Автоматизация ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФБУ "Ростовский ЦСМ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Ростовский ЦСМ основан 25 сентября 1901 года по инициативе Д.И. Менделеева в соответствии с указом войскового наказного атамана войска Донского от 20 сентября 1901 года № 8191. Это была девятая поверочная палатка в Российской Империи и первая — на Юге России.
Поверке и клеймению подлежали все меры и весы, находящиеся в обращении, а также вновь изготовляемые. Поверяли и меры длины, веса, объема, другие измерительные приборы. Поверка и клеймение производились периодически, через каждые три года в помещении Поверочной Палатки, за исключением громоздких приборов, неудобных для пересылки. В этих случаях поверители выезжали на места. Владельцы таких приборов заранее высылали в Палатку заявление с просьбой о командировании поверителя, перечень предметов, подлежащих поверке и клеймению, перечисляли определенную сумму за выполняемый объем работы и проезд поверителя.
Для построения эффективного процесса управления обращениями граждан в соответствии с нормами, было принято решение автоматизировать документооборот. Была поставлена задача улучшить качество предоставляемых услуг и выйти на новый формат взаимоотношений с гражданами. В качестве основного программного продукта выбрали «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Партнером по проекту стала компания "ГЭНДАЛЬФ". Специалисты компании "ГЭНДАЛЬФ" были проведены следующие работы:
- Продажа выбранных программных продуктов
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
В рамках внедрения ДО были проведены встречи по демонстрации ПП и анализ текущих бизнес-процессов организации. В рамках внедрения ПП были проведены:
1. Интервьюирование
2. Описание автоматизируемых процессов документооборота
3. Унификация НСИ
4. Первичная настройка ПП
5. Настройка шаблонов бизнес-процессов и шаблонов документов
6. Написание инструкций в разрезе ролей пользователей
7. Обучение групп пользователей
8. Индивидуальное обучение для администраторов системы
Основными задачами автоматизации ДО стали перенос в электронный вид служебных записок, входящей и исходящей почты с обращением граждан, а так же договорной деятельности на оказания ряда услуг.
Единый электронный архив документов исключает риски несанкционированного доступа и утечки данных.
Система была развернута на 30 рабочих местах. На сегодняшний день ведется консультационная поддержка программы и информационно-технологическое сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика