Создание и внедрение системы электронного документооборота в головной организации крупного оборонно-промышленного холдинга на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

1. Информация о компании:
АО «Корпорация «МИТ» создано в целях развития научно-производственного потенциала оборонно-промышленного комплекса, развитие концентрации интеллектуальных, производственных и финансовых ресурсов для реализации перспективных программ создания высокоэффективных ракетных комплексов стратегического назначения с твердотопливными ракетами и обеспечение ими Вооруженных сил Российской Федерации на основании Указа Президента Российской Федерации от 11.05.2009 г. № 525 (далее - Указ Президента) путем преобразования федерального государственного унитарного предприятия «Московский институт теплотехники», 100 процентов акций которого находится в федеральной собственности.

2. Исходная ситуация:
До начала проекта внедрения в компании документооборот осуществлялся на бумажных носителях и частично на локальных средствах регистрации входящей и исходящей корреспонденции в отдельных подразделениях, что вследствие территориальной разрозненности подразделений, создавало значительные временные задержки и дополнительные трудозатраты.
Предпосылкой для перехода на электронный документооборот стала именно распределенная структура подразделений, физически находящихся в разных корпусах на значительном расстоянии друг от друга.
Также проблема документооборота была в том, что возникали просрочки подписания документов и сложно было отследить на каком этапе происходят задержки, контролировать приближения окончания срока действия договоров, исполнения приказов и т.п.
Таким образом были определены следующие задачи:
1.Обеспечение быстрой подготовки и распространения документов по организации.
2.Увеличение скорости согласования и утверждения документов.
3.Обеспечение возможности оценки и контроля отработки сотрудниками поставленных перед ними задач.
4.Усиления контроля за наличием оригиналов документов.
5.Обеспечить удобство и быстроту поиска документов.

Характеристика уровня автоматизации процессов документооборота до старта:
• Отсутствовала единая информационная система поддержки документооборота.
• Имеющиеся средства автоматизации (система контроля поручений руководителя, средства регистрации входящей и исходящей корреспонденции) применялись локально отдельными подразделениями.
• Обмен информацией между подразделениями был затруднен и выполнялся в основном в бумажной форме (без использования возможностей электронной рассылки копий документов средствами внутренней электронной почты предприятия).
• Единого подразделения, ответственного за регулирование и управление документооборотом на предприятии не было выделено. Функции документооборота были распределены между подразделениями-исполнителями (в том числе – регистрация и хранение архивов документов).
• Процедуры документооборота на предприятии регламентировались стандартами предприятия и положениями по подразделениям. Основные стандарты, регламентирующие документооборот на предприятии, устарели и требовали изменений.
• Номенклатура дел, фиксирующая основные принципы организации хранения документов, в большинстве подразделений предприятия не велась.
• Классификатор видов документов отсутствовал, информация об отдельных видах применяемых документов имелась в стандартах предприятия.

3. Выбор продукта:
Автоматизация функций документооборота выполнялась в рамках комплексного проекта создания информационной системы на базе продуктов 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С: Документооборот. Выбор в пользу продуктов 1С в целом и 1С:Документооборот в частности обусловлен требованиями импортозамещения, удобством администрирования информационной системы на единой платформе 1С.

4. Решение:
В ходе проекта были проведены работы как по методической, так и технологической части.

Разработаны технологические карты учета движения документов:
• Входящих документов
• Исходящих документов
• Распорядительных документов
Разработаны проекты локальных нормативных документов:
• Положение об электронном документообороте
• Положение о применении электронной подписи
• Положение о службе делопроизводства и др.
Разработаны формы внутренней отчетности по контролю за исполнением поручений руководителя.

По технологической части автоматизированы процессы:
• Учет входящей корреспонденции
• Учет исходящей корреспонденции
• Учет организационно-распорядительной документации
• Учет служебных записок и заявок для внутренней коммуникации
• Контроль исполнения резолюций и решений руководства
• Архивное хранение документов
• Поиск документов
• Отчетность по документообороту
• Учет закупочной документации

Даны рекомендации по организационным изменениям:
• создать на предприятии подразделение по документарному обеспечению управления для выполнения регулярного анализа проблем в области документооборота и разработке мероприятий по их устранению.
• выделить в каждом подразделении сотрудников (желательно – делопроизводителей подразделения) и обеспечить их расширенную подготовку по профессиональному использованию 1С:Документооборот. Эти сотрудники в дальнейшем могут выступать первой линией поддержки пользователей системы ЭДО для собственного подразделения на этапе опытной эксплуатации и после запуска системы в промышленную эксплуатацию, а также могут быть инициаторами изменений в части оптимизации документооборота организации

Доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот"
• Адаптирована печатная форма листа согласования.
• Реализованы специальные автоподстановки для автоматического определения в процессах.

Для обеспечения взаимодействия 1С Документооборот с системами 1С ЕРП и 1С ЗУП применены типовые средства интеграции:
• бесшовная интеграция;
• обмен данными.

5. Результаты проекта:
В результате проекта- создана единая прозрачная система согласования документов с возможностью отслеживания всей истории замечаний, а также сроков согласования отдельными участниками.
Сокращены сроки обработки документов за счет использования шаблонов документов и процессов.
Оптимизирована маршрутизация документов – документы направляются на рассмотрение непосредственно руководителям соответствующих направлений деятельности, что снизило нагрузку на руководство компании.
Поиск документов по запросу стал удобнее и быстрее.
Снизилось влияние человеческого фактора на процесс документооборота
Минимизирована вероятность потерь документов как при движении внутри компании, так и при возврате от контрагентов.
Улучшен контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников.
В целом проект позволил значительно сократить трудозатраты сотрудников на рутинные операции, временные затраты на обработку и согласование документов, повысить качество электронного документооборота в компании.

6. Состояние проекта:
Система (1С:Документооборот) передана в промышленную эксплуатацию в январе 2021 г.

7. Параметры проекта
Вариант работы системы:Клиент-серверный
Тип организации: коммерческая со 100% государственным участием
Количество сотрудников: более 2500 чел
Число автоматизированных рабочих мест: Более 1000 рабочих мест. Более 300 одновременно работающих пользователей.
Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
Проведено очное обучение более 100 сотрудников заказчика в учебном классе на территории заказчика. Проведено обучение на рабочих местах. Подготовлены видео-инструкции.

Выполнены следующие работы:

• Аудит и оптимизация настроек системы
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Повышение производительности системы
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД