Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ЗАО “СберЛизинг”

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Маршрутизация ЭД
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Деятельность по документационному обеспечению управления на предприятии не была автоматизирована. Регистрация документов проводилась в таблицах Excel с ограниченным количеством реквизитов, что не позволяло оперативно получить справочную информацию по документам, отследить движение документов по предприятию. Исполнение документов не контролировалось. Проекты документов согласовывались по электронной почте и на бумажных носителях, после внесения корректировок проект необходимо было распечатывать повторно.
Для повышения эффективности обработки информации, учета и контроля исполнения руководство предприятия приняло решение автоматизировать управление документооборотом путем внедрения информационной системы уровня EСМ.
В процессе внедрения требовалось решить следующие задачи:
- автоматизировать процесс регистрации документов;
- формализовать и ускорить процесс создания и согласования документов;
- снизить объем бумажного документооборота;
- создать единое хранилище для ЛНПА;
- автоматизировать контроль исполнения документов и поручений.
В перспективе предприятие планировало автоматизацию процессов лизинга на базе программного продукта «1С:Управление торговлей», что требовало при выборе системы электронного документооборота учитывать возможность настройки интеграции между двумя системами. Поддержка бесшовной интеграции в «1С:Документооборот» версии КОРП, соответствие функциональных возможностей требованиям предприятия обусловило выбор программного продукта. Поставку программного обеспечения для автоматизации осуществляла компания ООО «ЮКОЛА-ИНФО Трейд» (группа компаний ЮКОЛА-ИНФО-Брест).
Для уточнения требований к системе электронного документооборота и сбора необходимой для настройки информации было проведено предпроектное обследование. По итогам обследования были даны рекомендации по оптимизации процессов делопроизводста на предприятии.
В ходе внедрения были выполнены следующие работы:
- Настроены необходимые виды входящих, исходящих и внутренних документов, а также шаблоны процессов для их обработки;
- Разграничены права доступа к документам;
- Настроены шаблоны для автозаполнения писем и докладных записок;
- Добавлены дополнительные реквизиты для маршрутизации документов вида Заявка на лизинг в зависимости от типа лизинга и приоритета;
- Доработано отображение листа согласования;
- Настроено выполнение задач по почте.
Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию: май 2020 г.
Количество автоматизированных рабочих мест: 10.
В результате автоматизации системы электронного документооборота были достигнуты следующие цели:
- Оптимизация процесса учета документов;
- Автоматизация создания задач по документам;
- Регламентированы маршруты движения документов и шаблоны файлов;
- Согласование проектов документов осуществляется в СЭД;
- Налажен контроль исполнения.
Успешно применяя в работе систему электронного документооборота разработанного на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», мы рекомендуем другим предприятиям данное решение, а компанию ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» в качестве надежного партнера по автоматизации бизнес-процессов.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика