Внедрение системы «1С:Управление торговлей» на платформе 1С:Предприятие 8.0 было выполнено в ООО «Ставрополец» (г. Ставрополь), занимающимся производством и реализацией алкогольной продукции по Ставропольскому краю и за его пределы.
С помощью системы «1С:Управление торговлей» была автоматизирована деятельность отдела продаж:
- планирование и анализ продаж;
- выписка сопроводительных документов;
- складской учет;
- контроль и оценка работы менеджеров.
Открытость платформы позволиао легко модифицировать и развить систему:
- создание печатных форм документов (Справка А, Удостоверение о качестве),
- контроль лицензий покупателей,
- расчет и учет акцизов,
- учет НДС.
Внедрение данного решения позволило снизить издержки и повысить производительность труда персонала.
В конфигурацию были внесены следующие дополнения и изменения:
Справочник «Лицензии»
В справочник заносится информация обо всех лицензиях клиентов и компании. Для каждой лицензии задается получатель лицензии, номер и серия лицензии, дата выдачи лицензии, сроком действия лицензии, орган, выдавший лицензию, и список алкогольной продукции, на которые действует данная лицензия.
Справочник «Сертификаты соответствия»
В справочник заносится информация обо всех сертификатах соответствия компании.Для каждой лицензии задается получатель сертификата, номер сертификата, дата выдачи сертификата, сроком действия сертификата, орган, выдавший сертификат, и список алкогольной продукции, на которые действует данный сертификат.
Справочник «Номенклатура»
Для алкогольной продукции в форме элемента справочника устанавливается флаг «Алкоголь». Для просмотра и редактирования характеристик алкогольной продукции нужно перейти на дополнительные закладки «Алкогольные показатели» и «Физико-химические характеристики».
На закладке «Алкогольные показатели» задаются следующие показатели:
- ставка акциза в рублях, которая выбирается из справочника «Ставки акцизов»
- процент ставки акциза из списка значений,
- крепость продукции в числовом значении процента,
- перечень маркировки федеральными специальными марками,
- дата государственной регистрации продукции,
- номер удостоверения,
- ГОСТ, которому соответствует продукция,
- температура хранения.
Показатели Ставка акциза, Процент ставки акциза, Крепость и Объем являются обязательными для заполнения.
На закладке «Физико-химические характеристики» задаются нормативы физико-химических характеристик по удостоверению качества (содержание этилового спирта, сивушного масла, альдегидов, метилового спирта, сложных эфиров и щелочность), а также внешний вид, цвет и запах продукции.
Фактические показатели физико-химических характеристик по удостоверению качества хранятся в регистре сведений «Удостоверение о качестве».
Для планового контроля наличия товаров на складе задаются минимальные остатки товаров на складах, такая информация хранится в регистре сведений «Минимальные остатки».
Справочник «Ставки акцизов»
Справочник "Ставки акцизов" предназначен для хранения различных значений ставок акциза.
Элемент данного справочника определяет численное значение ставки налога и вид подакцизного товара.
Регистр сведений «Удостоверение о качестве»
В регистр сведений удостоверение о качестве заносятся фактические физико-химические показатели по удостоверению качества.
Для каждого удостоверения о качестве задается номер, дата составления, номенклатура, на которую выписано удостоверение, физико-химические показатели (содержание этилового спирта, , сивушного масла, альдегидов, метилового спирта, сложных эфиров и щелочность).
Регистр накоплений «НДС продажи»
Регистр накоплений «НДС продажи» предназначен для хранения данный о выписанных и оплаченных счет-фактур.
Регистр накоплений «Продажи организации»
Регистр накоплений «Продажи организации» предназначен для хранения данный количестве и стоимости (с учетом и без учета налогов) реализованных товаров (работ, услуг) в разрезе организаций.
ДОКУМЕНТЫ
Документ «Внутренний заказ»
Документ "Внутренний заказ" оформляется в том случае, если необходимо, исходя из потребностей склада, пополнить запас товаров на складе. Есть возможность заполнить табличную часть документа по минимальным остаткам, заданных для каждой номенклатурной позиции в справочнике.
Документ «Заказ от покупателя»
Документ "Заказ покупателя" предназначен для оформления предварительной договоренности о намерении покупателя приобрести номенклатуру. Если параметрами цен в документе установлен учет акциза, то в документе видны графы ставки акциза, процента акциза и суммы акциза. По умолчанию в документ проставляются ставки налогов и процент акциза, установленные в справочнике. Но возможно изменение ставок налогов и процента акциза непосредственно в самом документе.
Документ «Корректировка заказа покупателя»
С помощью документа «Корректировка заказа покупателя» можно провести корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем. Если параметрами цен в документе установлен учет акциза, то в документе видны графы ставки акциза, процента акциза и суммы акциза. По умолчанию в документ проставляются ставки налогов и процент акциза, установленные в справочнике. Но возможно изменение ставок налогов и процента акциза непосредственно в самом документе.
Документ «Реализация товаров»
Документ "Реализация товаров" предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) товаров.
Если параметрами цен в документе установлен учет акциза, то в документе видны графы ставки акциза, процента акциза и суммы акциза. По умолчанию в документ проставляются ставки налогов и процент акциза, установленные в справочнике. Но возможно изменение ставок налогов и процента акциза непосредственно в самом документе. Документ формирует печатную форму по типовой форме «ТТН», «Справка к ТТН (Раздел А)» и «Удостоверение о качестве».
Документ "Регистрация оплаты от покупателей для НДС"
Документ «Регистрация оплаты от покупателей для НДС» предназначен для регламентной регистрации в системе учета НДС поступлений денежных средств и иного имущества от покупателей (заказчиков) за реализованные товары (работы, услуги). Данный документ не предназначен для регистрации полученных авансов (авансы регистрируются с одновременной выпиской счетов-фактур при помощи обработки "Регистрация счетов-фактур на аванс").
Регистрация должна выполняться после того, как будут выверены все данные о расчетах с покупателями.
При автозаполнении документа анализируются записи регистра накоплений «Взаиморасчеты компании с контрагентами», которые могут рассматриваться как поступление оплаты для целей НДС.
Если при этом в регистре «НДС продажи» есть записи по реализации этим покупателям, по которым ранее не была зарегистрирована оплата, то сумма и иные реквизиты предполагаемой оплаты попадают в табличную часть документа «Регистрация оплаты от покупателей для НДС».
В дальнейшем пользователь может корректировать содержимое табличной части документа.
При проведении документа формируются записи (движения) в регистре «НДС продажи» с событием «Оплата» по каждой строке табличной части документа.
ОТЧЕТЫ И ОБРАБОТКИ
Обработка "Регистрация счетов фактуры на аванс"
Счета-фактуры на авансы, полученные за определенный период времени, можно сформировать и зарегистрировать в подсистеме налогового учета автоматизированным методом с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс».
Ставки НДС указываются для каждого аванса отдельно. При автоматическом заполнении табличной части по умолчанию указывается основная ставка НДС (18%/118%), но затем можно указать и другую ставку (сумма НДС при этом автоматически пересчитывается, исходя из вновь указанной ставки). При необходимости можно ввести разные строки с указанием различных ставок НДС вместо одной строки, которая предлагается автоматически, а также внести иные необходимые изменения перед проведением.
При выполнении обработки (кнопка "Выполнить"):
• Создаются счета-фактуры на аванс (отличительным признаком которых является номер, начинающийся с литеры "А");
• Созданные счета-фактуры автоматически регистрируются в учете (проводятся), в результате формируются записи в регистре «НДС продажи» с событием «Получен аванс»,
В случае, если за указанный период ранее уже были сформированы счета-фактуры на аванс, предлагается их удалить и сформировать заново, во избежание двойной регистрации счетов-фактур.
По кнопке "Список счетов-фактур (выд.)" можно просмотреть сформированные счета-фактуры.
Групповая печать счетов-фактур на аванс в данной обработке не предусмотрена, но это можно сделать с помощью универсальной обработки «Групповая обработка справочников и документов» (правда, следует учитывать, что нельзя распечатать только счета-фактуры на аванс - только все выданные счета-фактуры за определенный период).
Отчет "Книга продаж"
Отчет «Книга продаж» позволяет сформировать книгу продаж в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2.12.2000 г. № 914 с учетом последующих изменений и дополнений за заданный пользователем период.
Основанием для отчета служат записи в регистре «НДС продажи» с событиями:
• «Получен аванс»;
• «Реализация» (при учетной политике «по отгрузке»);
• совокупность событий «Реализация» и «Оплата» (при учетной политике «по оплате»).
Указанные записи отбираются за установленный период.
Таким образом, перед формированием отчета необходимо:
• установить значение параметра учетной политики в части момента определения налоговой базы по НДС;
• зарегистрировать (в регистре «НДС продажи») все случаи реализации за период;
• зарегистрировать все поступления от покупателей и заказчиков, связанные с реализацией.
Отчет "Ведомость №16"
Универсальный отчет «Ведомость №16» вызывается из пункта меню «Отчеты»/»Взаиморасчеты с контрагентами»/»Ведомость №16».
Для отчета можно изменить настройки отчета, выбрав нужные показатели, группировки и установив соответствующие параметры отбора.
В таблице отчета после формирования представлена следующая информация:
• На начальное сальдо - показывается остаток по выбранным показателям (сумма, НДС, акциз, НП, всего) на начало периода формирования отчета.
• Отгрузка - показываются всю отгрузку товаров (работ, услуг) покупателю за период формирования отчета.
• Оплата - все оплаты от покупателей за период формирования отчета.
• Конечное сальдо - показываются остатки по выбранным показателям на конец периода формирования отчета.
Отчет "Данные о дебиторской задолженности"
Отчет «Данные о дебиторской задолженности» позволяет получить информацию (стоимость задолженности с выделенным акцизом) о задолженности покупателей перед организацией в разрезе номенклатурных позиций, адреса доставки и даты возникновения долга.
Отчет "Акт сверки"
Отчет «Акт сверки расчетов» предназначен для формирования актов сверки расчетов по данным учета, отраженным в информационной базе. Ввиду того, что форма такого акта официально не утверждена, при создании печатной формы отчета учитывался порядок, сложившийся в последнее время в бухгалтерской практике.
Отчет "Продажи организации за период"
Отчет предназначен для анализа продаж организации за определенный период времени. В отчете выводится количество проданных товаров, сумма продаж, сумма НДС, акциз, сумма НП, себестоимость продаж и прибыль от продажи товаров.
Стоимостные характеристики выводятся в валюте управленческого учета. Количественные характеристики могут быть выведены в базовых единицах измерения или в единицах хранения остатков.
Отчет может быть сгруппирован по контрагентам, договорам, сделкам, а также по номенклатурным позициям. Можно детализировать отчет до уровня документа поставки и документа продажи.
Данные в отчете могут быть сгруппированы по свойствам контрагентов (например для анализа продаж в различных регионах) , а также по свойствам товаров (для укрупненного анализа товаров определенного вида, товаров основного производителя, вид алкогольной продукции и т.д). Можно произвести и более детальный анализ продаж в разрезе характеристик и серий товаров.
Отчет может быть в виде списка или кросс-таблицы. Отчет может быть выведен по организации в целом или по каждому подразделению компании.
Кроме того для сравнения продаж в различных периодах можно сгруппировать отчет по дням, неделям, месяцам, кварталам, годам.
Процесс внедрения проходил следующие этапы:
- Анализ деятельности и требований отдела продаж;
- Адаптация (доработка) типового программного продукта;
- Обучение сотрудников;
- Опытная эксплуатация – параллельная работа двух систем.