Автоматизация ЭДО с контрагентами для "Авито" на базе 1С:Клиент ЭДО
ООО «КЕХ еКоммерц»
Ситуация до проекта
Ранее в компании «Авито» для обеспечения внешнего документооборота с контрагентами использовались штатные возможности решения «1С-ЭДО», встроенного в действующую конфигурацию «1С:Управление холдингом». При этом процедура обмена юридически значимыми документами была усложнена несколькими десятками тысяч контрагентов, использующих услуги различных операторов ЭДО. Это приводило к большому количеству роуминговых операций, задержкам отправки документов, большому количеству ручных операций при отправке документов.
Решение
Руководством компании было принято решение подобрать и внедрить новый сервис для обеспечения внешнего юридически значимого электронного документооборота. По рекомендации партнеров по автоматизации WiseAdvice-IT проект реализовали с помощью уникального программного комплекса на базе «1С:Клиент ЭДО» и доработанного решения «1С:Управление холдингом».
Цели проекта:
- Автоматизировать внешний юридически значимый ЭДО в компании «Авито».
- Снизить расходы на документооборот с контрагентами за счет уменьшения затрат на подготовку и отправку бумажных документов.
- Уменьшить трудоемкость документооборота для ответственных лиц с помощью автоматизации процессов с клиентами.
- Сократить сроки доставки документов клиентам, сроки отражения расходов и закрытия отчетного периода.
- Уменьшить налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов от поставщика.
Задачи проекта:
- Поддержать массовую отправку электронных документов — 200 тысяч электронных документов за 8 часов.
- Реализовать автонастройку роуминговых маршрутов за счет автоотправки писем оператору в электронном виде. Исключить ручную настройку роуминга.
- Обеспечить поддержку различных операторов ЭДО в едином интерфейсе.
- Автоматизировать поиск информации о подключениях контрагентов к операторам, выбор основного (приоритетного) маршрута отправки электронных документов и установку соглашений с контрагентами.
- Автоматизировать отправку приглашений к электронному документообороту по полученным с сайта «Авито» ID контрагента по правилам формирования основных маршрутов.
- Обеспечить автоматический выбор подписанта по настраиваемым правилам.
- Настроить единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО — функциональность «одного окна» и единообразие действий пользователя с документами вне зависимости от маршрутов отправки и получения ЭД.
- Настроить удобные интерфейсы согласования: через электронную почту, «1С:Управление холдингом» и в перспективе с возможностью согласования через «1С:Документооборот».
- Сохранить исторические доработки кода конфигурации «1С:Управление холдингом» при внедрении системы ЭДО.
Что было сделано
Готовые программные компоненты «1С» и операторов, интегрированные в информационную систему «Авито», позволили в кратчайшие сроки развернуть электронный документооборот с единым интерфейсом и полностью автоматизированными настройками роуминга.
Основой автоматизации юридически значимого документооборота с контрагентами стал программный комплекс на базе 1С, который состоит из 2-х частей:
- серверная часть – отдельно стоящая конфигурация, созданная на основе программы «1С:Клиент ЭДО»;
- клиентская часть – подсистема, расположенная в учетной системе заказчика «1С:Управление холдингом».
Программа консолидирует в себе данные, поступающие от операторов ЭДО, обрабатывает по единым бизнес-правилам и направляет в учетную систему, которой могут быть различные типовые и нетиповые конфигурации "1С" или не "1С"-системы. Такая архитектура позволила наладить работу с несколькими операторами ЭДО одновременно в режиме «одного окна» для пользователей, применить единообразные бизнес-правила подписания и согласования электронных документов.
Результаты проекта
- Минимизированы расходы на внешний документооборот за счет исключения операций с бумажными документами;
- Сокращены трудозатраты сотрудников благодаря автоматизированным процессам обмена электронными документами с клиентами;
- Максимально сокращены сроки доставки документов клиентам, отражения расходов и закрытия отчетного периода;
- Практически исключены налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов;
- Настроен единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО;
- Исключен процесс ручной отправки электронных документов;
- Автоматизированы отправка и прием приглашений к участию в ЭДО с контрагентами по правилам в зависимости от направления документооборота (клиенты/поставщики);
- Автоматизировано получение с сайта «Авито» информации об идентификаторе ЭДО контрагента и отправка приглашения, определение маршрута по приоритетному маршруту.
Автоматизированы следующие функции:
- Доработка форматов ЭД
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Маршрутизация ЭД
- Настройка 1С-ЭДО. Получение и отправка УПД с кодами маркировки, включая корректировки
- Обучение пользователей
- Реализация ролевой модели
- Управление отношениями с поставщиками
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет прихода ТМЦ
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Выполнены следующие работы:
- Аудит и оптимизация настроек системы
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Настройка и использование пилотных версий
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Повышение производительности системы
- Проведение нагрузочного тестирования
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика