Кадровый консалтинг и автоматизация кадрового учёта и расчёта заработной платы в ООО "Топливные системы" на платформе "1С:Управление производственным предприятием 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ кадрового состава
• Кадровый учет
• Подбор кадров
• Расчет зарплаты

Описание

До начала внедрения "1С:Предприятие 8. Управление производственным предпиятием" для расчета заработной платы и кадрового учета на предпиятии использоваась уникальная система, разработанная на основе первой редакции программы «1С:Зарплата и кадры 7.7». Так как система представляла собой уникальную разработку, ее поддержание на уровне современности требовало существенных временных и человеческих ресурсов. Функционал системы не позволял экспортировать данные о рассчитанной заработной плате в бухгалтерскую подсистему, не поддерживал обмен данными с подсистемой «1С:Управление запасами». Система не в полной мере давала возможность оперативно отслеживать сверхурочные работы, вынужденные простои персонала.
Система устарела, ее дальнейшее развитие блыо сопряжено с неоправданно высокими затратами. Руководством предприятия было принято решение о замене уникальной системы на тиражное решение от фирмы "1С".

В ходе работ по проекту были автоматизированы функции расчетного отдела бухгалтерии, группы льгот и компенсаций службы персонала, отдела кадров – всего 18 рабочих мест.
Для удовлетворения специфических требований по учету рабочего времени и хранения кадровой истории была проведена адаптация типовой конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8».

Перед специалистами "Альфа ПРОФ" были поставлены следующие, задачи, связанные со специфичными особенностями учета труда и расчёта заработной платы на предпрятии:

Задача 1. Загрузка кадровых данных (из нетиповой конфигурации 1С: «ЗиК»). Коды подразделений организации имели составную структуру с учетом категорий статистического учета.
Решение: Было предложено подготовить приказ по основной деятельности с присвоением однозначных кодов подразделениям организации. Справочник «Подразделения организации» заполнялся вручную. Для загрузки использовалась таблица соответствия составных старых кодов новым однозначным кодам.

Задача 2. Существовали несколько должностей у работников.
Решение: Было предложено подготовить список должностей с присвоением однозначных кодов. Справочник «Должности организации» заполнялся вручную. Для загрузки использовался механизм подбора по совпадению строковых данных.

Задача 3. Загрузка кадровой истории каждого работника организации. В старой базе учет осуществлялся с 1999 года. Используемые в КДП названия должностей и подразделений на момент загрузки не существовали. В связи с большим количеством записей необходимо организовать формирование многостраничной печатной формы.
Решение: На основании данных старой БД были созданы в новой базе приказы о приеме на работу со следующими атрибутами:
- дата приказа и приема на работу – фактические,
- номер приказа фактический,
- должность работника на 01.01.2008г.,
- подразделение работника на 01.01.2008г.,
- условия оплаты « Оклад по часам»,
- размер оклада на 01.01.2008г.
Создан регистр сведений (нетиповой функционал) «Приемы на работу и кадровые перемещения до 2008 года» для хранения информации о кадровой истории работников.
Создана внешняя обработка «Личная карточка Т-2», которая при формировании раздела 3 выбирает записи из этого регистра. Организован вывод на печать унифицированной формы на много записей таким образом: страница 1,2,3,4,3,4. При этом, при переполнении раздела (количество строк в табличных частях ограничено) данные корректно переносятся в тот же отдел следующей страницы.

Задача 4. Перенос данных об использованных отпусках работников организации.
Решение: Произведена выгрузка в промежуточную таблицу данных об использованных отпусках.
При загрузке формировались приказы об отпусках работников организации. Даны рекомендации по исправлению периодов, за которые предоставляется отпуск, для дальнейшего корректного использования данной информации для использования механизма планирования отпусков.

