Автоматизация маркировки лекарственных средств в ГБУ Республики Крым "Санаторий для детей и детей с родителями "Морской" на базе "1С:Медицина. Больничная аптека ред. 2"

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ «САНАТОРИЙ ДЛЯ ДЕТЕЙ И ДЕТЕЙ С РОДИТЕЛЯМИ «МОРСКОЙ»
Заозерное пгт, Август 2021

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 2

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 2

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ «САНАТОРИЙ ДЛЯ ДЕТЕЙ И ДЕТЕЙ С РОДИТЕЛЯМИ «МОРСКОЙ»

Об организации: Сегодня санаторий является детским специализированным клиническим учреждением, в котором можно не только отдохнуть, но и получить ряд оздоровительных процедур. Санаторий ГБУРК «СДДР «Морской» предлагает оздоровление детей от 6 — 17 лет, детей от 6 мес. с родителями, взрослых — круглогодично. Санаторий «Морской» в Крыму состоит из двух корпусов и коттеджа. В первом корпусе стандартные двухместные номера, во втором 2–3 местные номера повышенной комфортности, а коттедж состоит из 10 «семейных» номеров. Номерной фонд: 2-3 этажные корпуса. 2- 3-4 х местные номера с удобствами в номере (душ. туалет, холодильник, телевизор в номере, кондиционер.

Как происходит учет: 

В далёком 2015 году была установлена программа "1С:Медицина. Больничная аптека ред. 1" для ведения учета лекарственных средств. Которая использовалась для ведения складского учёта, однако бухгалтерам было удобнее работать «своими способами» - то есть вести множество таблиц в excel, прикладное решение было установлено, но фактически не использовалось, так как обучение им давалось сложно. Списание лекарственных препаратов для пациентов происходит на безвозмездной основе, при выдаче в отделение. После ввода обязательной маркировки лекарственных средств ситуация кардинально изменилась. У фармацевтов были проблемы с контролем лекарственных препаратов, их сроков годности, им приходилось вручную проверять каждую пачку, так как данные по их таблицам excel не всегда совпадали с реальностью. Системный администратор попросту устал вручную формировать xml файлы для передачи в «Честный знак», и тогда было принято решение возобновить внедрение ПП "1С:Медицина. Больничная аптека". 

Какие цели стояли перед нашей организацией?
  • Совершить переход с первой редакции, сохранить и перенести все справочники и данные в новую редакцию.
  • Автоматизация процесса маркировки лекарственных средств.
  • Составление удобной и «понятной» инструкции для фармацевтов, которые будут вести учёт в новой для них программе. Обучение персонала.
  • Доработки в программе под особенности учреждения.
  • Выгрузка и загрузка данных в бухгалтерскую систему (1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0).
  • Создание аналитической отчетности для возможности контроля срока годности лекарств, их распределение по пациентам, контроль маркированных лекарств, и их выдача в первую очередь. 

Как происходил процесс автоматизации:

Специалистами ООО «АйТи-Портал» и руководящим составом санатория было проведено собрание, в котором были выявлены основные проблемы и поставлены цели автоматизации рабочего процесса, связанного с маркировкой лекарств. Одной из главных проблем был «страх» сотрудников перед программой, они боялись сделать что-то не так, и им было тяжело переходить на нечто новое и незнакомое: «Куда же мы без своих таблиц?». В рамках освобождения сотрудников от этого страха, специалисты продемонстрировали возможности программы, показали, что на деле не всё так сложно, как им представляется, и что процесс работы занимает гораздо меньшее время, в сравнении с ручным учётом. Была составлена подробная пошаговая инструкция «что и как делать, в какой очередности» вплоть до того, какую кнопку нажимать. Поначалу фармацевтам и медсёстрам было трудно, но со временем они научились выполнять основные процессы в программе автоматически.

В процессе внедрения производились настройки программного продукта, выбор сканера штрих-кодов, получение регистратора выбытия, настройка взаимодействия с системой «Честный знак», отработка основных процессов, синхронизация данных с бухгалтерской программой.
После успешного внедрения программы, встал вопрос об автоматизации некоторых процессов работы: 

1. Основные поставщики давно просили перейти на ЭДО, так как документы всё время «терялись», «не доходили» и вообще настаивали на том, что это гораздо удобнее.
Сказано – сделано, настройка ЭДО заняла буквально 10 минут, а процесс обмена документами упростился в десятки раз - не нужно бесконечно покупать марки, составлять авансовые отчеты, отправлять и получать письма, нажали кнопку «отправить и получить – вуаля, готово».

2. Упрощение сбора информации data matrix кодов с помощью терминала сбора данных (ТСД). Так как оборот лекарств довольно существенный, а интернет в складских помещениях не всегда бывает лучшего качества (иногда и вовсе отсутствует) было принято решение использовать ТСД для сбора данных кодов маркировки, и дальнейшего переноса в программу, что сократило временные затраты в несколько раз. 

3. Была поставлена задача по планированию закупки и списания лекарственных препаратов для пациентов наперёд, на основании которого были введены доработки, которые позволили вести расчет заказов поставщикам на несколько месяцев вперёд с учётом имеющихся на складе остатков. 

4. Приказом Минздрава было установлено, что клиенты санатория должны иметь справку об антителах COVID-19, как минимум за 2 дня до отъезда в санаторий, в связи с чем были введены доработки по контрагентам, добавлен специальный документ, в котором фиксировались физические лица, у которых данная справка есть.

В результате всех работ были автоматизированы следующие процессы:
  • полная автоматизация ведения маркированных лекарств
  • складской учет в разрезе сроков годности, типа лекарств
  • отлажена система работы с поставщиками и пациентами (заказы, выдача в отделения)
  • расширена аналитика информации об контрагентах
  • создана система для расчета заказов лекарственных препаратов
  • перенос данных в бухгалтерскую систему 

В будущем организация планирует доработки системы "1С:Медицина.Больничная аптека", ведутся переговоры о расширении стандартного функционала программы, необходим учет номерного фонда, планирование по «шахматке», контроль наполнения номеров, бронирование (хотят видеть всё в одной программе, соединить аптечный учет и номерной). Сейчас разрабатывается техническое задание и подбор наиболее выгодных вариантов для клиента, будет ли дорабатываться конфигурация 1С:Больничная аптека, или же предложено специальное решение для ведения номерного фонда.

Автоматизированы следующие функции:

  • Анализ информации о потребности в лекарственных препаратах
  • Вывод из оборота лекарственного препарата для оказания медицинской помощи
  • Поступление и учет маркированной продукции на склад
  • Создание/обновление справочника номенклатуры (1С-Номенклатура/ИТС Медицина)
  • Учет запасов, списания лекарственных препаратов

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В результате всех работ были автоматизированы следующие процессы:
- полная автоматизация ведения маркированных лекарств
- складской учет в разрезе сроков годности, типа лекарств
- отлажена система работы с поставщиками и пациентами (заказы, выдача в отделения)
- расширена аналитика информации об контрагентах
- создана система для расчета заказов лекарственных препаратов
- перенос данных в бухгалтерскую систему

Выполнены следующие работы:

  • Дистанционное обучение пользователей
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика