Внедрение программного продукта 1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси в ЗАО "ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ"
ЗАО "ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ"
Направление деятельности: разработка и внедрение технологий по производству идентификационных и художественных голограмм.
Производство: голографическая продукция, предназначенная для маркировки и идентификации товаров народного потребления, ценных бумаг и документов (для защиты от подделки). За время работы предприятием изготовлено около 12 миллиардов голографических знаков.
Ситуация до
Одна из часто используемых в работе ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ» функция программы «1С: Документооборот для Беларуси» – управление договорами, которая включает в себя подготовку, согласование, исполнение и выполнение обязательств. Не хватало одной очень важной детали – контроля оплаты по договорам. Количество договоров у предприятия сотни, контролировать использование потоков денежных средств по ним важный и ответственный процесс. Чтобы исключить возможность переплаты по договорам, контролировать суммы договоров и ускорить процесс создания «Документов на оплату», руководство ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ» поставило задачу: автоматизировать функцию отслеживания сумм платежей по договорам с Поставщиками.
Что было сделано
Выполнена доработка программы «1С: Документооборот для Беларуси» в части контроля платежей по договорам.
Как работает программа сейчас
В программе ведется автоматический учет сумм договоров с Поставщиками. При формировании «Документа на оплату» и указании даты и номера договора, пользователю выводится информация о неоплаченной сумме по договору. Система оценивает соотношение объемов платежа с уже имеющимися оплатами, и если найдется несоответствие, то осуществить данную операцию будет невозможно. При попытке указать сумму в «Документе на оплату» больше суммы остатка по договору, система не позволяет провести такой документ и выведет уведомление об объеме превышения.
Существующая система документооборота дала возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигнут за счёт:
- автоматизации процесса контроля оплаченных сумм по договорам
- сокращения временных затрат сотрудников на создание «Документов об оплате»
- повышения эффективности контрольной деятельности.
Результаты
- У сотрудников появилась возможность дополнительного контроля суммы договора, подлежащей оплате.
- Использование системы автоматического контроля сумм оплаты свела к нулю возможность переплаты по договорам, которые находятся на стадии исполнения.
- Новая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении финансовых потоков.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Голографическая индустрия - наш давний клиент, сотрудничаем с 2007г.
Возникла необходимость в наладке процессов, их автоматизации и управлении совместной работой сотрудников. Программный продукт "1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси" был приобретен клиентом ранее.
В рамках внедрения выполнены следующие работы:
- Формирование и контроль исполнения докладных записок, внутренних поручений и задач;
- Регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
- Настройка шаблонов маршрутов движения документов;
- Учет отсутствия сотрудников;
- Контроль сроков и объемов выполнения задач;
- Планирование, организация и проведение мероприятий.
Основные задачи, которые решил программный продукт:
1. Повышение качества управляемости;
2. Укрепление исполнительской дисциплины;
3. Непрерывность движения документа, наличие ответственного за исполнение документа в каждый момент времени;
4. Получение отчётности по различным типам, статусам и реквизитам документов;
5. Автоматизация процессов согласования документов.
Выполнены следующие работы:
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
ЗАО «ГОЛОГРАФИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ» специализируется на производстве голографической продукции, предназначенной для маркировки и идентификации самого широкого круга товаров, ценных бумаг и документов.
Наступил момент, когда нашей компании потребовалось автоматизировать работу с документами. В связи увеличением объема документов потребовалось упорядочить работу сотрудников с документами (договорными, входящими и исходящими) и оптимизировать ее.
«1С: Документооборот 8 КОРП для Беларуси» – это хороший инструмент с проверенной методикой его использования.
Партнером по внедрению выбрана группа компаний «Аверсон», которая на протяжении многих занимается разработкой и поддержкой программных продуктов линейки «1С».
В ходе реализации проекта по состоянию на 20.09.2021 года были достигнуты следующие цели:
-Обеспечение контроля движения документов;
-Сокращение затрат времени сотрудников на обработку документов;
-Автоматизации процесса выдачи поручений и контроля их исполнения;
-Обеспечение возможности проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала;
-Построение единой базы архива документов