Автоматизация корпоративного документооборота с использованием прикладного конфигурации 1C:Документооборот КОРП для АОМЗ

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ИНФОРМАЦИЯ О ЗАКАЗЧИКЕ
Акционерное Общество “Азовский оптико-механический завод” (АО “АОМЗ”) – одно из крупнейших предприятий на Юге России. История завода представляет собой сложный, но интересный путь становления от обычных механических мастерских до современно оснащенного предприятия. Объединение десятилетиями специализировалось в области приборо- и машиностроения, что дает ему возможность изготавливать изделия высшей степени сложности и точности: спектральную и тепловизионную технику, медицинские приборы, оптико-механические и оптико-электронные изделия и, наконец, продукцию для аэрокосмического комплекса.
ИСХОДНАЯ СИТУАЦИЯ
Для оформления заявок на техническое обслуживание, например, связанных с заведением новых пользованием, корректировки прав доступа, устранения неполадок в работе печатного оборудования и пр., использовался документ «Служебная Записка»; записку оформляли на бумаге в произвольном формате, подписывали у вышестоящего руководителя, и через секретаря одного из заместителей периодически консолидировали в ИТ службе завода. Такое положение дел создавала существенную нагрузку на Секретариат, не позволяло решать задачи в приемлемые сроки, а также исключало возможность проведения какого-либо анализа потребностей пользователей, что не позволяло планировать работу ИТ службы.

РЕШЕНИЕ

ВЫБОР ПРОДУКТА
Для автоматизации заявок на обслуживание пользователей в ИТ службы была выбрана тиражная конфигурация 1С:Документооборот. Один из ключевых факторов – это возможность масштабировать данное решение, и использовать его в дальнейшем не только для автоматизации заявок на ИТ, но и для автоматизации договорной работы и канцелярского документооборота. Важно было также то, что 1С:ДО входил в реестр отечественного ПО. А также мог дополнить в будущем функциональность 1С:ERP, внедрение которой стартовало на АОМЗ, до начала проекта по автоматизации заявок в ИТ службу.
ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Внедрение системы электронного документооборота с использованием конфигурации 1С:Документооборот КОРП для автоматизации основных процессов управления коммуникациями между ИТ-специалистами Заказчика и пользователями различных корпоративных информационных системе, а также возможностью масштабирования.
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
-- обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения коммуникациями между подразделениями в организации Заказчика
-- создание платформы для централизации отдельных бизнес-процессов в рамках ИТ-службы и дальнейшее масштабирование автоматизированной системы на базе 1С:Документооборот КОРП на другие подразделения организации Заказчика;
-- оптимизация сроков реагирования на обращения пользователей;
-- обеспечение протоколирования деятельности специалистов ИТ службы в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
-- обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
БИЗНЕС-ЕДИНИЦЫ ДЛЯ ПОДКЛЮЧЕНИЯ К СЭД
ИТ служба Акционерного Общества «Азовский оптико-механический завод» (АО «АОМЗ»), территориально объект автоматизации расположен по адресу: г. Азов, Ростовская обл., ул. Промышленная, 5
ЭТАПЫ ПРОЕКТА:
Этап 1. Формирование требований к ИС: Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
Этап 2. Проектирование ИС: Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
Этап 3. Разработка ИС: Настройка отчетов и форм документов для специалистов ИТ службы и сотрудников подающих заявки
Этап 4. Проведение ОПЭ: Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
Этап 5. Ввод в ПЭ: Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны акты выполненных работ, завершены расчеты по договору
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ АРХИТЕКТУРА
1. Трекер задач, позволяющий фиксировать заявки сотрудников Заказчика на обслуживание, с возможностью контроля , управления приоритетами и исполнительской дисциплиной
2. Настройка уведомлений участников процесса
3. Аналитическая отёчность, в разрезе занятости специалистов, источников заявок, предметов обслуживания
Реализация всех функциональных требований Заказчика была выполнена в рамках типового функционала тиражной конфигурации 1С:ДО КОРП
ИТОГИ ПРОЕКТА ДЛЯ БИЗНЕСА
Возможность анализировать наиболее узкие места в работе ИТ инфраструктуры предприятия, сокращать простои в работе пользователей из за технических неполадок в работе программного обеспечения и оборудования; возможность целевого планирования компетенций специалистов ИТ службы с учетом потребностей, возникающий в рамках обеспечения бесперебойной работы ИТ инфраструктуры Заказчика.
СОСТОЯНИЕ ПРОЕКТА
На данный момент система на базе 1С:Документооборот КОРП находится в промышленной эксплуатации. На ближайший бюджетный период запланировано развитие проекта в части автоматизации договорной работы в части ГОЗ (гособоронзаказа).
ПАРАМЕТРЫ ПРОЕКТА
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников. Всего на предприятии числится примерно ~500 человек; автоматизированных рабочих мест - 60
Число автоматизированных рабочих мест.: 60
Количество документов, обрабатываемых в год: не более 40 000
Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
Обучение: дистанционное обучение пользователей
Осуществляется ли сопровождение: в рамках платной подписки ИТС

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей