Автоматизация оперативного и управленческого учета c помощью продукта "1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана" в компании «AVAZ GROUP»

Магазин «Центр Слуха и Речи AVAZ» (ИП Мадат Садыгов) предлагает широкий ассортимент и высокое качество слуховых аппаратов для людей со сниженным слухом.  

Наряду с продажей слуховых аппаратов, наши опытные специалисты проводят компьютерную настройку устройств в соответствии со сниженным уровнем слуха пациентов. Профессиональные специалисты нашего центра подходят к каждому пациенту индивидуально.

Об учёте:

Если говорить коротко о нашем учете, то компания занимается розничными продажами слуховых аппаратов. Конечно, бывают моменты, когда товаров на складе не остается или клиент хочет приобрести что-то индивидуальное. Мы учитываем пожелания клиентов и принимаем их заказы. Ранее для автоматизации работы мы использовали Excel. В последнее время, после проведения маркетинговых акций и рекламы, поток клиентов начал увеличиваться, работа начала отнимать больше времени: одновременно приходилось вводить данные в таблицы Excel вручную, по которым велся основной учет. В этой программе велся учет продаж, складской учет, учет закупок. Это вызывало огромные трудности, отчетность программы нас не устраивала. 

Как и любая компания, которая заинтересована в уменьшении издержек, мы хотели уменьшить нагрузку на наших сотрудников. Нами было принято решение автоматизировать все имеющие бизнес-процессы.

Как всё начиналось:

Мы провели внутренний аудит всей компании. Были проведены встречи со всеми сотрудниками, было интересно узнать с какими проблемами они сталкиваются в процессе работы.

После составления технического задания мы поняли, что единственная программа которая может совместить в себе оба вида учета, может дать нам отчеты по проданным товарам и остаткам на складах в режиме реального времени является "1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана".

Мы начали интересоваться компаниями-франчайзи в нашей стране. Мы провели небольшой тендер с теми компаниями, которые уже имеют большой опыт за спиной.  Из всех компаний, участвовавших в тендере, больше всего выделялась компания "Best Sof". Каждая компания начала презентовать свой товар и продукт, который предложили нам специалисты "Best Soft" ("1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана") приятно нас удивил: все необходимые для нас разделы учета, все формы отчетов были в одной системе. Но мы решили немного разузнать о компании "Best Soft". Начали спрашивать всех партнеров, у которых был опыт работы с ними. Все партнеры дали положительные отзывы о компании и мы решили продолжать работать с ними.

Этапы автоматизации

1. Была проведена презентация. Мы уже понимали, что будем работать с данной компанией, но ждали от них Коммерческое Предложение.
2. Мы получили от "Best Soft" коммерческое предложение на автоматизацию. После согласования всех формальностей был заключен договор с "Best Soft" по внедрению продукта "1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана".
3. Нам было отправлено письмо со всеми участниками проекта (проект – менеджер, руководитель проекта, технический специалист, специалист – консультант, программист).
4. Менеджером по проектам был выслан подробный план проекта в формате PDF, где были отмечены абсолютно все этапы проекта с дедлайнами.
5. Руководитель проекта отправил план тренингов в соответствии с возможностями посещения наших сотрудников.
6. Технический специалист провел установку на серверном и клиентских компьютерах, а точнее:
• Установка сервера
• Подключение базы данных
• Подключение удаленного доступа
• Установка 1С на сервере
• Установка и активация программных лицензий 1С на сервере
• Установка 1С на клиентских компьютерах
• Настройка для пользователей ролей и интерфейсов
7. На первом этапе внедрения мы предоставили первичные данные для ввода в информационную базу "1С". Теперь мы смогли оперативно отслеживать продажи и своевременно отправлять заказы, благодаря чему обработка заказов и продаж в разы ускорилась, а самое главное, сотрудники перестали вводить данные о заказах и продажах дважды.
8. Была установлена тестовая версия для проведения тренингов и обучения работы в системе. Мы получили план, в котором были указаны все уроки:
• Вводное обучение сотрудников отдела продаж, закупок, склада по работе с программой с учетом изменений программы.
• Обучение работников касс работе с программным обеспечением с использованием Онлайн-кассы.
• Обучение и консультации по вводу начальных данных и справочников в программу.
• Профильное обучение всех прочих сотрудников по должностям.
• Пробная самостоятельная работа сотрудников в программном продукте.
• Консультирование по результатам самостоятельной работы.
9. Интеграция 1С с Онлайн-кассой.
10. Подключение и настройка торгового оборудования
11. Результатом данных тренингов стало то, что наши сотрудники повысили квалификацию и работать стало легче.
12. Ввели программу "1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана" в промышленную эксплуатацию.

Тут мы уже начали чувствовать всю ответственность, т.к. от нас требовалось начать вести учет максимально правильно, но специалисты компании "Best Soft" очень ответственно отнеслись к своей работе и максимально сопровождали нас на данном этапе. Нами были введены начальные остатки (конечно же при участии специалистов) и мы начали создавать все необходимые документы.

Результат превысил все наши ожидания. Начали использовать систему заказов. В программе реализованы очень удобные отчеты по всем разделам учета.

Были сделаны следующие доработки:

• Бонусная система для торговых представителей. Продавцы-консультанты получают бонусы с продаж товаров клиентам. Наша конфигурация была доработана так, что документ «Начисление зарплаты сотрудникам организации» сам считает бонусы сотрудников (и самое главное, считает все удержания) на основании документов продаж. Необходимое условие - в документе реализации должен быть отмечен менеджер по продажам. Во избежание проблем мы сделали данный реквизит обязательным для заполнения.
• Автоматический зачет НДС. Как всем известно, налог на добавленную стоимость платит конечный потребитель. Для этого была создана обработка, которая зачитывает все налоги на основании предъявленных счет-фактур.
• Формирование обязательства по НДС при уплате в соответствии с законодательством Азербайджанской Республики.
• Печатные формы в системе. В конфигурации уже имеются стандартные печатные формы, но они подстроили стандартные печатные формы под наши шаблоны. 

Проект закончился приблизительно через 1 месяц после начала и самое главное, мы уложились в срок, как и отмечалось в плане проекта. После окончания проекта компанией "Best Soft" была предоставлена бесплатная техническая поддержка на 1 месяц. В течение этого месяца мы задавали все вопросы в письменной и устной форме и сотрудники компании отвечали нам.

Мы выражаем благодарность компании "Best Soft" за проделанную работу, высокий профессионализм, ответственность и заинтересованное отношение, проявленные в командной работе по проекту внедрения и автоматизации программного продукта "1С:Управление торговлей 8 для Азербайджана". Мы понимаем, что сделали правильный выбор, когда приняли решение сотрудничать с ними.