Внедрение системы электронного документооборота с помощью ПП "1С:Документооборотгосударственное учреждение" в Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2022 году руководством СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки было приняло решение о внедрении системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» 2.0.

В ходе проекта:

- Разработан механизм загрузки исторических данных из файлов формата,
- Настроены блоки по входящей и исходящей корреспонденция,
- Настроена работа с приказами и распоряжениями по основной деятельности, положениями, доверенностями;
- Настроен блок служебных записок, блок заявок, блок договоров;
- Настроен блок нормативно-локальных актов по ОТ;
- Настроен блок документов СОУТ;
- Настроен запуск комплексных процессов по шаблонам;
- Настроено автозаполнение файлов

Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
- Работа с обращениями граждан

Новая система позволила отслеживать контрольные точки маршрута задач — у кого на данный момент находится задача, как давно он ее получил и определен срок исполнения либо неисполнения задач. Настроены схемы процессов для всех видов документов, что позволило автоматически запускать документы в обработку. Организован процесс работы с блоком Закупочной документации - для руководства СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки это был важный момент, так как многие заявки на закупку терялись, и руководству было сложно отследить, в каком статусе находится процесс закупки. Организована работа с входящей корреспонденцией. Также был разработан механизм для загрузки входящей корреспонденции и контрагентов из ЕСЭДД.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки - многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение, оснащенное современным медицинским оборудованием, аналогов которого нет в Российской Федерации. Свое существование больница начала в 1915 году, когда при оптико-механическом заводе был организован приемный покой, аптека и перевязочная. Именно с этого момента начинается история развития СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки. Штат приемного покоя тогда состоял из врача, двух фельдшеров, одной помощницы провизора и одной прислуги. На сегодняшний день в учреждении работают более 185 высококвалифицированных врачей и среднего медицинского персонала, более 170 медицинских сестер, фармацевтов и лаборантов.
В 2022 году руководством СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки было принято решение автоматизировать внутренний документооборот компании. В качестве программного обеспечения для создания СЭД был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» как наиболее подходящий для реализации стоящих задач. В июле 2022 г. была проведена закупка на автоматизацию документооборота в СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки на базе программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения», победителем которой благодаря своим компетенциям стала компания ООО «Аудит-Центр Групп».
Первым этапом реализации проекта, для понимания процессов внутреннего документооборота СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки и сбора всей необходимой информации для дальнейшего создания Системы электронного документооборота, было проведено интервьюирование ключевых сотрудников больницы. По результатам интервьюирования было подготовлено Частное техническое задание, где были учтены детализированные требования к будущей СЭД.
Вторым этапом реализации проекта по внедрению системы были выполнены настройки СЭД, а именно:
- Разработан механизм загрузки исторических данных из файлов формата,
- Настроены блоки по входящей и исходящей корреспонденция,
- Настроена работа с приказами и распоряжениями по основной деятельности, положениями, доверенностями;
- Настроен блок служебных записок, блок заявок, блок договоров;
- Настроен блок нормативно-локальных актов по ОТ;
- Настроен блок документов СОУТ;
- Настроен запуск комплексных процессов по шаблонам;
- Настроено автозаполнение файлов.
Третьим этапом в рамках реализации проекта проведено обучение сотрудников СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки по группам, а также индивидуальное обучение СЭД на рабочих местах. Под чутким руководством сотрудников компании ООО «Аудит-Центр Групп» проведена опытно-промышленная эксплуатация, ведется ежедневная поддержка пользователей.
Руководство СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки положительно оценивает работу сотрудников ООО «Аудит-Центр Группа», отмечая их профессионализм. В планах на 2023 год продолжать плодотворное сотрудничество с компанией ООО «Аудит-Центр Групп» в рамках сопровождения внедренной СЭД.