Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет»
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный профессионально-педагогический университет»
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Маршрутизация ЭД
- Планирование содержания и сроков проекта
- Работа с обращениями граждан
- Реализация ролевой модели
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
Описание
Программный продукт «1С:Документооборот 8» введен в опытную эксплуатацию 07.07.2021 года. в промышленную эксплуатацию с 12.11.2021 года.
На протяжении апробации и внедрения системы специалисты компании ООО «ИТ Форвард» провели обучение групп пользователей, а также оперативно оказывали поддержку при возникновении проблем.
Благодаря использованию возможностей «1С:Документооборот 8» удалось поднять документационное обеспечение деятельности ВУЗа на качественно новый уровень и сократить время на работу с документацией.
В процессе внедрения сотрудниками компании ООО «ИТ Форвард» были выполнены следующие работы:
1. Консультации по вариантам сопровождения выбранного программного обеспечения
2. Настройка программного продукта и процессов
3. Проведение тренингов для пользователей системы
4. Оказание индивидуальных консультаций по работе СЭД
5. Подготовка инструкций
В ходе проекта автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Работа с обращениями граждан
- ЭДО с контрагентами
- Реализация ролевой модели
- Маршрутизация ЭД
- Управление проектами и портфелями проектов
- Анализ деятельности в разрезе проектов
- Планирование проектов
Внедрение «1С:Документооборот 8» позволило решить следующие задачи:
1. Оптимизация и унификация процессов обработок документов в структурных подразделениях:
- реализация подписания приказов, заявок, служебных записок, нормативных документов, заявлений, входящих, исходящих документов по заданным маршрутам
- отображение информации о текущем статусе этапов маршрута и расположении документа в системе
- учет времени при прохождении этапов согласования и предупреждение о возможном истечении срока обработки документа
- электронная регистрация документов любого типа с возможностью заполнять определенную атрибутивную информацию
- сохранение истории работы конкретных пользователей с документами в подсистеме
- реализация рабочей области внутри подсистемы для работы нескольких пользователей с конкретным документом (организация совместной работы с док3ументом)
- сокращение бумажного документооборота
- автоматизация аналитической отчетности в рамках временных интервалов и типов документов
- сбор статистической отчетности сведений об уровне активности пользователей в заданный интервал
-вывод на печать документов, форм отчетности.
2. Контроль исполнительской дисциплины по поручениям к документам. Отслеживание выполнения поставленных задач.
3. Повышение оперативности получения информации.
4. Исключение потери документов. Удобство хранения и поиска документов.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей