Внедрение системы электронного документооборота с помощью ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки
Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки
Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в Санкт-Петербургском государственном бюджетном учреждении здравоохранения Клинической больнице Святителя Луки
1. О клинике
Наша Клиника – это государственное многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение, оснащенное современным медицинским оборудованием, аналогов которого нет в Российской Федерации. Мы являемся одним из лидеров в части проведения высокотехнологичных оперативных вмешательств в области урологии.
Наши преимущества:
- Оперативные вмешательства с использованием единого доступа
- Высокая квалификация врачей
- Постоянное повышение уровня профессионального мастерства
- Передовые методы лечения
- 8000 операций в год
- Более 100 научных докладов и публикаций ежегодно
- check-up диагностика
- Комплексный подход к лечению
- Отлаженная система логистики (в каждом отделении свой администратор)
- Индивидуальное сопровождение пациента (личный администратор)
- Современное высокотехнологичное медицинское оборудование
- Современные расходные материалы
- Новейший операционный блок
- Применение наиболее современных методов обследования подготовки и лечения
2. Как работали раньше
Сотрудники нашей передовой, технологически развитой во всех смыслах клиники, ходили из кабинета в кабинет с кипой бумажных документов, подолгу ожидая возвращения этих самых документов, а иногда документы навсегда терялись в наших светлых современных кабинетах. И мы решили, что дальше так работать просто невозможно, нужно что-то срочно с этим решать. И решение было найдено…
3. Что сделали
Наш системный администратор предложил внедрить систему «1С:Документооборот государственного учреждения», так как с ее помощью можно полностью автоматизировать процесс от создания документов, до исполнения. Проведя анализ рынка пригласили на помощь в решении столь непростой задачи компанию ООО «Аудит-Центр Групп». И тут все завертелось…
Первым этапом сотрудниками компании Исполнителя были опрошены все сотрудники клиники, которые работают с бумажными документами. Сотрудники компании ООО «Аудит-Центр Групп» ходили от кабинета к кабинету, выспрашивая: кто, куда, зачем, по какому маршруту и в какие сроки? После того как вся необходимая информация была собрана и определен перечень документов бизнес-процессов, которые будут переведены в электронный вид, наши исполнители приступили ко второму этапу - настройке системы.
Третьим этапом было проведено обучение работе в системе сотрудников больницы по группам, а также индивидуальное обучение на рабочих местах. Под чутким руководством сотрудников компании ООО «Аудит-Центр Групп» проведена опытно-промышленная эксплуатация.
3. Что получили
Сотрудниками компании ООО «Аудит-Центр Групп» создали для нас единую базу данных хранения и учета документов. Регламентировали процесс согласования документов, что существенно сократило наше рабочее время, процесс стал прозрачен.
В результате внедрения системы электронного документооборота мы получили супер удобный инструмент для работы. Важные документы больше не теряются в наших светлых просторных кабинетах, а задачи исполняются с нужным сроком, а то и раньше.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
В 2022 году руководством СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки было приняло решение о внедрении системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» 2.0.
В ходе проекта:
- Разработан механизм загрузки исторических данных из файлов формата,
- Настроены блоки по входящей и исходящей корреспонденция,
- Настроена работа с приказами и распоряжениями по основной деятельности, положениями, доверенностями;
- Настроен блок служебных записок, блок заявок, блок договоров;
- Настроен блок нормативно-локальных актов по ОТ;
- Настроен блок документов СОУТ;
- Настроен запуск комплексных процессов по шаблонам;
- Настроено автозаполнение файлов
Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
- Работа с обращениями граждан
Новая система позволила отслеживать контрольные точки маршрута задач — у кого на данный момент находится задача, как давно он ее получил и определен срок исполнения либо неисполнения задач. Настроены схемы процессов для всех видов документов, что позволило автоматически запускать документы в обработку. Организован процесс работы с блоком Закупочной документации - для руководства СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки это был важный момент, так как многие заявки на закупку терялись, и руководству было сложно отследить, в каком статусе находится процесс закупки. Организована работа с входящей корреспонденцией. Также был разработан механизм для загрузки входящей корреспонденции и контрагентов из ЕСЭДД.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки - многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение, оснащенное современным медицинским оборудованием, аналогов которого нет в Российской Федерации. Свое существование больница начала в 1915 году, когда при оптико-механическом заводе был организован приемный покой, аптека и перевязочная. Именно с этого момента начинается история развития СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки. Штат приемного покоя тогда состоял из врача, двух фельдшеров, одной помощницы провизора и одной прислуги. На сегодняшний день в учреждении работают более 185 высококвалифицированных врачей и среднего медицинского персонала, более 170 медицинских сестер, фармацевтов и лаборантов.
В 2022 году руководством СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки было принято решение автоматизировать внутренний документооборот компании. В качестве программного обеспечения для создания СЭД был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» как наиболее подходящий для реализации стоящих задач. В июле 2022 г. была проведена закупка на автоматизацию документооборота в СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки на базе программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения», победителем которой благодаря своим компетенциям стала компания ООО «Аудит-Центр Групп».
Первым этапом реализации проекта, для понимания процессов внутреннего документооборота СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки и сбора всей необходимой информации для дальнейшего создания Системы электронного документооборота, было проведено интервьюирование ключевых сотрудников больницы. По результатам интервьюирования было подготовлено Частное техническое задание, где были учтены детализированные требования к будущей СЭД.
Вторым этапом реализации проекта по внедрению системы были выполнены настройки СЭД, а именно:
- Разработан механизм загрузки исторических данных из файлов формата,
- Настроены блоки по входящей и исходящей корреспонденция,
- Настроена работа с приказами и распоряжениями по основной деятельности, положениями, доверенностями;
- Настроен блок служебных записок, блок заявок, блок договоров;
- Настроен блок нормативно-локальных актов по ОТ;
- Настроен блок документов СОУТ;
- Настроен запуск комплексных процессов по шаблонам;
- Настроено автозаполнение файлов.
Третьим этапом в рамках реализации проекта проведено обучение сотрудников СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки по группам, а также индивидуальное обучение СЭД на рабочих местах. Под чутким руководством сотрудников компании ООО «Аудит-Центр Групп» проведена опытно-промышленная эксплуатация, ведется ежедневная поддержка пользователей.
Руководство СПБ ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки положительно оценивает работу сотрудников ООО «Аудит-Центр Группа», отмечая их профессионализм. В планах на 2023 год продолжать плодотворное сотрудничество с компанией ООО «Аудит-Центр Групп» в рамках сопровождения внедренной СЭД.
Отзыв клиента
