Автоматизация торговой деятельности на базе "1С:Управление торговлей алкогольной продукцией" в ООО "Крымская водочная компания"

О компании

«Крымская Водочная Компания» – крупнейший производитель крепких алкогольных напитков и лидер в дистрибуции на территории Крыма. Компания входит в Русский водочный холдинги, на сегодня занимающий 6-е место в России по объему реализованной продукции. Бренды компании можно найти в десятках стран ближнего и дальнего зарубежья. Основные торговые марки – MEDOFF, Союз-Виктан, На Берёзовых Бруньках, Мърная.

Предпосылки

Предпосылками проекта стали:

• недостаточная гибкость настроек и медленная работа текущего функционала программного обеспечения торговых агентов;
• необходимость оптимизации работы с ЕГАИС;
• значительные трудозатраты на обновление конфигурации;
• отсутствие синхронизации данных  основной системы учета торговой деятельности и учета розничных продаж;
• отсутствие актуальной информации у торговых агентов по взаиморасчетам и истории заказов покупателей.

Цели и задачи проекта

Цели проекта: получение инструмента автоматизации бизнес-процессов, который соответствует требованиям законодательства по осуществлению торговли алкогольной продукцией и сопровождение которого будет менее трудозатратным по сравнению с предыдущей информационной системой.

Задачи проекта:

• детализировать функциональные и технические требования к системе;
• выполнить адаптацию системы под зафиксированные требования;
• реализовать интеграцию с системой регламентированного учета;
• реализовать перенос данных из предыдущей системы учета в новую;
• оптимизировать работу управленческого и регламентированного учета в части интеграции с ЕГАИС;
• автоматизировать деятельность торговых агентов и наладить обмен данными с управляющей системой в режиме real-time.

Предпроектные работы:

Проведено экспресс-обследование для уточнения целей и задач проекта, определены участники и предварительное содержание предстоящих работ.

Произведено детальное описание бизнес-процессов, проанализирована текущая конфигурация и сформированы детальные требования к функциональным возможностям 1С:УТАП с учетом требования о максимальном сохранении типового функционала.

Процесс разработки:

Для реализации проекта использовали комплексную проектную технологию, с помощью которой наша команда доработала типовую конфигурацию, разработала отчеты и печатные формы, организовала перенос данных из предыдущей информационной системы, провела консультации пользователей и запустила проект в эксплуатацию.

Для адаптации типового решения было сделано:

• оптимизирована структуру хранения нормативно-справочной информации;
• для поступающего товара реализован механизм проверки продукции, и автоматического сопоставления номенклатуры и контрагентов со справочниками ЕГАИС;
• изменен бизнес-процесс списания алкогольной продукции и оптимизирован механизм возврата товара поставщику;
• для оптимизации работы склада разработан блок учета норм убыли при хранении и транспортировке продукции;
• для оптимизации работы склада разработан блок учета рекламного (торгового) оборудования, передаваемого клиентам;
• реализован АРМ кладовщика (сборщика) по работе с ЕГАИС;
• разработан робот по созданию и отправке ТТН в ЕГАИС;
• разработаны отчеты по контролю необработанных исходящих ТТН ЕГАИС;
• для минимизации ошибок и увеличения скорости сборки товаров при отгрузке, добавлен документ "Подборный лист", который заполняется с помощью отдельного автоматизированного рабочего места, и хранит в себе информацию о товаре, номенклатуру и номер серии;
• добавлен механизм контроля  маркированной продукции при расхождении, недопоставке и возврате от клиента;
• разработан механизм контроля возврата подписанных документов от клиентов;
• автоматизирован процесс планирования движения денежных средств по данным из отчетов о работе торгового агента;
• произведена интеграция и доработка учетной системы с ПП Моби-С;
• расширены возможности торговых агентов, путем добавления в Моби-С ряда отчетов;
• разработан механизм учета сверок по торговому агенту;
• разработан блок контроля передвижения торговых агентов;
• добавлена возможность вести ценообразование по ассортименту;
• добавлен функционал учета промо-акций;
• расширен функционал скидок, путем добавления отраслевых специфик предприятия;
• разработан функционал учета ретро-бонусов от поставщиков;
• разработан функционал учета ретро-бонусов клиентам.

Результаты

В результате удалось автоматизировать блоки планирования, закупки, складского учета, розничных и оптовых продаж, работы торговых представителей, а также связанных с ними блоков ведения взаиморасчетов. Общая численность АРМ - 125 человек.

Об успешности проекта свидетельствуют показатели комплексного повышения эффективности деятельности компании:

• Увеличена скорость сборки товаров в 2 раза
• Увеличена скорость приемки и обработки заказов в 2 раза
• Сокращены трудозатрат на владение системой
• Автоматизирован учет оптовых и розничных продаж в единой информационной системе

Уникальность проекта:

Оптимизация и автоматизация бизнес-процесса кладовщика — упрощен подбор маркированного товара по определенным параметрам входящих данных. АРМ кладовщика "делает все сам": сверяет с ЕГАИС, формирует ТТН и сверяет данные на каждом уровне.

Переход на новую систему произведен без опытной эксплуатации и без остановки приема заказов и отгрузки. 

Срок запуска: 11 месяцев

Команда внедрения: 8 человек