Комплексная автоматизация управления и учета на базе "1С:ERP Управление предприятием", делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП" в АО "УРАЛЭНЕРГОРЕМОНТ"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Делопроизводство
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
• Объемно-календарное планирование производства
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Переработка давальческого сырья
• Планирование закупок
• Планирование потребности в материалах
• Планирование продаж
• Расчет нормативной себестоимости
• Расчет фактической себестоимости
• Резервирование ТМЦ
• Сертификация качества сырья и продукции
• Управление данными о составе и структура изделия, рецептура
• Управление данными о технологии производства (маршрутные карты)
• Управление инженерными данными и нормативно-справочной информацией (PDM, MDM)
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление складскими запасами
• Управленческий учет
• Учет деятельности вспомогательных производств
• Учет договоров
• Учет затрат на производство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет неотфактурованных поставок
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет производственных заказов
• Учет спецодежды и спецоснастки
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых
• Учет услуг производственного характера
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2019 году руководством предприятия было принято решение о старте проекта автоматизации оперативной деятельности с применением современной информационной системы и об автоматизации бизнес-процессов делопроизводства и документооборота с целью постепенного перехода с бумажных документов на электронные носители.

В качестве базового программного обеспечения для автоматизации оперативной деятельности были выбраны конфигурации "1С:ERP Управление предприятием 2" и "1С:Документооборот КОРП 2". Перед началом проекта автоматизации бизнес-процессов делопроизводства и документооборота были поставлены задачи по повышению качества и оперативности работы с договорной документацией, по организации единого хранилища конструкторской и технологической документации, с разграничением и протоколированием доступа к данным, с учетом интеграции с системой оперативного учета "1С:ERP Управление предприятием 2" в части согласования документов.

Партнером по автоматизации выступила команда компании "ЕРП ЦЕНТР", имеющая релевантный опыт по автоматизации промышленных предприятий, запуска крупных проектов и наличия необходимых компетенций в части организации оперативной деятельности и автоматизации документооборота.

Специалистами партнера совместно с рабочей группой предприятия в рамках проекта автоматизации бизнес-процессов делопроизводства и документооборота с ноября 2019 года по декабрь 2020 года были выполнены следующие работы:
- Проведен анализ существующих процессов по обработке договорных документов, хранению конструкторской и технологической документации, собраны требования, осуществлено моделирование процессов в системе;
- Выполнена первоначальная настройка системы, организационной структуры, ролей исполнителей и пользователей;
- Определены и настроены виды договорных документов;
- Оптимизированы и настроены шаблоны процессов обработки и согласования договорных документов с использованием разнообразных условий;
- Настроены правила для автоматического присвоения порядкового номера договорным документам;
- Настроена и доработана бесшовная интеграция со смежной системой "1С:ERP Управление предприятием 2" в части согласования договоров и документов по оперативному учету;
- Проработана и настроена структура для введения и хранения конструкторской и технологической документации с учетом требований по предоставлению доступа на изменение и чтение файлов;
- Выполнена настройка разграничения прав доступа к данным в зависимости от полномочий сотрудников;
- Подготовлены инструкции для пользователей и проведено индивидуальное обучение пользователей по работе в системе;
- Оказана консультационная поддержка техническим специалистам предприятия для самостоятельного администрирования системы, настройки дополнительного функционала при необходимости.

Система "1С:Документооборот КОРП" запущена в промышленную эксплуатацию с января 2021 года. На текущий момент автоматизировано порядка 100 рабочих мест.

В результате использования системы "1С:Документооборот КОРП":
- Сократились на 50% ошибки при подготовке документов;
- Сократились на 75% сроки согласования договорных документов и документов по оперативному учету;
- Оперативно отслеживается стадия согласования документов;
- Контролируется окончание срока действия договорных документов;
- Обеспечен оперативный поиск документов, скан-копий, снизились потери документов;
- Контролируется и обеспечивается доступ к актуальной конструкторской и технологической документации в едином хранилище;
- Выполняется хранение версий документов и ведется история их изменения;
- Повысилась исполнительская дисциплина работников предприятия благодаря регламентации процессов и обеспечению контроля за сроками выполнения задач.

В ходе реализации проекта автоматизации оперативной деятельности было проведено глубокое обследование бизнес-процессов предприятия, разработана информационная модель, позволяющая автоматизировать часть учетных функций с применением функционала системы. Результатом первого этапа проекта стал документ «Технический проект», который был взят за основу на последующих этапах автоматизации бизнес-процессов.

