Автоматизация ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ГБПОУ "26 КАДР"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Строительный колледж № 26 создано на основании постановления Правительства Москвы № 724-ПП от 19.10.2004 г. и приказа Департамента образования города Москвы № 785 от 01.12.2004г.
В настоящий момент в структуру ГБПОУ «26 КАДР» входит четырнадцать подразделений, на базе которых осуществляется подготовка специалистов в области архитектуры и дизайна, информатики и логистики, экономики и бухгалтерского учета, переработки нефти и газа, жилищно-коммунального хозяйства, ремонта автомобилей и др., реализуются программы дополнительного образования, осуществляется административно-хозяйственное обеспечение деятельности колледжа.
Для построения эффективного процесса управления обращениями граждан в соответствии с нормами Федерального закона руководство Аппарата Совета Депутатов Муниципального округа Черемушки решило автоматизировать документооборот. Была поставлена задача улучшить качество предоставляемых услуг и выйти на новый формат взаимоотношений с гражданами.
В качестве основного программного продукта выбрали «1С: Документооборот государственного учреждения 8». Партнером по проекту стала компания «1С-Архитектор бизнеса», которая 24 года занимается разработкой и поддержкой продукции фирмы «1С». Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» провели следующие работы:
• установка системы;
• настройка прав доступа;
• заполнение справочников;
• индивидуальное обучение пользователей;
• консультации по работе с программой.
Ключевые итоги проекта:
• Уменьшены сроки оформления и обработки заявления. Каждому запросу гражданина присваивается уникальный номер. Ведется справочник физических лиц по ФИО, который легко выгружается в форматах excel, word и др. Страница «История переписки» поможет узнать необходимые данные.
• появилась четкая и прозрачная система документооборота. Руководители отделов в режиме онлайн отслеживают задачи, оценивают их срочность и контролируют своевременность исполнения. Эффективность работы каждого сотрудника отражается в отчетности по исполнительской дисциплине. Это повышает производительность труда и экономит временные ресурсы.
• Реализована возможность автоматически создавать ответы с использованием типовых шаблонов. Организован удобный поиск. Для идентификации можно применять дополнительные признаки (номер договора, полиса, адрес и т.д.).
• Обеспечена конфиденциальность и сохранность информации.
• Сокращено время на составление отчетности и проведение аналитики. Программа формирует отчеты, иллюстрирующие динамику количества обращений, их статусы и сроки исполнения.
• Единый электронный архив документов исключает риски несанкционированного доступа и утечки данных.
Система была развернута на 70 рабочих местах. На сегодняшний день ведется консультационная поддержка программы и информационно-технологическое сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика