Автоматизация проектного управления в ООО "СЗ "ОРСО Групп" на базе "1С:Девелопмент: управление недвижимостью 2"

• Снижение темпов развития проектного управления в компании, связанного с быстрым ростом числа проектов в портфеле.
• Необходимость строгого финансового планирования и учета принимаемых проектных решений на этапах предпроектного эскизного моделирования для репрезентативного планирования будущей себестоимости реализации проекта и требуемой структуры портфеля проектов для сохранения темпов устойчивого развития компании.
• Недостаточный уровень развития системы менеджмента качества субподрядчиков в производственном контуре, что требует повышенного контроллинга в процессе приемки работ, как в натуральных показателях, так и в документальной составляющей.
• Отсутствие единого видения на графики и стоимость реализации проекта между подразделениями компании (проектным, экономическим, производственным и др).
• Наличие большого количество рекламаций от потребителей, требующих учета, контроля исполнения, определения стоимости, причин и виновников возникновения недостатков в качестве.
• Отсутствие единой системы управленческого учета, позволяющего видеть показатели в режиме on-line.
• Разрозненность данных в рамках проекта (документооборот, поручения исполнителям, графики работ, проектное бюджетирование, выполнение проекта в натуральных показателях и т.д.).
• Отсутствие единой системы для возможности управления компанией высшим менеджментов, что значительно понижало норму управляемости и приводило к недостаточности информации для принятия релевантных управленческих решений и снижению качества менеджмента в целом.

Как эта проблема/задача была решена.

Для решения данных задач нами было проведено исследование продуктов, имеющихся на данный момент в компании, а также предлагаемых на рынке программного обеспечения. В результате было принято решение использовать и развивать экосистему 1С, так как ряд конфигураций на текущий момент был успешно внедрен и эксплуатировался в компании.

В основу построения единой системы легли продукты: 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот, 1С:Риэлтор. В дополнение к ним была приобретена конфигурация 1С:Девелопмент – вокруг глубокой интеграции с которой и была построена единая экосистема проектного управления компанией девелопером.

На первом этапе было осуществлено техническое внедрение и обучение пользователей. Далее происходила поэлементная интеграция всех вышеописанных конфигураций в единую среду данных, разрабатываемую на базе 1С:Девелопмент.

Третьим этапом построена единая объектно-ориентированная модель элементов проекта, отражающая систему корпоративного управления проектами, действующая в компании.

Далее установлены жесткие взаимосвязи между элементами проекта и документами, представленными в других связываемых конфигурациях.

После завершения процесса глубокой интеграции и начала опытной эксплуатации был разработан и реализован план доработок ИСУП.

Внедрена система поручений, планирования и регистрации факта хоз. операций, управление процессом производства натуральных элементов (номенклатуры) на строительных площадках, учет и планирование поступлений в доходной части проекта, построение тендерных графиков и моделирования договорного плана в ходе реализации проекта.

Результаты проекта. 

В качестве основы для решения перечисленных задач было принято решение использовать программный продукт «1С:Предприятие 8. PM Управление проектами КОРП» компании «ИТ Лэнд». В дальнейшем он был объединен с «1С:Предприятие 8. Риэлтор». Управление продажами недвижимости. Стандарт в единую систему «1С:Девелопмент. Управление недвижимостью 2».

В результате удалось получить:

• Организовать единую структуру проекта в форме набора проектных задач с взаимосвязанными документами, сроками, ресурсами, номенклатурой, финансами и т.д.
• Организовать системную работу проектного офиса и руководителей проектов, путем организации единого графика по каждому проекту и возможности получения оперативной информации о ходе реализации в объемах или деньгах. А также построения дашбордов на основании утвержденных в компании индикативных показателей.
• Повысить качество производимого продукта, путем организации трехступенчатого контроля качества производимых элементов, бизнес-процесс, которого автоматизирован в рамках внедренной системы.
• Организовать контроль реализации поручений исполнителям в рамках проектных задач, что дополнительно повысило исполнительскую дисциплину, более чем на 15%.
• Обеспечить формирование единого документального окружения проекта, путем глубокой интеграции документооборота в структуру проекта, запрета существования документа без привязки, изменения маршрутов ДО и бизнес-процессов деятельности Административного сектора.
• Построена единая система коммуникаций в рамках проекта, позволяющая контролировать принимаемые проектные решения, формировать базу корпоративных знаний, о удачных и неудачных реализациях, четко разграничивать зоны ответственности в сфере проектных задач.
• В 3,5 раза сократить время и трудозатраты на поиск необходимых документов и подготовку операционной отчетной с в рамках реализации проектов.
• Предоставить для уровня топ-менеджмента систему аналитики, позволяющую панорамно обозревать показатели процессов, происходящих в компании и повысить норму управляемости.
• Снизить человеческий фактор в деятельности руководителей проектов и начальников строительства, при подготовке к началу тех или иных проектных задач и/или запуске бизнес-процессов в ходе реализации проекта.
• Сократить срок исполнения рекламаций с 44 дней до 27 путем систематизации входящих обращений, позволившей использовать групповые методики устранения замечаний.
• Сократить трудозатраты на сбор и подготовку отчетности в части проектного бюджетирования, что позволило расширить объем времени на сценарное моделирование и аналитику рынка в экономическом контуре тем же составом сотрудников.
• Разработать единую систему планирования договорной модели проекта, что позволило составить достоверный тендерный график на весь период реализации проекта и фактически свести к минимуму количество видов работ, не учтенных при планировании проекта на начальных этапах. Что опять же повысило качество планирования себестоимости реализации проекта и степень достижения заданных показателей эффективности.

