Внедрение 1С:Документооборот в торговой компании "Прайм Спорт Рус"
ООО "Прайм Спорт Рус"
Компания «Прайм Cпорт Рус» — оптовый поставщик спортивных товаров. Работает в России, странах СНГ и ближнем зарубежье. Клиенты компании - спортивные магазины, интернет-магазины, экипировочные центры, фитнес-клубы, спортивные федерации, ДЮСШ, турбазы. Как отдельное направление - торговля через маркетплейсы.
Сфера торговли требует строгого исполнения бюджета и контроля за расходами. Ранее весь контроль замыкался на отдельных ответственных лицах. Заявки на согласование оплат сотрудники подавали через подписной облачный сервис. Ответственный делал расчет лимита в таблице excel и после этого утверждал оплату. Из-за большого количества переменных расчеты иногда оказывались неточными. В сложных формулах со множеством ссылок приходилось долго искать ошибки. Случалось, попадали в сверхлимитные расходы. Компания тратила значительное время на согласование расходов, но при этом не получала 100% отдачи.
Задачи
- Ввести контроль лимитов на расходование ДС
- Создать более удобный процесс согласования заявок на оплату
Решения
Согласование заявок на расходование ДС сделали в одной системе "1С". Маршруты согласования указали в "1С:Документооборот". Типовой функционал этой программы предполагает создание сценариев согласования без затрат на разработку. Далее провели интеграцию с основной базой - "1С:Комплексная автоматизация". Бесшовная интеграция позволяет совершать все действия только в основной базе. Пользователь создает заявку в "1С:Комплексная автоматизация". Далее заявка в зависимости от типа следует по своему уникальному маршруту и поступает конкретному ответственному сотруднику также в "1С:Комплексная автоматизация". "1С:Документооборот" выступает провайдером бизнес-процесса согласования.
Прописали автоматический контроль заявок по лимитам. Главное корректно указать лимиты по статьям и подразделениям - дальше система проконтролирует за вас. Например, скажет, что столько денег на данные расходы не запланировано в этом месяце. Тогда запускается отдельный алгоритм для согласования сверхлимитных заявок.
Результаты
- Траты под контролем. Лимиты на расходование ДС система "1С" проверяет автоматически.
- Работа в одной базе. Не нужно платить за доп.сервис, переключаться, вводить пароли.
- Нет затрат на поддержку. С настройкой маршрутов согласования справится обычный пользователь.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Учет и контроль исполнения поручений
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
1.Информация о компании: ООО «Прайм Cпорт Рус» — оптовый поставщик спортивных товаров. Работает в России, странах СНГ и ближнем зарубежье. Клиенты компании - спортивные магазины, интернет-магазины, экипировочные центры, фитнес-клубы, спортивные федерации, ДЮСШ, турбазы. Как отдельное направление - торговля через маркетплейсы.
2.Исходная ситуация: Заявки на согласование оплат сотрудники подавали через подписной облачный сервис. Ответственный делал расчет лимита в таблице excel и после этого утверждал оплату. Компания тратила значительное время на согласование расходов, но при этом не получала 100% отдачи.
Были поставлены задачи:
•Ввести контроль лимитов на расходование ДС
•Создать более удобный процесс согласования заявок на оплату
3.Выбор продукта:
Продукт 1С:Документооборот 8 КОРП отвечал поставленным задачам и позволял провести интеграцию с другими программами 1С для быстрого обмена данными.
4.Решение:
Проведен анализ и сбор данных, продано ПО. По результатам обследования было составлено техническое задание на реализацию процессов в системе электронного документооборота.
В рамках проекта внедрения:
• Сформирован комплекс процесса согласования;
• Прописаны условия маршрутизации согласования в соответствии с ТЗ;
• Перенос данных организации;
• Интеграция 1С:Документооборот с информационными системами 1С предприятия.
5.Результаты:
• сокращение сроков согласования заявок;
• настроены маршруты согласования документов;
• работа в одной базе;
• автоматическая проверка лимитов на расходование ДС;
6.Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию.
7.Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: 100.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 80.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: более 15 000
6. Наличие территориально-распределенной СЭД нет
7. Обучение: дистанционно, в офисе
8. Осуществляется ли сопровождение: оформлен платный договор 1С:ИТС.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
по автоматизации в компании ООО "Прайм Спорт Рус"
на базе 1С:Документооборот
ООО «Прайм Cпорт Рус» выражает благодарность компании WeJET (ООО "Ай-Ти Джет") за выполнение работ по автоматизации согласования заявок на расходование денежных средств на базе 1С:Документооборот.
В ходе проекта были выполнены:
• Бесшовная интеграция с 1С: Документооборот с 1С:Комплексная автоматизация
• Настройка маршрутов согласования заявок на расходование денежных средств
• Автоматический контроль лимитов на расходы
Система введена в эксплуатацию в марте 2022 года.
Количество автоматизированных рабочих мест: 80.
Мы рекомендуем компанию WeJET (ООО "Ай-Ти Джет") как партнера по внедрению.
Отзыв клиента
