Автоматизация документооборота в ООО "ПОЛАТИ" на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

ООО «Полати» осуществляет полный комплекс услуг по продаже, аренде и монтажу современных систем строительных лесов по России и странам СНГ, а также проводит подготовку и обучение специалистов по монтажу строительных лесов в собственном учебном центре. Основная сфера бизнеса ООО «Полати» - это крупные строительные и промышленные объекты.

Ситуация

Компания имеет множество филиалов по всей стране, в том числе в северном регионе и нанимает сотрудников, которые обязаны проходить обучение. Соответственно возникали трудности с кадровым оформлением.

Причина обращения – потери кадровых документов. Клиенту требовалась система кадрового документооборота, с помощью которой компания могла бы вести учет, поскольку конфигурация "1С:ЗУП КОРП" не имеет таких возможностей. Также необходимо было настроить обмен документацией по многочисленным сценариям для взаимодействия между сотрудниками кадровой службы, между сотрудниками отдела кадров и центральными офисом в Москве, между отделом кадров и сотрудниками на объектах.

Автоматизируемые бизнес-процессы:

• Процессы обработки кадровой документации и обмена кадровыми документами между сотрудниками организации.

• Цели автоматизации:
• Стандартизация и автоматизация процессов обработки кадровых документов;
• Повышение качества и оперативности получения информации для принятия кадровых решений;
• Снижение издержек и сокращение времени выполнения операций в части согласования и подписания кадровых документов;
• Предотвращение потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации;
• Снижения роли человеческого фактора в процессах взаимодействия по обработке кадровых документов.

• Задачи:
• Настройка системы "1С:Документооборот" для выполнения бизнес-процессов по обработке кадровой документации;
• Настройка интеграции между внедряемой системой "1С:Документооборот" и "1С:ЗУП КОРП", эксплуатируемой сотрудниками отдела кадров Заказчика;
• Определение и оценка необходимости выполнения доработок систем и их реализация.

Что было сделано?

После проведения детального обследования была настроена система по нескольким кадровым событиям:

• Прием на работу/изменение трудового договора
• Перевод
• Отпуск
• Увольнение
• Командировка
• Обработка локальных нормативных актов
• Обработка входящих, которые поступают в отдел кадров

Мы реализовали внедрение "1С:Документооборот", настроили интеграцию с базами "1С:ЗУП КОРП" и выполнили ряд доработок.

Что мы получили?

Появилась возможность со стороны "1С:Документооборот" стартовать обработку кадровых документов с распределением задач, которые попадают к сотрудникам отдела кадров в "1С:ЗУП КОРП". Таким образом у сотрудников, имеющих доступ только к "1С:ЗУП КОРП" появилась возможность пользоваться механизмами "1С:Документооборота". Кроме того, например, прием на работу возможен и с обратной стороны из "1С:ЗУП КОРП". Такой гибкий подход нужен для многовариантных ситуаций, когда кадровик создает служебку на основании приема на работу и запускает в обработку в "1С:ЗУП КОРП", при этом задачи четко распределяются по исполнителям и ответственным саппорт-менеджерам в "1С:Документооборот". Связка между этими системами происходит благодаря внутреннему документу, в который и те и другие стороны могут подгружать различные кадровые документы.

Решена проблема с потерей кадровых документов следующим образом:

При комплектации "коробки" в задаче прописывается трек-номер отправки и дата отправки. После вступает в силу типовой механизм проверки исполнения задач, стартует проверка исполнения на ответственных сотрудников, например, для офис-менеджеров, которые находятся в центральном офисе. Далее процесс движется дальше в отдел кадров на оформление документов. В в противном случае - используется кнопка "вернуть обратно на доработку". Таким образом, образуется замкнутый цикл до тех пор, пока проверяющий не будет удовлетворен проверкой.

Документация из "1С:Документооборот" интегрирована с двумя базами "1С:ЗУП КОРП" для разных юридических лиц. Например, при создании служебной записки, в ней указывается наименование организации, в зависимости от этого задачи в "1С:ЗУП КОРП" попадают целенаправленно в конкретную базу.