Задача 5. Загрузка данных о зарплате за 2007 год для использования в расчете среднего.
Решение: Заказчик формировал загрузочные таблицы с указанием начисленных сумм и отработанных периодов. При загрузке данных созданы документы «Начисление зарплаты работникам организации». Также в результате загрузки созданы документы «Корректировка записей регистров» для снятия задолженности организации перед работниками.

Задача 6. По просьбе Заказчика должны были быть загружены данные о плановых начислениях работникам.
Решение: Заказчик формировал загрузочные таблицы с указанием видов и размеров начислений. При загрузке создан документ «Ввод сведений о плановых начислениях работникам организаций» с 01.01.2008г.

Задача 7. Организация обмена данными со Сбербанком.
Решение: Создана внешняя обработка, обеспечивающая выгрузку в файлы заявленного формата данных для открытия лицевых счетов работников, для присвоения новых лицевых счетов работникам, для зачисления заработной платы на карточки работников.

Задача 8. Организация загрузки данных по питанию.
Решение: Создана обработка, которая из данных, содержащихся в файлах типа dbf, создает документ «Регистрация разовых начислений работникам организаций». При этом обеспечен запрет дублирования записей в документе, запрет дублирования документов с одинаковой датой.

Задача 9. Начисление фиксированной надбавки для расчета пропорционально отработанному времени.
Решение: Расчет с учетом специфики нормирования и учета рабочего времени реализован путем доработки типовых способов расчета возможностью производить расчеты по данному начислению с учетом нормы рабочего времени для каждого работника индивидуально.

Задача 10. Учет рабочего времени.
Решение: Создан документ (нетиповой функционал) «Ввод индивидуальных графиков работы организации», в котором учитывается отработанное время в соответствии с заявленной в этом же документе нормой рабочего времени для каждого дня. В документе можно вести ежедневный учет времени, отработанного в особых условиях (вечерние, ночные, сверхурочные). Отдельные ячейки табличной части документа производят подсчет количества явочных, вечерних, ночных, сверхурочных часов. Для сверхурочных часов организован подсчет количества нарастающим итогом с начала года.
Автоматизирован процесс начисления за работу в сверхурочное время.
По просьбе Заказчика создан внешний отчет на основе унифицированных форм Т-12 и Т-13 об использовании рабочего времени.

Задача 11. Начисление фиксированной надбавки для расчета пропорционально отработанному времени.
Решение: Типовые средства 14 релиза не давали возможность производить расчеты по данному начислению.

Задача 12. Корректировка способа расчета пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Решение: В соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 13.04.07 № 270 существовало два методологических подхода к расчету данного начисления: использовать константу 30,4 или рассчитывать количество дней путем деления количества календарных дней в году (366 – в високосном году) на количество месяцев.Типовые возможности программы не давали право выбора одного из подходов. Так как Фонд социального страхования рекомендовал заказчику использовать константу (30,4), а не алгоритм расчета, был изменен алгоритм расчета начисления в системе(с использованием константы).

Задача 13. Отражение начисления по больничному листу за счет организации.
Решение: Создана внешняя печатная форма на основании печатной формы «Оборот листка нетрудоспособности», в которой указывается причина нетрудоспособности и сумма пособия расшифровывается по источникам начисления: за счет средств ФСС и за счет работодателя.

Задача 14. Отражение начислений по подразделениям с учетом начислений внутренним совместителям.
Решение: Создан внешний отчет «Расчетная ведомость», который группирует начисления по подразделениям с разбивкой начислений физическому лицу по основному месту работы и по совместительству.

Загружено данных:
Персональные данные физических лиц – 1 398 записей,
Кадровые данные на 01.01.2008г. – 1 390 записей,
Плановые начисления – 1 397 записей,
Отпуска – 8 264 записей,
Кадровая история – 9 402 записей,
Зарплата за 2007 год – 12 514 записей.

На сегодняшний день прокт завершен, выполняется сопровождение и поддержка внедренного решения. Внедрение "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием" позволило заказчику существенно сократить трудозатраты, связанные с учетом и обработкой данных по фактически отработанному времени, сократить период подготовки начислений, облегчить труд кадровой службы.
Фактическая продолжительность проекта - шесть календарных месяцев.
В бижайших планах ООО "Топливные системы" видит развитие автоматизации учета на платформе "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием" - внедрение подсистем автоматизации финансового учета - бухглтерский учёт, налоговый учёт, управление денежными средствами, учёт основных средств.

Отзыв клиента

22 июля 2008 года



Общество с ограниченной ответственностью «Топливные системы» создано в 1999 году на базе АО «Санкт-Петербургский Карбюраторный завод» и входит в группу компаний холдинга «Содружество Северо-Запад».
Основным видом деятельности общества является производство и реализация запчастей для автомобильного транспорта. Продукция ООО «Топливные системы» реализуется под торговой маркой «ПЕКАР» (на рынок запчастей через торговый дом «ПЕКАР» и на рынок комплектации заводам - изготовителям автомобильного транспорта). Основные виды продукции – это авто- и мото- карбюраторы, водяные насосы, бензонасосы, элементы систем управления двигателем, литьевые и штамповочные детали. Также ООО «Топливные системы» занимается продажей услуг по прочей деятельности, таких как сбыт теплоэнергии собственного производства, сдача в аренду помещений.

Общая численность сотрудников предприятия составляет около 1 450 человек, численность основного производственного персонала – 982 человека.

Для информационного обеспечения процессов управления ранее на предприятии использовалась система на платформе «1С:Предприятие 7.7», представляющая собой комплекс разрозненных уникальных базы данных, который перестал удовлетворять существующие потребности управления предприятием. На предприятии отсутствовало единое информационное пространство, имела место ручная обработка данных, дублирование ввода информации. Используемые системы и базы данных являлись уникальными, поэтому поддержка их требовала существенных затрат. Развитие существующих систем также было сопряжено с большими затратами, т.к. существовали логические противоречия в структуре и содержании данных, присутствовало много «мертвого кода», используемая платформа и инструментарий устарели. Данные факторы привели к тому, что существующее информационное обеспечение управления предприятием не позволяло решать задачи управления на требуемом уровне.

В качестве первого шага по модернизации автоматизированной системы управления предприятием в конце 2007 года руководством ООО «Топливные системы» было принято решение о замене используемой системы расчета заработной платы и кадрового учета. На тот момент для решения этих задач использовалась уникальная система, разработанная на основе первой редакции программы «1С:Зарплата и Кадры 7.7». Учитывая планы по переходу на использование интегрированной системы управления предприятием (ИСУП) на базе "1С:Управление производственным предприятием 8", инициаторами проекта было принято решение об отказе от существующей системы по расчету заработной платы и кадровому учету и внедрении подсистем «Управление персоналом», «Расчет заработной платы» в рамках системы "1С:Управление производственным предприятием 8" с тем, чтобы в дальнейшем указанные подсистемы использовать в едином информационном пространстве в составе ИСУП.

Внедрение продукта осуществляли специалисты группы компаний «Альфа ПРОФ». В ходе внедрения был осуществлен ряд работ консалтингового характера, проведено обучение персонала, выполнена адаптация необходимого функционала, осуществлен перенос исходных и исторических данных из используемых баз «1С:Предприятие 7.7».
Специалисты «Альфа ПРОФ» разработали рекомендации по отражению в локальных актах предприятия различных видов оплаты труда, учету расходов на оплату.

В ходе работ по проекту были автоматизированы функции расчетного отдела бухгалтерии, группы льгот и компенсаций службы персонала, отдела кадров – всего 18 рабочих мест.

Для удовлетворения специфических требований по учету рабочего времени и хранения кадровой истории была проведена адаптация типовой конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8», выполнен автоматизированный перенос из существующей базы на платформе «1С:Предприятие 7.7».

На сегодняшний день система запущена в промышленную эксплуатацию. В целом, работу специалистов «Альфа ПРОФ» можем оценить положительно.