Автоматизация документооборота в ООО "ВЭД ОПЕРАТОР" на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Что мы сделали в процессе внедрения?

1. Доработали карточку Документа. Ввели все необходимые реквизиты, которые необходимы для согласования сметы.
2. Реализовали в 1С:ДО всю схему предварительного согласования заказов.

3. Сделали возможным создание смет в нескольких вариантах:
простая смета
комплексная смета (авансовые и суммируемые)

4. Согласование смет. На основе согласования этих смет на каждом этапе исполнитель проводит проверку или одобрение и заводит новые необходимые документы.

5. Создание проекта. На основании согласованных смет, создается Проект в ДО, который включает в себя всю дальнейшую последовательность шагов в работе над заказом. Маршрутизация согласования имеет множество условий и разветвленную схему. От выбранного варианта определяются исполнители и последовательность этапов согласования.

Проект подразумевает фиксированную рабочую группу и фиксированные сроки исполнения проектных работ. На основе информации, полученной из заказа, ответственные по этому проекту выполняют т по плану задачи по разным маршрутам. Каждый блок в проекте имеет свой отдельный маршрут с условиями согласования, которые зависят от суммы сметы, этапов реализации. Также мы реализовали возможность контроля на каждой точке Проекта. Поэтому на каждом этапе формируется внутренний документ. Он также хранится в до и к нему легко обращаться

6. Обмен данными с 1С:Комплексная автоматизация.
После того , как проектные работы завершены, у сотрудников появляется кнопка "отправить в КА". При нажатии на эту кнопку согласованная смета из ДО переносится в 1С:КА. В КА Проект переносится уже в виде Заказа. Реквизиты заполняются автоматически. После этого работа с заказом продолжается на стороне 1С:КА. По согласованному заказу проводят реализацию и составляют необходимые счета и весь необходимый блок документов.

7. Доработки в КА.
На стороне 1С:Комплексная автоматизация доработано несколько нетиповых отчетов для удобства работы и контроля заказов, отгрузок, получения денежных средств

Пользователи могут автоматически формировать следующие виды отчетов:
• По отдельному Заказу
• По виду монтажных работ (из выпадающего списка)
• По видам логистических работ (из выпадающего списка)
• По наименованию Заказчика
• По городу назначения (на основании данных Заказов, заносимых в АСУ)
• По дате реализации Заказов
• По исполнителю - подрядчику
• По имени менеджера, отвечавшего за тот или иной Заказ
8. Настройка внутренней почты в 1С:Документооборот для согласования сметы с контрагентом.

Итог: Мы внедрили и успешно настроили 1С:Документооборот, осуществив ряд доработок, которые позволили построить разветвленную маршрутизацию на этапах согласования документов и оперативно контролировать работу исполнителей. 1С:ДО перенастроен для работы со сметами и с заказами. Также был создан обмен данными с существующей системой 1С:КА. При этом в ДО уже учтены все требования к формированию документов в учетной системе КА, поэтому информация переносится в полном объеме.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика