник проверяет чтобы все товары по «Расходным ордерам» были загружены в автомобиль. Таким образом обеспечивают двойной контроль отгрузки товаров.

Андрей Галактионов,Генеральный директор компании VIANT

Относительно системы хранения мы доработали возможность отображения справочных ячеек хранения на ТСД. Кладовщик всегда видит на экране терминала где какой товар хранится, а в случае необходимости, может оперативно поменять основную и дополнительные ячейки хранения сразу во время выполнения операции.

Результаты

Комплексная автоматизация склада позволяет отследить все возможные ошибки ещё до момента передачи заказа клиенту, так как не просто сокращает влияние человеческого фактора, но и усиливает контроль выполнения приёмки, сборки и отгрузки товара.

Если бы все операции по заказам сотрудники «МДД РУС» выполняли вручную, то в случае, когда что-то забыли добавить в заказ, а документ РТУ уже провели, разбирательства с клиентом было не избежать. Сейчас же, благодаря реализованным нами доработкам в «Складе 15» и 1С, подобные ситуации исключены на 100%. Самое главное, нам удалось произвести цифровизацию и автоматизацию всех складских процессов.

Кладовщики стали мобильными и выполняют операции в разы быстрее, повысилась пропускная способность склада. Ошибки удалось свести к нулю за счёт того, что мы глобально продумали систему, которая позволяет:

• собирать товары и заранее печатать отгрузочные документы по заказам клиентов,
• быстро принимать товары от разных поставщиков и автоматизировано распределять то, что нужно «доложить» в заказы на отгрузку, а также печатать этикетки на товары без опознавательных знаков с помощью ТСД во время приемки,
• выдавать задачи кладовщику на мобильные устройства в режиме онлайн,
• дополнительно контролировать передачу заказов на доставку клиентам,
• автоматизировано принимать возвраты от клиентов,
• оперативно проводить инвентаризацию товаров.

Андрей Галактионов,Генеральный директор компании VIANT

Краткий отзыв клиента

Специалисты компании VIANT помогли решить все наши задачи и своевременно выполнить доработки софта. Единственный недостаток, который я обнаружил в «Клеверенс», — это отсутствие стандартного процесса приёмки товара по заявке на закуп от клиента. В 1С это уже типовой процесс, а в «Складе 15» ещё не автоматизирован.

Основной нашей задачей было исключить недостачи, пересорт и ошибки. Сейчас мы все эти моменты контролируем с помощью ТСД и «Склада 15» — всё хорошо.

 Дмитрий Хлебов,IT-специалист компании «МДД РУС»