Внедрение ПП "1С:Комплексная автоматизация" для АО "НОХТ"

АО "НОХТ" является лидером на рынке хозяйственных товаров.

Каталог магазина располагает множеством товаров для ремонта дома: сантехника и мебель для ванной комнаты, душевые кабины, смесители, плитка керамическая, обои, потолочная плита, лаки, краски, строительные смеси, а так же бытовая химия, товары для уборки и другие сопутствующие товары, изготовленные из современных, экологически чистых компонентов.

Большой выбор крепежных изделий, замочно-скобяных изделий, ручного и электроинструмента. Насчитывается более 100000 тысяч наименований хозяйственных товаров и различных видов мебели.

Что требовалось:

Основной целью внедрения систем автоматизированного учета предприятия являлось использование ПП с возможностью дальнейшей поддержки и обновлением от поставщика "1С", отправка регламентированной отчётности из "1С" и уход от использования Microsoft Excel и других отдельных ПП.

Что было до автоматизации:

• Основная работа ведется в программе "1С:УПП ред.1.3".
• Товары распределены по группам при помощи иерархии. Каждый из менеджеров работает с определенными группами товаров.
• Работа с поставщиками производится в российских рублях.
• Ведутся импортные закупки. Таможенные декларации не оформляются.
• Потенциальные поставщики присылают прайс-листы на электронную почту. Менеджер отдела закупок производит сравнение цен (вручную), запрашивает разрешение на начало работы с выбранным поставщиком у начальника отдела закупок. После принятия решения о начале работы с поставщиком собираются документы и передаются в юридический отдел.
• При выявлении новых товаров в процессе занесения заказа поставщику, менеджер по закупкам создает новую номенклатурную позицию в "1С". Информация о товаре (параметры, описание, изображение) берется с сайта поставщика. В качестве дополнительных свойств указываются габариты, материал, производитель, срок годности и цвет (данные свойства выгружаются на сайт). Заполняется место хранения, описание, производство, сертификат, ограничение по скидке, стоп цена, акция розница, товар в матрице и минимальный остаток.

Основной целью использования систем автоматизированного учета (САУ) предприятия является повышение эффективности управления предприятием и решение следующих учетных задач:

• Учет маркированных товаров согласно актуальным нормам законодательства.
• Возможность обновления регламентированных форм отчетности.
• Ведение учета в актуальной версии программы, позволяющей иметь доступ к новым функциям управляемых форм платформы 1С.
• Автоматизация учетных механизмов и бизнес-процессов предприятия.
• Централизация нормативно – справочной информации.
• Управление движением материальных ресурсов.
• Управление процессами регламентированного учёта
• Автоматизация процессов контроля над движениями товарно-материальных ценностей.
• Анализ эффективности деятельности Предприятия.

На предприятии уже использовались такие программные продукты (ПП) как:

• Система управления базами данных (СУБД)
  
• "1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1" (1С:ЗУП)
  
• "1С:Управление производственным предприятием, редакция 1.3" (1С:УПП)
  
• Встроенный блок "1С:Управление автотранспортом" (1С:УАТ)
  
• "1С: Комплексная автоматизация 8, редакция 2.4" (1С:КА)
  
• Microsoft Excel
• Microsoft Word

Как проходило внедрение и его результаты:

Компанией ООО «Центр бизнес решений» были выделены: Проектный менеджер, Руководитель проекта, специалисты.

Было проведено предпроектное обследование, моделирование, составлен график проекта. Специалисты компании проводили регулярные интервью со всеми работниками которых затрагивало внедрение. Были выявлены процессы работы всех отделов. Исходя из чего, определили списки доработок и функционала типового механизма, который перекроет бизнес-процессы организации.

Коммерческий отдел:

1. В конце текущего месяца формируется бюджет на будущий месяц.
2. Бюджетные операции формируются как по заказам поставщиков, так и без привязки к заказам.
3. Бюджетная операция имеет следующие статусы:
• Подготовлен (устанавливается менеджером отдела закупок)
• Согласован (устанавливается начальником отдела закупок)
• Утвержден (устанавливается коммерческим директором)
• Отложен (устанавливается коммерческим директором)
4. В начале года формируется план продаж на год с разделением по месяцам и кварталам.
5. Планирование продаж ведется в сторонней программе (не в "1С"). План назначается менеджеру с указанием списка контрагентов и поставщиков, чью номенклатуру необходимо продать. Строится на поступлении денежных средств.
6. Осуществляется контроль за установленными скидками. Назначение скидок для оптовых контрагентов осуществляется документом «Установка скидок номенклатуры».
7. Для назначения скидок по дисконтным картам оптовых контрагентов ведётся справочник «Информационные карты». Данные из него используются при создании документа «Установка скидок».
8. Для установки скидок (наценок) по розничным ценам для фирменных магазинов ведётся регистр сведений «Скидки контрагентов в рознице». Данные из него учитываются при расчёте «Прейскуранта цен» (доработанный отчёт с макетом).
9. Сотрудник работает под пользователем с полными правами, что позволяет просматривать все отчеты, присутствующие в базе.

