Автоматизация учета на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в торговой компании Модерн Стайл

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания Модерн Стайл является ведущим поставщиком мебельной фурнитуры, комплектующих для шкафов-купе, дверной фурнитуры, торгового оборудования, а также встраиваемой техники и сантехники для кухни. Ассортимент продукции Модерн Стайл объединяет около 250 фабрик и поставщиков из Европы, России и Юго-Восточной Азии.

В связи с ростом внутреннего документооборота организации возникла потребность в регламентации работы с документами в компании. Ранее работа с документами велась в бумажном виде, документы могли затеряться, сроки исполнения задач по служебным запискам были затянуты из-за отсутствия контроля.

Руководство компании поставило перед собой цель по совершенствованию процесса документооборота, снизить риск потери информации, повысить эффективность сотрудников и выйти на новый уровень работы с документацией.

В результате изучения рынка, в качестве интегратора была выбрана компания "1С-Рарус" в Самаре, имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов "1С:Предприятие 8".

В качестве автоматизированной системы было решено использовать программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", позволяющий реализовать все поставленные задачи.

С помощью 1С: Документооборота были автоматизированы следующие задачи учета, как:
Учет и хранение документов
Работа со служебными записками
Учет договоров
Учет мероприятий (совещание, протокольное совещание)
Обработка претензий клиентов (заявок на возврат товаров от клиента)
Учет и контроль исполнения поручений
Учет рабочего времени

В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
Выполнена настройка типовой конфигурации согласно требованиям Заказчика
Произведена настройка прав доступа к системе
Настроена интеграция с конфигурацией "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2"
Создан и настроен вид документа в 1С: Документооборот «заявка на возврат товаров от клиента»
Создан и настроен комплексный бизнес-процесс «Обработка заявки на возврат товаров от клиента» для вида документа «Заявка на возврат товаров от клиента» с использованием условных маршрутизаций и ролей в качестве исполнителей задач
Созданы и настроены правила интеграция между 1С: ERP Управление предприятие 2 и 1С: Документооборот 8 в рамках документа «Заявка на возврат товаров от клиента»
По всем блокам было проведено обучение и написаны инструкции для работы пользователям
Произведено обучение ключевых пользователей работе в системе "1С:Документооборот КОРП": с договорами поставки отдела закупок, поставки отдела продаж, служебными записками на двух контрольных примерах и протокольными совещаниями

Система передана в промышленную эксплуатацию 14.10.2020. Автоматизировано 100 рабочих мест.

В ходе проекта:

Созданы и настроены виды внутренних документов:
договор поставки для отдела закупок
договор поставки для отдела продаж
служебная записка
Для данных видов документов были настроены автоматически создаваемые и заполняемые шаблоны документов формата word, и маршруты согласования.

Для всех пользователей системы были созданы и настроены права пользователей с разграничением доступа к каждому виду внутреннего документа, что позволило повысить внутреннюю безопасность работы с документами.

Был создан и настроен вид мероприятия – протокольное мероприятие, направленное на учет проведения мероприятий, принятых решений и формирование протокола непосредственно в системе.

В "1С:Документооборот КОРП" настроена «Легкая почта», а именно была настроена одна учетная запись от почтового документа организации, с которой все пользователи системы могут отправить внутренний документ по почте при помощи кнопки «Отправить».

Также была настроена «бесшовная интеграция» с программным продуктом "1С:ERP Управление предприятием 2" в рамках согласования документа "Заявка на возврат товаров от клиента". Данная бесшовная интеграция необходима для того, чтобы в "1С: ERP Управление предприятием 2" была возможность использования функционала "Бизнес-процессов и задач" от 1С: Документооборот КОРП.

В результате внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" налажен процесс работы с документами, автоматизированы учет служебных записок, приказов, распоряжений и постановка, контроль исполнения задач руководителей.
Документооборот компании полностью перешел с бумажной работы на автоматизированную систему, что позволило сократить время создания, отправки, согласования документов и служебных записок. Удалось систематизировать и дисциплинировать работу пользователей с документацией и повысить их эффективность.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика