Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

ООО "Алеф-М"

Москва, Сентябрь 2021
Вариант работы
Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест
100
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 50
Оперативное согласование более 400 заявок на оплату в торговой компании «Дом Фарфора» с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП".

Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, в том числе эксклюзивные.

Как работали до внедрения

В компании происходит активное движение денег – как поступлений, так и оплат. Ежедневно создается около 300 платежных поручений, что требует контроля.

Ранее все согласования происходили через электронную почту. Существовали устные регламенты, у кого, что и в каких случаях согласовывать. Такая система создавала сложности в поддержании исполнительской дисциплины и не обеспечивала прозрачность всего процесса. Иногда согласование оплат затягивалось на длительное время, заявки могли теряться в почте. Это приводило к просрочке платежей или к несвоевременным расходам.

Какие задачи ставили

  • сократить время согласования заявок на оплату;
  • настроить алгоритм согласования в зависимости от типа заявки;
  • повысить исполнительскую и платежную дисциплину;
  • соблюдать лимиты расходования денег;
  • повысить точность исполнения бюджета.

Финансовая часть работы с заявками была реализована в "1С:ERP", а весь процесс согласования решено было проводить в "1С:Документооборот", возвращая статус согласования в "1С:ERP".

Как проходило внедрение "1С:Документооборот"

  • Реализована бесшовная интеграция с "1С:ERP"
  • Разработаны маршруты согласования по различным условиям
  • Разработано отдельное рабочее место согласования заявок на расходование ДС
  • Создана отдельная обработка для закрытия незавершенных задач на ознакомление
  • Разработан отчет по заявкам, которые прошли по маршруту согласования, но по определенным причинам не было изменения статуса в "1С:ERP"
  • Доработан механизм смены статусов согласования в "1С:ERP" – типовая интеграция не позволяет корректно возвращать статус из 1С:ДО"

Результат внедрения

  • Электронное согласование 400-500 заявок ежедневно
  • Оперативная обработка всех заявок и формирование платежной дисциплины
  • Сохранение истории согласования заявки
  • Отдельная цепочка согласовании сверхбюджетных заявок на оплату

Благодаря разработанному процессу согласования платежи совершаются вовремя и остаются в рамках запланированных лимитов.

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Управление денежными средствами (казначейство)
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

1. Информация о компании:
Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора».
2. Исходная ситуация:
В компании происходит активное движение денег – как поступлений, так и оплат. Ежедневно создается около 300 платежных поручений, что требует контроля.
Ранее все согласования происходили через электронную почту. Существовали устные регламенты, у кого, что и в каких случаях согласовывать. Такая система создавала сложности в поддержании исполнительской дисциплины и не обеспечивала прозрачность всего процесса. Иногда согласование оплат затягивалось на длительное время, заявки могли теряться в почте. Это приводило к просрочке платежей или к несвоевременным расходам.
3. Выбор продукта:
"1С:Документооборот" – очевидное решение для интеграции с 1C:ERP.
4. Решение:
Что было предложено заказчику для решения его задач и удовлетворения потребностей, какие работы были проведены в ходе проекта.
По методической части:
-Разработаны маршруты согласования по различным условиям
-Разработка классификаторов
-Проектирование прав доступа
-Разработан отчет по заявкам, которые прошли по маршруту согласования, но по определенным причинам не было изменения статуса в 1С:ERP
По технологической части:
-Реализована бесшовная интеграция с 1С:ERP
-Разработано отдельное рабочее место согласования заявок на расходование ДС
-Создана отдельная обработка для закрытия незавершенных задач на ознакомление
-Доработан механизм смены статусов согласования в 1С:ERP – типовая интеграция не позволяет корректно возвращать статус из 1С:ДО
5. Результаты проекта:
-Электронное согласование 400-500 заявок ежедневно
-Оперативная обработка всех заявок и формирование платежной дисциплины
-Сохранение истории согласования заявки
-Отдельная цепочка согласовании сверхбюджетных заявок на оплату
-Благодаря разработанному процессу согласования платежи совершаются вовремя и остаются в рамках запланированных лимитов.
6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию.
7. Параметры проекта
Необходимо указать параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников. 350.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 100.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 99 тыс.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: да, оформлен договор сопровождения.

Выполнены следующие работы:

  • Дистанционное обучение пользователей
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ
по автоматизации работы в ООО «АЛЕФ-М»
на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»
Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, а том числе эксклюзивные.
В ходе разработки проекта внедрения ERP-системы с нашим партнером ООО «Ай-Ти Джет» мы пришли к необходимости автоматизировать процесс согласования заявок на оплату.
Для этих целей была приобретена лицензия на 1С:Документооборот 8 КОРП.
Специалисты «Ай-Ти Джет» разработали маршруты согласования заявок, а также реализовали бесшовную интеграцию с 1C:ERP.

Количество автоматизированных рабочих мест: 100.
Система введена в эксплуатацию в сентябре 2021 года.
Успешно применяя в работе 1С:Документооборот 8, мы рекомендуем данный программный продукт для автоматизации учета и управления на предприятии, а компанию ООО "Ай-Ти Джет" - в качестве надежного партнера.

Отзыв клиента