Внедрение ПП "1С:Отель" в ООО "ФОРУМ ОТЕЛЬ"

Организация ООО «Форум отель» занимается гостиничным бизнесом и имеет отель «Forum Plaza» в городе Краснодар. Бизнес-отель «Forum Plaza» предоставляет гостям необходимые условия для комфортного проживания, семейного отдыха, а также проведения бизнес-встреч, семинаров и других мероприятий. В здании отеля расположен круглосуточный ресторан, три конференц-зала вместимостью от 15 до 500 человек, а также банный комплекс. В номерной фонд бизнес-отеля «Forum Plaza» входит 125 комфортабельных номеров разных категорий.

С 2012 года хозяйственный учёт нашей организации мы вели в программе «Бит.Отель». Но недавно ее сняли с поддержки и нам понадобилось найти альтернативный вариант конфигурации для нашей дальнейшей работы.  

Цели проекта:

1. Переход с программы «Бит.Отель» на «1С:Отель», работа в новой базе без переноса данных.
2. Автоматизация учета загрузки номерного фонда в рамках новой программы.
3. Улучшение управления расписанием уборки номеров с помощью использования чат-бота в мессенджере Телеграм.
4. Ведение клиентской базы в единой системе с полной историей посещения клиента.
5. Проведение обучения для сотрудников администрации работе в программе

Для перехода на новую систему мы обратились в компанию «Первый Бит», т.к. до этого мы 10 лет использовали разработанную ими программу и были у них на поддержке. Кроме того, у них наработан большой опыт автоматизации в отрасли ведения гостиничного бизнеса, что дает нам гарантии высокого уровня компетенций и глубокого понимания специфики работы нашего бизнеса.

Сотрудники компании «Первый Бит» предложили и продемонстрировали нам функционал программы «1С:Отель». Нас привлек понятный интерфейс, обширный функционал, возможность создания интерактивных отчетов, визуализация данных в диаграммах и картограммах, а также удобство карты номерного фонда (шахматки) гостиницы. Представленная программа интегрируется с TravelLine, электронными замками, а также в дальнейшем есть возможность добавить сканирование документов и автоматическую подгрузку их в программу в момент регистрации постояльца. Это позволяет ускорить процесс оформления гостя при заезде, упростило работу сотрудников на ресепшн, помогает экономить бумагу и картриджи для копирования документов.

Программа «1С:Отель» позволяет администратору ускорить процесс оформления гостя за счёт механизма экспресс-заселения по QR-коду - это очень удобно при большом потоке гостей. Этот код получают гости, которые в момент оформления брони внесли все необходимые паспортные данные и заранее оплатили услугу. Администратор считывает сканером QR-код из документа посетителя о подтверждении брони, после чего программа автоматически ищет сведения о брони, заселят постояльца и оформляет ключ. Такая автоматизация позволяет заселить гостя за несколько секунд.

Помимо удобства ведения карт номерного фонда, быстрого бронирования и заселения, система позволяет оперативно и комфортно вести взаиморасчёты с посетителями и контрагентами. Программа предоставляет возможность самостоятельно настроить правила начисления на счета, разделяя по видам услуг, срокам и суммам. Ведение учёта глубины кредита и суммы нефискальных предавторизаций по карте постояльца позволяет программе контролировать задолженности. Функционал, предназначенный для оформления авансов и проведения операций через онлайн-ККМ очень прост, он уменьшает возможность возникновения ошибок и сокращает время оформления гостей. Также в программу включены веб и http сервисы, они позволяют интегрировать все системы нашего отеля в единое информационное пространство и предоставить гостю возможность оплатить любой свой заказ в одном месте – на ресепшн отеля. Предложенное нам решение для автоматизации оказалось наиболее оптимальным для ведения учета по нашей специфике.

После установки новой программы мы можем отметить следующие результаты:

1. Внедрение программы «1С:Отель» позволило автоматизировать и оптимизировать работу номерного фонда за счёт постоянного контроля загрузки номеров, возможности планирования заполненности отеля. На текущий момент такие изменения позволили увеличить выручку компании на 7%. Функционал программы помог сократить загрузку персонала отеля на выполнение рутинных задач до 10%.
2. Оперативная установка программы «1С:Отель» и подготовка пяти рабочих мест позволила нам начать своевременную работу в новой системе до снятия «Бит.Отель» с поддержки.
3. С сотрудниками отеля было проведено онлайн-обучение, а также сотрудниками «Первого Бита» была предоставлена запись обучения. Таким образом, в нашем отеле отпала сложность ввода нового сотрудника в должность администратора, и время обучения работе в программе сократилось до одного дня.
4. Для оптимизации графика уборки был создан чат-бот в Телеграм с целью экономии трудозатрат горничных и сокращения времени на 10%. Пользование таким ботом отразилось на скорости процесса уборки номерного фонда и, как следствие, на повышении качества обслуживания гостей. Теперь горничные получают информацию о графике уборок, освободившихся номерах автоматически из самой программы. Это экономит время администраторов, поскольку им не надо дополнительно извещать горничных о предстоящей работе.
5. Модуль CRM в программе позволил вести клиентскую базу, проводить аналитику по клиентам, отслеживать историю посещения, что позволяет нам улучшить качество сервиса и повысить лояльность наших постоянных гостей.

В целом мы получили программу для более эффективного управления отелем.