Автоматизация учета заработной платы и кадрового учета на базе программного обеспечения "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси" в РДПТУП "Молочный гостинец"

Заказчик и его краткая характеристика
Республиканское дочернее производственно-торговое унитарное предприятие "Молочный гостинец"- один из самых известных и любимых брендов молочной отрасли Республики Беларусь. Сегодня наш завод – это высокотехнологичный производитель цельномолочной и кисломолочной продукции, творожных изделий, плавленых и полутвердых сыров, сливочного масла.
На сегодняшний день предприятие включает в себя следующие структурные подразделения:

• цех молочной продукции, в том числе участок стерилизованной продукции;
• цех мягких и твердых сыров;
• цех плавленых сыров;
• цех ультрапастеризованной продукции;
• цех готовой продукции с холодильным участком.

Существовавшие проблемы и обоснование необходимости проекта
Перечень основных причин, предопределивших необходимость проекта:
• На предприятии использовались разрозненные системы учета для ведения кадрового администрирования и расчета зарплаты, что приводило к двойному вводу информации и ошибкам.
• Использовались DOS системы с различной методологией, различной архитектурой, различными интерфейсами. Для поддержки существующего программного обеспечения приходилось привлекать программистов, владеющих уникальными знаниями морально устаревших программ. Отсутствие унификации программного обеспечения приводило к необходимости содержания большого штата сотрудников поддержки и как следствие, к неоправданно завышенным затратам предприятия.
• Отсутствовала возможность оперативного анализа информации по работникам (образование, стаж, зарплаты и т.п.). Процесс ввода и обработки кадровой информации, табелей учета рабочего времени характеризовался трудоемкостью.
• Отсутствовала унификация нормативно справочной информации.
• Трудоемкий процесс формирования и подготовки бухгалтерской, налоговой, статистической и управленческой отчетности для руководства предприятия.

Обоснование выбора Исполнителя
Исполнителем работ по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной системы «Управление персоналом и заработная плата» на базе конфигурации «1С:ЗУП ред. 3.0», в результате проведенного конкурсного отбора, было выбрано Общество с ограниченной ответственностью «ГБСофт», которое входит в Группу компаний «Главбух». На выбор повлияли следующие факторы:
- положительная деловая репутация, подтвержденная отзывами по аналогичным работам от других заказчиков;
- наличие в штате аттестованных специалистов уровня «1С: Специалист. Зарплата и управление персоналом 8» и «1С: Профессионал. Зарплата и управление персоналом 8»;
-наличие практического опыта реализации крупных проектов по созданию автоматизированных систем расчета заработной платы и кадрового учета на промышленных предприятий с количеством работающих более 3 тысяч человек и количеством автоматизированных рабочих мест более 50;
- возможность оказания Исполнителем полного цикла услуг по созданию автоматизированных информационных систем (АИС) – от поставки средств вычислительной техники, общесистемного и прикладного программного обеспечения, проектирования систем и разработки рабочей эксплуатационной документации до внедрения систем, обучения пользователей, сопровождения систем, последующей модернизации и масштабирования.

Обоснование выбора «1С:ЗУП»
Выбор программного решения «1С:ЗУП ред. 3.0» обусловлен многочисленными факторами. Приведем только несколько, на наш взгляд, самых главных:
• Программное решение «1С:ЗУП», де-факто, является стандартом для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы, самым массовым и универсальным, что позволяет применять на предприятиях различных сфер.
• Многолетний опыт внедрения и эксплуатации, а также развитая сеть компаний-партнеров фирмы 1С.
• «1С:ЗУП» обеспечивает работу в едином информационном пространстве нескольких организаций (филиалов - обособленных юридических лиц, объединённых в холдинговую структуру или в одно производственное объединение), что максимально удовлетворяет нашим требованиям. Предприятие экономит на том, что не надо приобретать и поддерживать много программных продуктов для каждого филиала и затем интегрировать их между собой для получения консолидированной отчетности.
• Обеспечивается автоматизация самых трудоемких расчетов при строгом соответствии законодательству Республики Беларусь.

Перечень основных функциональных задач, реализованных (обеспеченных) в проекте?
Автоматизация задач, связанных с кадровым документооборотом, ведением штатного расписания, табельного учета, формированием регламентированной отчетности РДПТУП "Молочный гостинец":
• Ведение штатного расписания;
• Ведение кадрового учета;
• Ведение воинского учета;
• Ведение табельного учета
Автоматизация задач, обеспечивающих расчет заработной платы, в том числе:
• Начисление повременной и сдельной заработной платы с учетом многочисленных доплат, начислений по неявкам, постоянным и разовым удержаниям, расчет налогов;
• Выплата заработной платы и перечисление налогов;
• Распределение заработной платы;
• Отражение результатов расчета заработной платы и налогов в бухгалтерском учете;
• Формирование регламентированной и статистической отчетности.
Автоматизация задач по формированию данных для персонифицированного учета (ПУ-1, ПУ-2, ПУ-3, ПУ-6), для налоговой и статистической отчетности (по форме 1-т, 6-т, 2-т, 12-т).
Расчет заработной платы и прочих выплат, а также налогов и неналоговых платежей из заработной платы производится в строгом соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам РДПТУП "Молочный гостинец".

Состав работ специалистов Исполнителя.

Исполнителем, была произведена доработка типовых механизмов решения под специфику Заказчика. Все изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы 1С по доработке системы.
Проведен анализ существующих отчетных форм, связанных с бизнес-процессами управления персоналом и расчетом заработной платы, подготовлены предложения по их модернизации и унификации с сохранением необходимого объёма информации, разработан и утвержден альбом отчетных форм с описанием содержания каждой формы.

Были разработаны специальные программные обработки обеспечивающие импорт (загрузку), конвертацию и синхронизацию данных с существующих автоматизированных систем управления персоналом и начисления заработной платы в подразделениях и филиалах.

Были разработаны инструкции и регламенты, проведено обучение пользователей, ИТ-специалистов. Проведена опытная эксплуатация системы, в период которой выявлены и устранены ошибки. Система сдана в промышленную эксплуатацию.

В настоящее время обеспечивается техническая поддержка системы специалистами Группы компаний «Главбух», в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам РДПТУП "Молочный гостинец".

Продолжительность проекта, количество созданных рабочих мест.
На создание системы фактически ушло 17 месяцев. Дата ввода в эксплуатацию 28.02.2022. Общее количество пользователей, кому предоставлено право работать в системе 15 человек, количество одновременно работающих пользователей - 15 человек. Расчет заработной платы осуществляется для 600 человек (по состоянию на 02.09.2022).

Краткая характеристика результата
В результате создания автоматизированной системы «Управление персоналом и заработная плата» на базе конфигурации «1С:ЗУП ред. 3.0» были автоматизированы следующие участки: учет кадров и анализ кадрового состава предприятия, учет отработанного времени сотрудников, процесс начисления и выплаты заработной платы, исчисление налогов и взносов в фонды, персонифицированный учет работников предприятия.

Произведена унификация бизнес-процессов кадрового учета, расчета заработной платы, шаблонов печатных форм, управленческих отчетов.

Организовано унифицированное ведение НСИ, позволяющее получать по единым формам отчеты и оперативно анализировать данные по результатам расчетов.

Сокращены затраты на поддержку и сопровождение программного обеспечения, за счет использование единого программного продукта «1С:ЗУП». Сократилось время на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала.
Сокращен бумажный документооборот

Налажен учет кадров и расчет заработной платы, регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства Республики Беларусь.

Все задачи, поставленные перед Исполнителем в соответствии с договором, были решены в полном объеме, а поставленные цели – достигнуты.