Внедрение СЭД на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "ТЕХНОЭКСПОРТ"

ОТЗЫВ
о построении системы электронного документооборота
в компании «Техноэкспорт» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»
Компания «Техноэкспорт» создает и интегрирует комплексные решения для сельского хозяйства и садоводства, защиты дома от насекомых, грызунов, вирусов и бактерий.
Более 20 лет инновационные продукты под брендами Техноэкспорт, Агрикола, Green Belt, Чистый Дом доказывают свою эффективность и экологичность, высоко оценены потребителями, что позволяет достигать коммерческого успеха всем нашим партнерам. В фирме 10 филиалов и представительств в России и других странах, 477 наименований продукции, более 500 сотрудников. Производственный комплекс расположен на 3-х площадках.
Компания «Техноэкспорт» стремится привнести в мировое будущее баланс между человеком и природой, создавая безопасную среду для людей и оптимальные условия для роста растений.
В рамках развития корпоративной информационной системы предприятия, в феврале 2022 года руководством компании «Техноэкспорт» было принято решение о создании единого информационного пространства, которое позволило бы не только регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, но и вести совместную работу над этими документами
Постоянный рост ежедневного оборота документов, увеличение входящей корреспонденции, необходимость оперативной обработки документации, а также обеспечения единого корпоративного стандарта в работе с документами, потребовало автоматизации процессов документооборота, делопроизводства, хранения документации в компании «Техноэкспорт».
До внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания «Техноэкспорт» использовала бумажный документооборот, а согласование документов осуществлялось по электронной почте. Бумажный документооборот вызывал ряд проблем, а именно:
-Медленный поиск документов;
-Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
-Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению;
-Длительность сроков подготовки и согласования документов;
-Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
-Большая вероятность потери документа при подготовке;
-Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
-Постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. Для этого нужно место с подходящими условиями, чтобы качество документов не портилось и с ними можно было работать по прошествии нескольких лет.
Для автоматизации документооборота в компании «Техноэкспорт» был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП редакции 3.0». На выбор повлияли такие критерии, как известность программных продуктов фирмы «1С», уровень цен, функционал системы, возможность интеграции с другими учетными системами, а также то, что программа разработана с учетом требований российского законодательства.
В качестве исполнителя по внедрению СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» выступила ИТ-компания «Независимая экспертиза проектов» (ООО «НЭП»). Компания «НЭП» является «1С:Центром компетенции по документообороту фирмы «1С» и положительно зарекомендовала себя при работе на проектах внедрения СЭД.
Цели проекта внедрения СЭД в компании «Техноэкспорт»:
-комплексная автоматизация документооборота и делопроизводства компании «Техноэкспорт»;
-организация единого информационного пространства для обработки и хранения документов;
-централизация коммуникаций, связанных с обработкой документов, внутри создаваемой СЭД.
Задачи для достижения целей проекта:
-обеспечить автоматизацию документооборота и делопроизводства ООО «Техноэкспорт»;
-обеспечить технологию коллективной работы с проектами документов на всех стадиях подготовки, согласования с соответствующей маршрутизацией и сохранением всех версий документов, с выпуском готового документа (согласование, исполнение, подписание, регистрация, отправка) отделом делопроизводства;
-организовать миграцию справочников из действующей учетной системы «1С:Управление производственным предприятием» в создаваемую СЭД на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0»;
-создать единое корпоративное хранилище электронных документов;
-обеспечить эффективный поиск электронных документов;
-обеспечить формирование аналитической и статистической отчетности, позволяющей контролировать и прогнозировать процессы, происходящие в сфере делопроизводства;
-настроить бесшовную интеграцию между «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» и внедряемой программой «1С:ERP Управление предприятием»;
-провести обучение сотрудников организации.
В соответствии с задачами проекта внедрения и видением реализации специалистами компании «НЭП» были выбраны механизмы типового запуска системы, с фиксированным набором работ, и гарантированным результатом.
Для внедрения СЭД в компании «Техноэкспорт» были сделаны настройки следующих функциональных блоков и областей типового решения «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0»:
-Учет договорных документов (в т.ч. претензионные документы);
-Учет организационно-распорядительных документов (ОРД);
-Учет информационно-справочных документов (заявления, служебные записки);
-Учет входящей корреспонденции;
-Учет исходящей корреспонденции;
-Учет доверенностей;
-Учет нормативных документов, инструкций и стандартов;
-Учет документов на оплату.
В СЭД реализована возможность учета и регистрации документов, настроены процессы обработки документов, организован совместный доступ к документам, учитывая ролевую матрицу доступа, обеспечен механизм аналитики и контроля исполнительской дисциплины и процессов обработки документов.
Для формирования справочников СЭД использованы данные из действующей учетной системы «1С:Управление производственным предприятием», был разработан загрузчик, позволяющий оперативно обновлять справочники в базе «1С:Документооборот 8 КОРП»
Проект построения системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» в компании «Техноэкспорт» состоял из 5 этапов, которые в себя включали:
1.Подготовка к проекту внедрения СЭД:
-проведение установочной встречи с рабочей группой Заказчика;
-формирование проектных групп;
-создание структуры управления проектом;
-согласование организационных и функциональных рамок проекта;
-разработка устава и план-графика проекта.
2.Сбор и формализация функциональных требований к СЭД:
-сбор требований к информационной безопасности СЭД;
-проведение мероприятий по обследованию бизнес-процессов посредством изучения нормативной документации и проведения интервью с ключевыми пользователями из состава проектных групп – участниками автоматизируемых бизнес-процессов;
-выполнение анализа представленных Заказчиком документов и моделей бизнес-процессов, бизнес требований к СЭД;
-выполнение систематизации и подготовка формализованного описания функциональных и технических требований к Системе, полученных от Заказчика;
-разработка документов: протоколы интервью с функциональными заказчиками и техническое задание на настройку СЭД (ТЗ).
3.Проектирование СЭД (настройка и моделирование на типовом функционале решения на ограниченном наборе данных Заказчика):
-создание прототипа СЭД на базе типового прикладного решения «1С:Документооборот КОРП ред. 3.0» в соответствии с ТЗ на ограниченных данных, предоставленных Заказчиком в среде тестирования;
-проведение регулярных демонстраций создаваемого прототипа СЭД;
-фиксация функциональных разрывов СЭД, для ее будущей адаптации (Заявки на адаптацию СЭД);
-подготовка документа «Проектное решение».
4.Финальная настройка СЭД, приемо-сдаточные испытания и обучение:
-окончательная настройка СЭД по результатам проведенных демонстраций (включая настройки отчетности и прав доступа);
-разработка сценариев тестирования СЭД, осуществляется сценарное тестирования специалистами Заказчика и Исполнителя;
-создание пользовательских инструкций по использованию СЭД, проводятся учебные вебинары по использованию СЭД;
-разворачивание продуктивной среды СЭД и произведение миграции разработанного решения со среды тестирования на продуктивную среду;
-произведение подготовки рабочих мест конечных пользователей СЭД;
-в рамках 4-го этапа разработаны документы и материалы:
- сценарии тестирования СЭД,
- протокол тестирования,
- пользовательские инструкции к СЭД,
- видеозаписи учебных вебинаров.
5.Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ) СЭД:
-организация и подключение к выделенной линии поддержки компании «НЭП»;
-консультационная поддержка пользователей СЭД, устранение замечаний к настройке СЭД;
-выполнение доработки эксплуатационной документации;
-выполнение сбора и классификация заявок на адаптацию СЭД;
-осуществление подготовки отчета об консультационной поддержке конечных пользователей СЭД, перечня заявок на адаптацию СЭД и протокола готовности СЭД к промышленной эксплуатации.

Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию 05.12.2022г.
Итоги проекта для бизнеса.
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» в компании «Техноэкспорт» позволило:
-произвести уход от бумажного документооборота путем создания единой информационной системы электронного документооборота;
-разработать, бизнес-процессы для повышения эффективности и скорости обработки на всех этапах согласования документов;
-минимизировать ошибки при работе с документами;
-автоматизировать процессы, которые позволяют оперативно вести учет, согласование и хранение документов и файлов, с распределенным регламентированным доступом,
-повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
-обеспечить контроль над своевременным выполнением задач;
-обеспечить единую систему хранения документов;
-улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.
Внедрение СЭД осуществлялось с привлечением специалистов компании «НЭП» в составе:
-Руководителя проекта - Попова Максима Александровича;
-Ведущего аналитика – Пономаревой Анны Игоревны;
-Аналитика – Зосименко Егора Сергеевича;
-Аналитика – Овчинниковой Натальи Валентиновны;
-Программиста – Полухина Дмитрия Сергеевича.
Опыт и коммуникативные навыки специалистов компании «НЭП» позволили оперативно решить все вопросы по внедрению. Работы выполнены качественно и в срок.
Специалистами компании «НЭП» ведутся активные работы по консультированию пользователей при работе с системой. Ведется учет заявок по функциональным разрывам для их будущего устранения.
Также планируется внедрение и настройка интеграционного модуля между «1С:Документооборот 8 КОРП редакция 3.0» и «1С:ERP Управление предприятием».
Параметры проекта по внедрению СЭД:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный (Microsoft SQL Server).
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников - 600.
4. Число автоматизированных рабочих мест - 271.
5. Количество документов, обрабатываемых в месяц:
- внутренние документы - 3400;
- входящие документы - 1100;
- исходящие документы - 300.

Работы с компанией «НЭП» продолжаются в рамках договора на консультационную и методологическую поддержку.
Оценка внедренной информационной системы:
Соответствие потребностям организации - 5.
Удобство работы с программой - 5.
Оценка качества работы партнера «1С» - 5.
Рекомендовано ли коллегам использовать
данное решение для автоматизации деятельности - Да.
Не возражаем против размещения данного отзыва на ресурсах фирмы «1С» и ООО «НЭП».