 В частности, было реализовано:

• Настроена интеграция с Яндекс.трекером – используется для предоставления подрядным организациям проектных заданий, отслеживания ими через web-сервисы поставленных задач, фиксация выполненных работ. В РМ автоматически формируются документы по фактически выполненным работам, заявки на оплату работ подрядчикам. Все происходит в онлайн режиме;
• Канбан – настроено представление Канбан для проектных задач для удобства работы проектных менеджеров и сотрудников проектного офиса;
• Экономическая часть: формируется все, что связано с учетом затрат по проекту, планированию, освоению, подведению итогов.
• Проектное управление в части единой структуры проектов, которая является скелетом всего происходящего в компании. По сути, набор проектных задач, на который, как на елку, навешаны документы, деньги, сроки, поручения, хоз. операции, письма, емейлы, проектные решения и документация, экономика и финансы, казначейство... и т.д.  И, собственно, программная реализация всего этого в рамках единой иерархической модели.
• Мощная сквозная интеграция документооборота в производственный и управленческий учет, а также в связанные бизнес-процессы.
• Методологический и программный подход к связям с BIM моделями, при котором трекер, проектные задачи, экономика связываются с объектами недвижимости и остальными элементами многоквартирного жилого дома через ряд группирующих справочников. А со стороны BIMа 3D модель и смета.
• Договорной блок: модели построения договоров в рамках проекта + взаимосвязанные тендерные процедуры.
• Расчет результирующих показателей проекта, дашборды и сценарное моделирование Escrow.
• Разработаны наборы АРМ, путем гибкой настройки и доработки начальной страницы под конкретные функциональные блоки роли пользователя.

 Решения:

• 1С:Предприятие 8. PM Управление проектами КОРП, рег.номер 16374008. Количество лицензий – 20.
• 1С:Предприятие 8. Риэлтор. Управление продажами недвижимости. Стандарт, рег.номер 10672608.Количество лицензий – 10.
• 1С:Бухгалтерия ПРОФ 3, рег.номер 800504797. Количество лицензий – 5.

Реализация проекта проводилась совместно с партнеров фирмы 1С ООО «Информационные технологии-бизнес». Специалистами партнера оказывалась комплексная поддержка проекта:

• помощь в выборе ПП
• проведение демонстраций и встреч с разработчиками
• закупка ПО
• установка ПО
• консультации пользователей по функциональным возможностям продуктов
• помощь в формировании требований к доработкам
• реализация настроек ПП под требования нашей компании
• доработка требуемого функционала, если его не оказывалось в ПП.

Также специалисты партнера предоставляли рекомендации по оптимальным вариантам решениям задач нашей компании с помощью типового функционала ПП, озвучивали риски и недостатки решений, которые порой мы предлагали реализовать.

Основная стадия проекта длилась 4 месяца. В настоящий момент идет автоматизация управленческого учета, бюджетирования, ценообразования и сценарного моделирования.

«Комплексная информационная платформа – прочный фундамент и неотъемлемая часть развития любого современного бизнеса. Цифровизация подходов к проектной деятельности и повторяемым процессам один из важнейших элементов нашей регулярной деятельности, который предоставляет нам горизонт планирования увеличения объемов, качества и потребительских свойств производимого нами девелоперского продукта.»

Дробинин Михаил.

Руководитель отдела бизнес-аналитики и информационных технологий Орсо Групп.