Рабочей группой, в которую вошли как сотрудники "ЕРП ЦЕНТР", так и основные специалисты компании, были успешно запущены в работу следующие функциональные блоки:
- Управление продажами и учет взаимоотношений с клиентами (регистрация и управления сделок с клиентами, учет объектов ремонта, учет договоров с клиентами (как с управляющими компаниями холдингов, так и непосредственно с промышленными предприятиями));
- Управление снабжением (сбор заявок на основные и вспомогательные материалы, оформление заказов поставщику, учет и согласование договоров в системе, взаиморасчеты с поставщиками);
- Складской учет (регистрация поступления и перемещения ТМЦ со склада, инструменты анализа запасов, инвентаризация, учет ТМЦ в эксплуатации);
- Производственный учет (регистрация заявок на производственные услуги цехов, движение материалов в производстве, отражение фактического выпуска продукции и работ);
- Учет затрат и расчет себестоимости (отражение затрат на уровне подразделений, распределение затрат, формирование себестоимости);
- Интеграция со смежными системами: "1С:Бухгалтерия предприятия 2", ГрандСмета, Microsoft Excel и т.д.;
- Интеграция с "1С:Документооборот КОРП".

В ходе реализации финальных этапов проекта по внедрению рабочая группа разработала и утвердила окончательный вариант модели работы в системе, перечень необходимых дополнительных отчетов и печатных форм, был выполнен перенос начальных данных, настроена интеграция со смежными системами, проведено обучение персонала, подготовлен необходимый минимум проектной документации. На протяжении всего проекта оказывалась методологическая и техническая поддержка пользователей.

Система "1С:ERP Управление предприятием 2" запущена в промышленную эксплуатацию с июня 2021 года. На текущее время автоматизировано 100 рабочих мест.

Результатами проекта комплексной автоматизации оперативного управления предприятием можно назвать:

1. Общие результаты проекта
- Построена единая система для работы всех подразделений предприятия;
- Выполнена интеграция со смежными системами, что обеспечило снижение трудозатрат на ввод первичной информации;
- Организация справочников системы, механизмов ввода на основании, эргономичных форм подбора и рабочих мест, специальных проверок при создании документов упростили работу всех участников бизнес-процессов, сократили сроки выполнения операций, уменьшили количество ошибок и расхождений;
- Организован процесс согласования с условной маршрутизацией для предварительной проверки документов ответственными лицами, что позволило сократить объем бумажного документооборота, сроки обработки документов на 50 процентов;
- Отчетность оперативно формируется в системе с необходимой аналитикой и с учетом прав доступа;
- Настроена гибкая система шаблонов прав доступа, позволившая предоставлять доступ к данным сотрудникам с соответствующими полномочиями. Это позволило улучшить информационную безопасность.

2. Управление продажами и учет взаимоотношений с клиентами:
- Все поступающие заявки от клиентов по различным каналам связи (по электронной почте, официальным письмом) регистрируются в системе, анализируются, и по результатам анализа принимается решение. Это позволило начать вести учет всех поступающих заявок и провести оценку процента их выполнения;
- Реализованы инструменты для расчета экономической эффективности выполнения заявки клиента, тем самым снизился риск выполнения убыточных заказов;
- Процесс согласования договора с клиентом перенесен в систему, что позволило уменьшить время согласования проекта договора на 75 процентов при условии присутствия согласующих на рабочих местах);
- Реализованы инструменты контроля выполнения заявки клиента, что способствовало снижению сроков выполнения заявки, уменьшению случаев репутационных и финансовых потерь из-за срыва сроков выполнения условий договора;
- Реализованы инструменты для оформления частичной продажи товара или услуги, а также инструменты контроля полноты отгрузки по заявке клиента, что благоприятно сказалось на удовлетворенности заказчиков.

3. Управление снабжением:
- Инициаторы приобретения ТМЦ самостоятельно в системе формируют заявки на закупку, которые согласуются в электронном виде, что позволило уменьшить время согласования заявок на 50 процентов;
- Процесс согласования договоров с поставщиками перенесен в систему, что позволило снизить время согласования проекта договора на 50 процентов (при условии присутствия согласующих на рабочих местах);
- Настроены отчеты, позволяющие анализировать текущие запасы, их адресную принадлежность, это позволило более взвешенно принимать решение о необходимости закупки и использовании резервов ТМЦ.

4. Складской учет:
- Автоматизирован процесс оприходования поступивших ТМЦ в системе на основании данных из "Заказа поставщику", что позволило снизить количество неверно указанной номенклатуры на 20 процентов;
- В систему перенесен процесс оформления и согласования документов для передачи ТМЦ в производственные подразделения ("требования-накладные"), что позволило высвободить 20 процентов рабочего времени персонала, задействованного в данном процессе.

5. Производственный учет:
- В системе регистрируются все заявки в производственные подразделения, что позволило повысить оперативность принятия заявки в работу и достоверность текущего статуса выполнения;
- В системе ведутся ресурсные спецификации для ремонтируемых изделий, что позволит в будущем производить расчет плановой калькуляции.

6. Учет затрат и расчет себестоимости:
- Разработан справочник статей расходов;
- Настроены различные отчеты, как существующие в системе, так и разработанные силами "ЕРП ЦЕНТР", которые позволяют анализировать структуру себестоимости, влияние особых механизмов распределения затрат (поправки на сезонность в объемах заказов), увидеть затраты по каждому подразделению;
- Настроено автоматическое распределение расходов основных и вспомогательных производственных подразделений на основании предопределенных шаблонов, с вычисляемой базой распределения.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента