Группа компаний "Зарубежнефть" создала систему электронного архива и интегрировала ее в единое информационное пространство
ООО "Нестро"
Автоматизированы следующие функции:
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
Цель проекта - выстраивание сквозного процесса "Пользователь предприятий ГК Зарубежнефть" – "ЦОБ (Центр обслуживания бизнеса)" в едином информационном поле по обработке запросов по направлениям Бухгалтерия, Казначейство, Кадровое делопроизводство с использованием информационных систем.
1. Ситуация до старта проекта
В компании АО "Зарубежнефть" был выделен Центр обслуживания бизнеса (ЦОБ) - специально созданная бизнес-единица, которая централизует транзакционные операции в едином географическом месте:
•Оказание сервисов для компаний Группы на удаленной основе;
•Формирование представителей ЦОБ в локации обслуживаемых ДО (фронт-офисы) для взаимодействия ДО и ЦОБ;
•Заключение соглашения на оказание услуг ЦОБом для ДО с фиксацией сроков передачи документации от ДО в ЦОБ и оказания услуг ЦОБом;
•Обеспечение контроля качества оказываемых услуг за счет внедрения КПЭ ЦОБ по качеству.
Перечень функций, передаваемых в ЦОБ:
•Бухгалтерский и налоговый учет (Учет ОС, ВНА, ДЗ/КЗ и Отчетность);
•Казначейство (Контроль и исполнение платежей, Валютный контроль, Управление банковскими счетами и отчетность и др.);
•Управление персоналом (кадровое администрирование, работа с персоналом);
•Инициация начислений и платежей (Ведение графиков договоров, Инициация начисления и оплаты).
Предпосылки выделения ЦОБ:
1.Обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть»
2.Несистемная обработка запросов
3.Отсутствие аналитики по оказанию услуг
Как следствие реорганизации была проведена оптимизация процессов для целей автоматизации.
2. Этапы проекта автоматизации:
- ВЫБОР РЕШЕНИЯ И ИСПОЛНИТЕЛЯ-Разработка Технических требований со стороны заказчика и выбор исполнителя;
- ПРОЕКТИРОВАНИЕ-Обследование, Разработка Технического задания;
- РАЗРАБОТКА-Внедрение базового функционала системы, Тестирование и Приемо-сдаточные испытания;
- БАЗОВЫЙ ФУНКЦИОНАЛ-Внедрение базового функционала и запуск для предприятий 0-й волны, опытно-промышленная эксплуатация Системы, устранение ошибок и доработка;
- РАЗРАБОТКА ЦЕЛЕВОГО РЕШЕНИЯ-Развитие системы, подключение новых процессов, расширение интеграции со смежными системами, запуск на предприятия по всем волнам;
- ОПЭ-Опытно-промышленная эксплуатация, сдача системы в промышленную эксплуатацию.
3. Архитектура решения и масштаб проекта.
Система электронного архива представляет собой единую систему по обработке и хранению первичной бухгалтерской документации.
Система электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:
•Система хранит всю первичную документацию;
•Накапливает историю изменения документов;
•Позволяет предоставлять скан образы документов в случае камеральных и иных проверок.
Документы обрабатываются в трех подсистемах:
1) Подсистема сканирования и распознавания.
Основные задачи подсистемы:
•потоковый импорт электронных образов документов со сканера и/или локального носителя по ключу сканирования;
•определение и наложение шаблона на электронный образ;
•первичное распознавание атрибутов;
•создание карточки электронного образа документа;
•создание задачи с электронными образами документов;
•создание карточки задачи;
•экспорт электронных образов в структуру хранилища подсистемы маршрутизации и подсистемы хранения;
•привязка сканированного электронного образа документа к уже сформированному в подсистеме сканирования ключу сканирования и карточке документа;
•привязка сканированного электронного образа документа к ключу сканирования и/или карточке документа, полученных из подсистемы маршрутизации.
2) Подсистема маршрутизации.
Основные задачи подсистемы:
•осуществлять движение электронных образов документов по заложенным сценариям и маршрутам;
•осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам;
•получать документы, пакеты документов и задачи из других систем (СЭД, ERP, ЗУП);
•получать из других систем (СЭД, ERP, ЗУП) уникальные ключи сканирования и/или карточки документов и передавать их другим системам;
•передавать документы, пакеты документов и задачи в другие системы (СЭД, ERP, ЗУП);
•получать от других систем и передавать другим интегрированным системам (СЭД, ERP, ЗУП) сообщения о статусе документов, пакетов документов и задач, а также о назначении их тем или иным сотрудникам;
3) Подсистема хранения.
Основные задачи подсистемы:
•формировать архив документов, обеспечивающий структурированное хранение электронных образов документов;
•осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов, размещенных в архиве, по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам.
4. Особенности проекта
В системе настроено АРМ "Станция сканирования"
АРМ представляет собой функциональный модуль СЭА, посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение в СЭА скан-образов поступающих документов.
АРМ "Станция сканирования" обеспечивает возможность:
• генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
• поточного или постраничного сканирования;
• импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
• объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
• удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
• поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного несения в систему;
• распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
• автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
• преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).
Налоговый монтиторинг
Каждый документ СЭА имеет признак, по которому определяется, участвует ли данный документ Налоговом мониторинге или нет.
При создании в СЭА нового вида документов пользователь должен в соответствующем реквизите указать участвуют ли документы данного вида в Налоговом мониторинге. И при создании карточки такого документа в СЭА в отдельном реквизите отображается, участвует ли данный документ в Налоговом мониторинге.
5. Результаты проекта
Результатом автоматизации процессов Центра обслуживания бизнеса стал реализованный комплекс бизнес-процессов, который обеспечивает качественно новый уровень в едином информационном пространстве.
- Единые каналы подачи документов: Единая точка ввода и хранения документов. Минимизация работы сотрудников ЦОБ в локальных информационных системах обсуживаемых ДО
- Четкие сроки обработки запросов: система обеспечивает выполнение обещанных сроков в соответствии с SLA
- Возможность отследить статус каждой заявки: фиксация состояний заявки в системе позволяет в любой момент увидеть на каком этапе исполнения находится заявка. Исключен риск потери обращения
- Каждый вопрос найдет свой ответ: благодаря маршрутизации любой запрос вне зависимости от сложности будет иметь квалифицированный ответ
- Анализ процесса: накопленные данные в разрезе различных аналитик позволяют вести по сути «Онлайн» анализ процесса.
Внедрение системы электронного архива позволила:
- Сократить количество входов по всем ДО
- Сократить количество операций по всем ДО
- Сократить количество подписаний ЭЦП в системе
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
Настоящим письмом подтверждаем, что информация о проекте:
в рамках проекта улучшений «Создание Центра обслуживания бизнеса Группы компаний АО «Зарубежнефть» разработана и внедрена Система электронного архива (далее - СЭА) и интегрирована в единое информационное пространство компании
(наименование проекта по заявке на конкурс "1С: Проект года")
Реализованном: ООО «1С-КПД»
(наименование компании-исполнителя, например, партнера фирмы "1С")
в компании: ООО "Нестро"
(наименование компании-пользователя)
и заявленном на конкурс "1С: Проект года", соответствует действительности.
Информация о проекте на 4 листах прилагается.
Разрешаем ООО "1С" и оргкомитету конкурса "1С: Проект года" опубликовать данную информацию на сайте конкурса "1С: Проект года", распространять ее на других информационных ресурсах в сети интернет и/или в печатных СМИ, а также использовать ее в рекламных материалах фирмы "1C".
Приложение: Информация о проекте на 7 л. в 1 экз.
Генеральный директор |
|
Д.Н. Максимов |
Венедиктов А.В.
+7(495)748-64-24, доб. 8017
Информация о проекте, заявляемом для участия в конкурсе "1С: Проект года"
от компании ____ООО "Нестро"__________________________________________________________
(наименование компании-пользователя)
Наименование проекта: в рамках проекта улучшений «Создание Центра обслуживания бизнеса Группы компаний АО «Зарубежнефть» разработана и внедрена Система электронного архива (далее - СЭА) и интегрирована в единое информационное пространство компании.
Дата начала проекта: август 2020
Дата окончания проекта: ноябрь 2021
Суммарное кол-во человеко-часов работ, выполненных проектной командой: 1 157
Регион внедрения: г. Москва / г. Самара
Цели проекта:
Внедрение системы электронного архива, а в рамках проекта консолидации и усовершенствование процессов предприятий ГК АО «Зарубежнефть» в части:
• кадровое делопроизводство;
• бухгалтерский, налоговый учет и отчетность;
• казначейство.
Ситуация до внедрения, информация о компании:
Предпосылки проекта:
- Обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть».
- Несистемная обработка запросов.
- Отсутствие аналитики по оказанию услуг.
В компании АО «Зарубежнефть» был выделен центр обслуживания бизнеса (ЦОБ) — специально созданная бизнес-единица, которая централизует транзакционные операции в едином географическом месте:
- оказание сервисов для компаний группы на удаленной основе;
- формирование представителей ЦОБ в локации обслуживаемых ДО (фронт-офисы) для взаимодействия ДО и ЦОБ;
- заключение соглашения на оказание услуг ЦОБом для ДО с фиксацией сроков передачи документации от ДО в ЦОБ и оказания услуг ЦОБом;
- обеспечение контроля качества оказываемых услуг за счет внедрения КПЭ ЦОБ по качеству.
Перечень функций, передаваемых в ЦОБ:
- бухгалтерский и налоговый учет (учет ОС, ВНА, ДЗ/КЗ и отчетность);
- казначейство (контроль и исполнение платежей, валютный контроль, управление банковскими счетами и отчетность и др.);
- управление персоналом (кадровое администрирование, работа с персоналом);
- инициация начислений и платежей (ведение графиков договоров, инициация начисления и оплаты).
Как следствие была проведена оптимизация процессов для целей автоматизации.
Схема взаимодействия предприятий ГК АО «Зарубежнефть» и ЦОБ
Уникальность проекта:
В системе настроено АРМ «Станция сканирования». АРМ представляет собой функциональный модуль системы электронного архива (СЭА), посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение в СЭА скан-образов поступающих документов.
АРМ «Станция сканирования» обеспечивает возможность:
- генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
- поточного или постраничного сканирования;
- импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
- объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
- удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
- поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного несения в систему;
- распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
- автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
- преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).
Налоговый мониторинг
Каждый документ СЭА имеет признак, по которому определяется, участвует ли данный документ налоговом мониторинге или нет. При создании в СЭА нового вида документов пользователь должен в соответствующем реквизите указать участвуют ли документы данного вида в налоговом мониторинге. И при создании карточки такого документа в СЭА в отдельном реквизите отображается, участвует ли данный документ в мониторинге.
Результаты проекта:
Результатом автоматизации процессов центра обслуживания бизнеса стал реализованный комплекс бизнес-процессов, который обеспечивает качественно новый уровень в едином информационном пространстве:
- единые каналы подачи документов: единая точка ввода и хранения документов. Минимизация работы сотрудников ЦОБ в локальных информационных системах, обсуживаемых ДО;
- четкие сроки обработки запросов: система обеспечивает выполнение обещанных сроков в соответствии с SLA;
- возможность отследить статус каждой заявки: фиксация состояний заявки в системе позволяет в любой момент увидеть на каком этапе исполнения находится заявка. Исключен риск потери обращения;
- каждый вопрос найдет свой ответ: благодаря маршрутизации любой запрос вне зависимости от сложности будет иметь квалифицированный ответ;
- анализ процесса: накопленные данные в разрезе различных аналитик позволяют вести по сути «Онлайн» анализ процесса.
Разработка системы электронного архива позволила:
- обеспечить бизнес прозрачным инструментом для получения услуг;
- повысить управляемость;
- повысить качество оказания услуг;
- повысить скорость обработки документов;
- оптимизировать затраты на функцию работы с документами.
Дополнительная информация о проекте (если имеется):
Архитектура решения и масштаб проекта:
Система электронного архива построена на базе решения «1С: Документооборот» представляет собой единую систему по обработке и хранению первичной бухгалтерской, кадровой и казначейской документации.
Система электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:
- система хранит всю первичную документацию;
- накапливает историю изменения документов;
- позволяет предоставлять скан образы документов в случае камеральных и иных проверок.
Документы обрабатываются в трех подсистемах:
- Подсистема сканирования и распознавания. Основные задачи:
- потоковый импорт электронных образов документов со сканера и/или локального носителя по ключу сканирования;
- определение и наложение шаблона на электронный образ;
- первичное распознавание атрибутов;
- создание карточки электронного образа документа;
- создание задачи с электронными образами документов;
- создание карточки задачи;
- экспорт электронных образов в структуру хранилища подсистемы маршрутизации и подсистемы хранения;
- привязка сканированного электронного образа документа к уже сформированному в подсистеме сканирования ключу сканирования и карточке документа;
- привязка сканированного электронного образа документа к ключу сканирования и/или карточке документа, полученных из подсистемы маршрутизации.
- Подсистема маршрутизации. Основные задачи:
- осуществлять обмен задачами и электронными образами документов по заданным сценариям и маршрутам, маршрутизацию которых обеспечивается с помощью интеграции с системой диспетчеризацией процессов (являющейся мастер сиcтемой по хранению всех бизнес-процессов ЦОБ и являющейся оркестратором по созданию задач ответственным сотрудникам работающих в информационных системах «1С: Управление холдингом», «1С: Зарплата и управление персоналом», «1С: Документооборот»);
- осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам;
- получать документы, пакеты документов и задачи из других систем (система электронного документооборота, «1С: Управление холдингом», «1С: Зарплата и управление персоналом»);
- получать из других систем (система электронного документооборота, «1С: Управление холдингом», «1С: Зарплата и управление персоналом») уникальные ключи сканирования и/или карточки документов и передавать их другим системам;
- передавать документы, пакеты документов и задачи в другие системы (система электронного документооборота, «1С: Управление холдингом», «1С: Зарплата и управление персоналом»);
- получать от других систем и передавать другим интегрированным системам (система электронного документооборота, «1С: Управление холдингом», «1С: Зарплата и управление персоналом») сообщения о статусе документов, пакетов документов и задач, а также о назначении их тем или иным сотрудникам.
Схема взаимодействия между информационными системами
- Подсистема хранения. Основные задачи:
- формировать архив документов, обеспечивающий структурированное хранение электронных образов документов;
- осуществлять поиск задач, пакетов и электронных образов документов, размещенных в архиве, по атрибутам и другим вводимым пользователем параметрам.
Этапы проекта автоматизации:
- выбор решения и исполнителя — разработка технических требований со стороны заказчика и выбор исполнителя;
- проектирование — обследование, разработка технического задания;
- разработка — внедрение базового функционала системы, тестирование и приемо-сдаточные испытания;
- базовый функционал — внедрение базового функционала и запуск для предприятий 0-й волны, опытно-промышленная эксплуатация системы, устранение ошибок и доработка;
- разработка целевого решения — развитие системы, подключение новых процессов, расширение интеграции со смежными системами, запуск на предприятия по всем волнам;
- ОПЭ — Опытно-промышленная эксплуатация, сдача системы в промышленную эксплуатацию.
Количество автоматизированных рабочих мест: 1 670
Продукты 1С, внедрённые в ходе проекта:
- Наименование продукта: 1С: Документооборот;
- Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование: ПП ДОКНЕТ «Обработка документов», ПП ДОКНЕТ «WebService», специализированные сканеры быстрого сканирования, принтеры штрих-кодов.
Сроки и качество (по 10-балльной системе):
- соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе: 10
- общая удовлетворенность пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10-балльной системе: 10
Сроки и качество:
- отклонение по срокам: 0 %
- отклонение по бюджету: 0 %
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 30
- ускорение получения управленческой отчетности: не применимо
- ускорение получения регламентированной отчетности: не применимо
- ускорение обработки заказов: 50
- снижение объемов материальных запасов: не применимо
- сокращение расходов на материальные ресурсы: не применимо
- сокращение производственных издержек: не применимо
- сокращение операционных и административных расходов: 5
- рост оборачиваемости складских запасов: не применимо
- рост производительности труда в производстве: не применимо
- сокращение длительности простоев оборудования: не применимо
- снижение производственного брака: не применимо
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 15
- снижение себестоимости продукции / услуг: не применимо
- сокращение дебиторской задолженности: не применимо
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: не применимо
- рост прибыли: не применимо
Генеральный директор Максимов Д.Н.
"___" ____________ 20__ г.
М.П.