Автоматизация оперативного и управленческого учета c помощью продукта "1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана" в компании «Xalq Bank»

Об учёте

Компания «Xalq Bank» ведёт учёт внутренних хозяйственных товаров и малоценных средств на складах центра и филиалов предприятия. Обеспечение и потребление этих товаров имеет важное значение для предприятия. Как только появляется спрос на товары, обеспечивается наличие данных товаров на определенном складе в необходимом количестве. При необходимости товары передаются со склада на эксплуатацию и списываются. 

Малоценные средства находятся на складе каждого филиала. Они назначаются сотрудникам по мере необходимости. В дальнейшем, при необходимости, малоценные активы возвращаются на склад из потребления или, при негодности, списываются со склада.

Если говорить коротко о нашем учете, то компании надо было вести учет расходных материалов и всей продукции склада. Конечно, бывают моменты, когда товаров на складе не остается. Мы учитываем потребности склада и принимаем их заказы.

Что имели

В последнее время работы стало больше, она начала отнимать больше времени: стало трудоемко вводить данные и в таблицы Excel, по которым велся основной учет. В этой программе велся складской учет, учет закупок. Это вызывало огромные трудности, отчетность программы нас не устраивала.

Что мы хотели

Как и любая компания, которая заинтересована в уменьшении издержек, мы хотели уменьшить бюрократическую нагрузку наших сотрудников. Нами было принято решение автоматизировать все имеющиеся бизнес-процессы.  

Как всё началось

Мы провели внутренний аудит всей компании. Этот процесс занял больше времени, чем планировалось: были проведены встречи со всеми сотрудниками, было интересно узнать с какими проблемами они сталкиваются в процессе работы.

После составления технического задания мы поняли, что единственная программа, которая может совместить в себе оба вида учета (и управленческий), может дать нам отчеты по остаткам на складах в режиме реального времени, является 1С.

Мы начали интересоваться компаниями-франчайзи в нашей стране. Мы провели небольшой тендер с теми компаниями, которые уже имеют большой опыт за спиной.  Из всех компаний, участвовавших в тендере, больше всего выделялась компания «Best Soft». Каждая компания начала презентовать свой товар и продукт, который предложила компания «Best Soft» ("1С:Предприятие 8. Управление торговлей, ред.11.4") приятно нас удивил: все необходимые для нас разделы учета, все формы отчетов были в одной системе.

Но мы решили немного разузнать о компании «Best Soft». Начали спрашивать всех партнеров, у которых был опыт работы с ними. Все коллеги дали положительный отзыв о компании и мы решили продолжать.

Как всё происходило:

1. Была проведена презентация. Мы уже понимали, что будем работать с данной компанией, но ждали от них Коммерческое Предложение.
2. Мы получили от Best Soft коммерческое предложение на автоматизацию. После согласования всех формальностей был заключен договор с Best Soft по внедрению "1С:Предприятие 8. Управление торговлей, ред.11.4". Нам было отправлено письмо со всеми участниками проекта (проект – менеджер, руководитель проекта, технический специалист, специалист – консультант, программист).
3. Нам был выслан подробный план проекта в формате PDF, где были отмечены абсолютно все этапы проекта с дедлайнами.
4. Руководитель проекта отправил план тренингов в соответствии с возможностями посещения наших сотрудников.
5. Технический специалист провел установку на серверном и клиентских компьютерах, а точнее:
• Подключение базы данных;
• Подключение удаленного доступа;
• Установка и активация программных лицензий 1С на сервере;
• Установка 1С на клиентских компьютерах;
• Настройка для пользователей ролей и интерфейсов.
6. Была установлена тестовая версия для проведения тренингов и обучения работе в системе.
7. Специалист- консультант начал проведение тренингов. Как и отмечалось раннее, мы получили план, в котором были указаны все уроки:
• Вводное обучение сотрудников, закупок, а также склада по работе с программой с учетом изменений программы.
• Обучение и консультации по вводу начальных данных и справочников в программу.
• Профильное обучение всех прочих сотрудников по должностям.
• Пробная самостоятельная работа сотрудников в программном продукте.
• Консультирование по результатам самостоятельной работы.
• Перенос справочников из предыдущих программ.
• Подключение и настройка торгового оборудования
• Результатом данных тренингов стало то, что наши сотрудники повысили квалификацию и работать стало легче.
8. Запустили программу "1С:Предприятие 8. Управление торговлей, ред.11.4". Тут мы уже начали чувствовать всю ответственность, т.к. от нас требовалось начать вести учет максимально правильно, но специалисты компании «Best Soft» очень ответственно отнеслись к своей работе и максимально сопровождали нас на данном этапе. Нами были введены начальные остатки (конечно же при участии специалистов) и мы начали создавать все необходимые документы.

Результат превысил все наши ожидания. Начали использовать систему заказов. Благодаря использованию партионного учета мы всегда можем своевременно видеть себестоимость нашей продукции. В программе реализованы очень удобные отчеты по всем разделам учета.

Проект закончился приблизительно через 2 месяца после начала и самое главное, мы уложились в срок, как и отмечалось в плане проекта. После окончания проекта компанией «Best Soft» была предоставлена бесплатная техническая поддержка на 1 месяц. В течение этого месяца мы задавали все вопросы в письменной и устной форме и сотрудники компании отвечали нам на все вопросы.

Мы выражаем благодарность компании «Best Soft» за проделанную работу, высокий профессионализм, ответственность и заинтересованное отношение, проявленные в командной работе по проекту внедрения и автоматизации программного продукта "1С:Предприятие 8. Управление торговлей, ред.11.4". Мы понимаем, что сделали правильный выбор, когда приняли решение сотрудничать с ними.

С уважением, Xalq Bank