Автоматизация ЭДО с контрагентами для "Авито" на базе 1С:Клиент ЭДО

ООО «КЕХ еКоммерц»
Москва, Апрель 2022

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 150

«Авито» — одна из крупнейших IT-компаний в России, согласно данным App Annie и Similar Web, «Авито» самая популярная онлайн-платформа  для размещения объявлений о товарах, недвижимости, вакансиях и резюме на рынке труда, а также услугах от частных лиц и компаний, занимающая первое место в мире среди классифайдов. В России компания действует через ООО «КЕХ еКоммерц», головной офис которой расположен в Москве. Численность персонала на февраль 2022 года составляет более 3900 человек.

Ситуация до проекта

Ранее в компании «Авито» для обеспечения внешнего документооборота с контрагентами использовались штатные возможности решения «1С-ЭДО», встроенного в действующую конфигурацию «1С:Управление холдингом». При этом процедура обмена юридически значимыми документами была усложнена несколькими десятками тысяч контрагентов, использующих услуги различных операторов ЭДО. Это приводило к большому количеству роуминговых операций, задержкам отправки документов, большому количеству ручных операций при отправке документов.

Решение

Руководством компании было принято решение подобрать и внедрить новый сервис для обеспечения внешнего юридически значимого электронного документооборота. По рекомендации партнеров по автоматизации WiseAdvice-IT проект реализовали с помощью уникального программного комплекса на базе «1С:Клиент ЭДО» и доработанного решения «1С:Управление холдингом».

Цели проекта:

  • Автоматизировать внешний юридически значимый ЭДО в компании «Авито».
  • Снизить расходы на документооборот с контрагентами за счет уменьшения затрат на подготовку и отправку бумажных документов.
  • Уменьшить трудоемкость документооборота для ответственных лиц с помощью автоматизации процессов с клиентами.
  • Сократить сроки доставки документов клиентам, сроки отражения расходов и закрытия отчетного периода.
  • Уменьшить налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов от поставщика.

Задачи проекта:

  • Поддержать массовую отправку электронных документов — 200 тысяч электронных документов за 8 часов.
  • Реализовать автонастройку роуминговых маршрутов за счет автоотправки писем оператору в электронном виде. Исключить ручную настройку роуминга.
  • Обеспечить поддержку различных операторов ЭДО в едином интерфейсе.
  • Автоматизировать поиск информации о подключениях контрагентов к операторам, выбор основного (приоритетного) маршрута отправки электронных документов и установку соглашений с контрагентами.
  • Автоматизировать отправку приглашений к электронному документообороту по полученным с сайта «Авито» ID контрагента по правилам формирования основных маршрутов.
  • Обеспечить автоматический выбор подписанта по настраиваемым правилам.
  • Настроить единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО — функциональность «одного окна» и единообразие действий пользователя с документами вне зависимости от маршрутов отправки и получения ЭД.
  • Настроить удобные интерфейсы согласования: через электронную почту, «1С:Управление холдингом» и в перспективе с возможностью согласования через «1С:Документооборот».
  • Сохранить исторические доработки кода конфигурации «1С:Управление холдингом» при внедрении системы ЭДО.

Что было сделано

Готовые программные компоненты «1С» и операторов, интегрированные в информационную систему «Авито», позволили в кратчайшие сроки развернуть электронный документооборот с единым интерфейсом и полностью автоматизированными настройками роуминга.

Основой автоматизации юридически значимого документооборота с контрагентами стал программный комплекс на базе 1С, который состоит из 2-х частей:

  1. серверная часть – отдельно стоящая конфигурация, созданная на основе программы «1С:Клиент ЭДО»;
  2. клиентская часть – подсистема, расположенная в учетной системе заказчика «1С:Управление холдингом».

Программа консолидирует в себе данные, поступающие от операторов ЭДО, обрабатывает по единым бизнес-правилам и направляет в учетную систему, которой могут быть различные типовые и нетиповые конфигурации "1С" или не "1С"-системы. Такая архитектура позволила наладить работу с несколькими операторами ЭДО одновременно в режиме «одного окна» для пользователей, применить единообразные бизнес-правила подписания и согласования электронных документов.

Результаты проекта 

  • Минимизированы расходы на внешний документооборот за счет исключения операций с бумажными документами;
  • Сокращены трудозатраты сотрудников благодаря автоматизированным процессам обмена электронными документами с клиентами;
  • Максимально сокращены сроки доставки документов клиентам, отражения расходов и закрытия отчетного периода;
  • Практически исключены налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов;
  • Настроен единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО;
  • Исключен процесс ручной отправки электронных документов;
  • Автоматизированы отправка и прием приглашений к участию в ЭДО с контрагентами по правилам в зависимости от направления документооборота (клиенты/поставщики);
  • Автоматизировано получение с сайта «Авито» информации об идентификаторе ЭДО контрагента и отправка приглашения, определение маршрута по приоритетному маршруту.

Автоматизированы следующие функции:

  • Доработка форматов ЭД
  • Интеграция (встраивание) БЭД
  • Маршрутизация ЭД
  • Настройка 1С-ЭДО. Получение и отправка УПД с кодами маркировки, включая корректировки
  • Обучение пользователей
  • Реализация ролевой модели
  • Управление отношениями с поставщиками
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет прихода ТМЦ

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Выполнены следующие работы:

  • Аудит и оптимизация настроек системы
  • Дистанционное обучение пользователей
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Настройка и использование пилотных версий
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Повышение производительности системы
  • Проведение нагрузочного тестирования
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика