"1С:Документооборот" у торговой компании "Алеф-М"
ООО "Алеф-М"
Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, в том числе эксклюзивные.
Как работали до внедрения
В компании происходит активное движение денег – как поступлений, так и оплат. Ежедневно создается около 300 платежных поручений, что требует контроля.
Ранее все согласования происходили через электронную почту. Существовали устные регламенты, у кого, что и в каких случаях согласовывать. Такая система создавала сложности в поддержании исполнительской дисциплины и не обеспечивала прозрачность всего процесса. Иногда согласование оплат затягивалось на длительное время, заявки могли теряться в почте. Это приводило к просрочке платежей или к несвоевременным расходам.
Какие задачи ставили
- сократить время согласования заявок на оплату;
- настроить алгоритм согласования в зависимости от типа заявки;
- повысить исполнительскую и платежную дисциплину;
- соблюдать лимиты расходования денег;
- повысить точность исполнения бюджета.
Финансовая часть работы с заявками была реализована в "1С:ERP", а весь процесс согласования решено было проводить в "1С:Документооборот", возвращая статус согласования в "1С:ERP".
Как проходило внедрение "1С:Документооборот"
- Реализована бесшовная интеграция с "1С:ERP"
- Разработаны маршруты согласования по различным условиям
- Разработано отдельное рабочее место согласования заявок на расходование ДС
- Создана отдельная обработка для закрытия незавершенных задач на ознакомление
- Разработан отчет по заявкам, которые прошли по маршруту согласования, но по определенным причинам не было изменения статуса в "1С:ERP"
- Доработан механизм смены статусов согласования в "1С:ERP" – типовая интеграция не позволяет корректно возвращать статус из 1С:ДО"
Результат внедрения
- Электронное согласование 400-500 заявок ежедневно
- Оперативная обработка всех заявок и формирование платежной дисциплины
- Сохранение истории согласования заявки
- Отдельная цепочка согласовании сверхбюджетных заявок на оплату
Благодаря разработанному процессу согласования платежи совершаются вовремя и остаются в рамках запланированных лимитов.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
1. Информация о компании:
Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора».
2. Исходная ситуация:
В компании происходит активное движение денег – как поступлений, так и оплат. Ежедневно создается около 300 платежных поручений, что требует контроля.
Ранее все согласования происходили через электронную почту. Существовали устные регламенты, у кого, что и в каких случаях согласовывать. Такая система создавала сложности в поддержании исполнительской дисциплины и не обеспечивала прозрачность всего процесса. Иногда согласование оплат затягивалось на длительное время, заявки могли теряться в почте. Это приводило к просрочке платежей или к несвоевременным расходам.
3. Выбор продукта:
"1С:Документооборот" – очевидное решение для интеграции с 1C:ERP.
4. Решение:
Что было предложено заказчику для решения его задач и удовлетворения потребностей, какие работы были проведены в ходе проекта.
По методической части:
-Разработаны маршруты согласования по различным условиям
-Разработка классификаторов
-Проектирование прав доступа
-Разработан отчет по заявкам, которые прошли по маршруту согласования, но по определенным причинам не было изменения статуса в 1С:ERP
По технологической части:
-Реализована бесшовная интеграция с 1С:ERP
-Разработано отдельное рабочее место согласования заявок на расходование ДС
-Создана отдельная обработка для закрытия незавершенных задач на ознакомление
-Доработан механизм смены статусов согласования в 1С:ERP – типовая интеграция не позволяет корректно возвращать статус из 1С:ДО
5. Результаты проекта:
-Электронное согласование 400-500 заявок ежедневно
-Оперативная обработка всех заявок и формирование платежной дисциплины
-Сохранение истории согласования заявки
-Отдельная цепочка согласовании сверхбюджетных заявок на оплату
-Благодаря разработанному процессу согласования платежи совершаются вовремя и остаются в рамках запланированных лимитов.
6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию.
7. Параметры проекта
Необходимо указать параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников. 350.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 100.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 99 тыс.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: да, оформлен договор сопровождения.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
по автоматизации работы в ООО «АЛЕФ-М»
на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»
Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, а том числе эксклюзивные.
В ходе разработки проекта внедрения ERP-системы с нашим партнером ООО «Ай-Ти Джет» мы пришли к необходимости автоматизировать процесс согласования заявок на оплату.
Для этих целей была приобретена лицензия на 1С:Документооборот 8 КОРП.
Специалисты «Ай-Ти Джет» разработали маршруты согласования заявок, а также реализовали бесшовную интеграцию с 1C:ERP.
Количество автоматизированных рабочих мест: 100.
Система введена в эксплуатацию в сентябре 2021 года.
Успешно применяя в работе 1С:Документооборот 8, мы рекомендуем данный программный продукт для автоматизации учета и управления на предприятии, а компанию ООО "Ай-Ти Джет" - в качестве надежного партнера.