Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ОАО "Белшина"

ОАО «Белшина» — один из крупнейших производителей в шинной отрасли. Широкий ассортимент шин - более 300 типоразмеров - шины для легковых, грузовых, большегрузных автомобилей, строительно-дорожных и подъемно-транспортных машин, электротранспорта, автобусов, тракторов и сельскохозяйственных машин.
Для автоматизации электронного документооборота и организации управления взаимодействия между сотрудниками структурных подразделений ОАО «Белшина» использовалось программное обеспечение «DIRECTUM Bel».
За период промышленной эксплуатации (июль 2020 – сентябрь 2021 года) выявлен ряд проблем, возникших при работе в системе:

Таблица 1 - Анализ проблем, возникших при работе в СЭД «Directum»
№ п/п Описание проблемы % обращений
1 Ограниченное количество клиентских лицензий (100 шт) 35
2 Затруднительный процесс обработки документов (создание в системе, регистрация в журнале, отправка на рассмотрение) 30
3 Отсутствие автоматического обновления справочников «Работники», «Подразделения» 10
4 Сложный механизм поиска документов 10
5 Постоянное зависание программы 5
6 Отсутствие контролирующего механизма выполнения поручений (в виде отчетов по подразделениям) 5
7 Прочее 5

Для осуществления контроля исполнительской дисциплины использовалось отдельное программное обеспечение собственной разработки, что влекло за собой дублирование и обособление информации в двух программных продуктах.
В рамках создания единой корпоративной информационной системы в качестве альтернативной системы электронного документооборота было рассмотрено программное решение «1С:Документооборот».
Необходимость вести делопроизводство в одной системе, возможность использования бесшовной интеграции c информационной системой «1С: ERP», анализ стоимостной оценки явились основными факторами, повлиявшими на выбор программного обеспечения «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси».
В качестве исполнителя работ по результатам тендерной закупки была выбрана компания ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест».
Поставку программного обеспечения для автоматизации осуществляла компания ООО «ЮКОЛА-ИНФО Трейд» (группа компаний ЮКОЛА-ИНФО-Брест).
В рамках внедрения выполнены следующие работы:
- реализован обмен справочниками «Пользователи», «Структура предприятия» из системы «1С: ERP» с использованием бесшовной интеграции;
- настроены необходимые виды входящих, исходящих и внутренних документов;
- настроена СМДО для работы в системе;
- разработан механизм контроля документов с доработкой типовой конфигурации;
- доработан механизм использования рассмотрения для входящих документов;
- разработан механизм присвоения нумерации внутренним документам по Управлениям;
- доработаны печатные формы конвертов для исходящих документов;
- по каждому блоку использования системы подготовлены инструкции и проведено обучение пользователей.
Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию: ноябрь 2021.
Количество пользователей: 2400.
В результате выполнения работ были достигнуты следующие цели:
- контроль исполнения и обработка документов производится в одном программном обеспечении.
- оптимизирован процесс работы с входящими и внутренними документами:
● однократность регистрации в рамках всего общества;
● вся информация по работе всех пользователей над документом собрана в одной объекте системы – карточке документа;
● использование встроенной почты для ускорения регистрации всех входящих писем электронной почты.
- регламентированы маршруты движения документов и шаблоны файлов.
Успешно применяя в работе систему электронного документооборота, разработанного на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», мы рекомендуем другим предприятиям данное решение, а компанию ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» в качестве надежного партнера по автоматизации делопроизводства и функций, связанных с управленческой деятельностью компании и организацией взаимодействия сотрудников.