Требуется:

• Возможность согласовать бюджетную операцию без подтверждения со стороны начальника отдела закупок.
• Документ «Контролируемые значения по бюджету», который будет формироваться первого числа каждого месяца. Табличная часть заполняется данными бюджетных операций. В течение месяца документ может перезаполняться (для актуализации данных).

Экономический отдел:

• Формирование отчетов в программе.
• Анализ данных закупок и продаж при помощи типовых и внешних (доработанных) отчетов.
• Сведение нескольких отчетов в один при помощи программы Excel.
• Дополнение собранных данных расчетными показателями.
• Отправка итоговых отчетов руководителям подразделений и генеральному директору.

Требуется:

• Сохранение текущего функционала
• Создание ряда внешних отчетов, которые на данный момент формируются в Excel

Юридический отдел:

• При создании контрагента заполняется: Наименование, ИНН, КПП, контактная информация, банковские реквизиты.
• При создании договора заполняется: Номер, Вид договора, дополнительные условия договора указываются в комментарии.
• При создании договора с Поставщиком заполняются основные условия договора. Требуется заполняемый список реквизитов договора с поставщиком, которые касаются основных условий договора с поставщиком.
• При необходимости создается два договора. (на НОХТ и на ИП)
• Если по условиям договора пролонгация автоматическая, то дата завершения договора не проставляется.

Требуется:

• Электронное согласование договоров внутри компании.

Внедрение:

Анализируя собранные функциональные требования и бизнес-процессы следовало, что рекомендуемый программный продукт, а именно "1С:Комплексная автоматизация 8, ред. 2"  требует доработки функционала между сторонними системами. Доработки настройки прав в конфигурации для более детального ограничения прав доступа пользователям и создание нетиповых отчётов в системе "1С".

Было проведено функциональное моделирование. Стандартные механизмы ПП позволяли построить информационную систему, обеспечивающую оптимальный ввод первичной информации сотрудниками предприятия, т.к. они содержали средства обработки первичной информации в цепях ведения управленческого и регламентированного учета.

Под функциональным моделированием понималась адаптация решения к условиям и задачам АО "НОХТ" за счет настройки штатных опций ПП.

Результатом моделирования также являлся отчет о результатах функционального моделирования с моделью бизнес-процессов «Как будет» и перечнем необходимых доработок, информационная база с тестовым. Следующим этапом было техническое задание и непосредственная разработка нового функционала на тестовой базе той же версии конфигурации, что и рабочая база АО "НОХТ". По завершению работ по программированию, 1С:Франчайзи ЦЕНТР произвел модификацию и тестирование на корректность исполнения. Все происходило согласно договору и графику проекта.

На основании технических заданий на перенос первоначальных данных 1С:Франчайзи ЦЕНТР подготовил ИС к тестовому переносу, для успешного переноса данных и тестового запуска системы. После выполнения переноса первоначальных данных, специалисты  1С:Франчайзи ЦЕНТР  произвели корректировку и исправление данных, по результатам тестового переноса. После того, как выверка данных завершилась, тестовая база с перенесенными данными была предоставлена АО "НОХТ" на проверку.

Последними этапами являлись обучение, тестовая и промышленная эксплуатация. В рамках тестовой эксплуатации вводились реальные первичные данные. Все ошибки и возникающие вопросы были  зарегистрированы и переданы специалистам на устранение.    

Промышленная эксплуатация началась почти сразу же, после тестовой эксплуатации. Это запуск ИС на рабочей базе. Промышленная эксплуатация прошла полноценное использование пользователями ИС для осуществления полной работы предприятия.  

Внедрением «1С:Комплексная автоматизация 8, ред.2.4» АО "НОХТ" остались довольны, продолжая расширение функционала по мере необходимости.