Автоматизация корпоративного документооборота с использованием прикладного конфигурации 1С:Документооборот КОРП для АО РЦПКБ "СТАПЕЛЬ"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ИНФОРМАЦИЯ О ЗАКАЗЧИКЕ
Ростовское центральное проектно-конструкторское бюро «Стапель» оказывает проектно-конструкторские услуги предприятиям водного транспорта. За период работы с 1952 года проектное бюро заняло ключевые позиции по ряду направлений деятельности, основными из которых являются проектирование судов, производство СНО, работы в области крутильных колебаний и виброакустики. Десятки компаний по всей России считают проектное бюро «Стапель» своим постоянным проектантом и партнером.
ИСХОДНАЯ СИТУАЦИЯ
На предприятии до внедрения 1С:Документооборот не использовалось никаких СЭД. Существенная часть документооборота находилась в системе PLM, однако задачи канцелярии, договорного отдела и других обслуживающих подразделений не входили в контур автоматизации. Поскольку объем документов у Заказчика существенно увеличивался, а использовать узко-специализированное решение для автоматизации инженерного документооборота для автоматизации работы с корпоративными документами было невозможно, решено было инициировать проект по автоматизации с использованием универсальной СЭД.
ВЫБОР ПРОДУКТА
Для автоматизации корпоративного документооборота была выбрана конфигурация 1С:Документооборот. Решающим фактором стало то, что данный продукт разработан на платформе 1С:Предприятие. Решения 1С уже использовались Заказчиком для автоматизации бухгалтерского учета и расчета заработной платы, и добавление еще одной тиражной конфигурации позволяло оставаться в рамках уже используемых технологий – руководство предприятия категорически отказывалось обеспечивать расширение компетенций штатных ИТ-специалистов и добавлять какие-то еще решения, отличные от 1С и разработок компании АСКОН.
ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Внедрение системы электронного документооборота с использованием конфигурации 1С:Документооборот КОРП должно решать задачи по переводу в электронный вид канцелярского документооборота, сделать прозрачной процедуру согласования договоров, обеспечить контроль поручений, а также облегчить поиск в архиве бумажных документов Заказчика.
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
-- в части канцелярского документооборота обеспечить 100% перевод внутренних документов в электронный формат, а также оцифровать настолько насколько это возможно исходящие и входящие канцелярские документы, возникающие в процессе осуществления хозяйственной деятельностью
-- в части автоматизации договорной работы сократить время, затрачиваемое на согласование договоров
-- обеспечить быстрый поиск в архиве бумажных документов
-- обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
БИЗНЕС-ЕДИНИЦЫ ДЛЯ ПОДКЛЮЧЕНИЯ К СЭД
Акционерное общество Ростовское ЦПКБ «Стапель» расположено территориально в предлах одного офисного здания, с использованием единой локальной сети, без необходимости подключения удалённых сотрудников, по адресу: Ростов-на-Дону, ул. 2-я Володарского, 76/23 А, офис 301

ЭТАПЫ ПРОЕКТА:
Весь функциональный объем проекта был разбит на 4 блока:
-- Задачи
-- Архив
-- Договоры
-- Канцелярия
Выполнение работ велось последовательно, то есть приступать к решению задач по одному блоку можно было после передачи в промышленною эксплуатацию предыдущего функционального блока.
Во всех случаях исполнение проходило по следующим этапам:
Этап 1. Формирование требований к ИС: Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
Этап 2. Проектирование ИС: Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователей и ролей и пр.
Этап 3. Разработка ИС: Настройка отчетов и форм документов
Этап 4. Проведение ОПЭ: Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
Этап 5. Ввод в ПЭ: Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны акты выполненных работ, завершены расчеты по договору
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ АРХИТЕКТУРА
1. Задачи: единый трекер задач, позволяющий фиксировать задачи сотрудников, контролировать исполнение управлять приоритетами, в целом исполнительской дисциплиной
2. Договоры: автоматизация процессов согласования договоров, уведомление о работах в рамках того или иного договора
3. Архив: создание топологии архива, оцифровка части документов с возможностью быстрого доступа и поиска по томам, делам в архиве
4. Канцелярия: перевод в электронный формат нескольких видов документов:
-- Внутренних служебных записок
-- Входящих писем
-- Исходящих писем
В процессе реализации проекта на этапе разработки технического задания были обозначены функциональные разрывы, для каждого из которых было предложено два варианта решения:
1. Компромиссный подход в рамках типового функционала
2. Описание необходимых модификаций для полного соответствия функциональным требованиям Заказчика.
На момент ввода в эксплуатации конфигурация 1С:Документооборот оставалась на поддержке, и изменений в работу конфигурации с использованием доработок не вносилось.
ИТОГИ ПРОЕКТА ДЛЯ БИЗНЕСА
Заказчик перевел существенную часть внутренней документации в цифровой формат, что существенно сократило затраты на закупку бумаги, поддержку парка мечтающей и множительной техники. В части договорной работы таже были достигнуты запланированные цели – сокращения срока прохождения согласования договоров. Еще одно существенное преимущество для бизнеса заказчика – это более оперативный старт работ по подписанным и согласованным договорам. Ранее из-за временного зазора на заключительном этапе возникал простой, часто ведущий к несоблюдению сроков договора.
Частичная цифровизация архива позволила существенно сократить время на поиск документов. А призрачность контроля при постановке задач повысила исполнительскую дисциплину в РЦПКБ «Стапель», то есть для повышения личной эффективности сотрудников достаточно было просто своевременно фиксировать поставленные задачи – все это существенно сказалось на качестве и сроках их исполнения.
СОСТОЯНИЕ ПРОЕКТА
На данный момент система на базе 1С:Документооборот КОРП находится в промышленной эксплуатации. На ближайший бюджетный период запланирована полная оцифровка бумажного арихива, а также подключение сервисов 1С:ЭДО для работы в дальнейшем с электронными договорными документами с теми контрагентами, с которыми это возможно.
ПАРАМЕТРЫ ПРОЕКТА
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников. Всего на предприятии числится примерно ~100 человек; автоматизированных рабочих мест - 50
Число автоматизированных рабочих мест.: 50
Количество документов, обрабатываемых в год: не более 10 000
Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
Обучение: дистанционное обучение пользователей
Осуществляется ли сопровождение: в рамках платной подписки ИТС

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)