Автоматизация учета заработной платы и кадрового учета на базе программного обеспечения "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси" в ОАО "Гомельский химический завод"

ОТЗЫВ
о сотрудничестве с Группой компаний «Главбух» по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной информационной системы расчета заработной платы и кадрового учета на базе конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом для Беларуси» (платформа 1С:Предприятие 8).

Заказчик и его краткая характеристика
ОАО «Гомельский химический завод» относится к химической отрасли, входит в состав Белорусского государственного концерна по нефти и химии и является монопольным производителем фосфорных минеральных удобрений в Республике Беларусь. До 50% продукции от всего объема производства поставляется на внутренний рынок предприятиям сельского хозяйства и промышленности, а часть продукции экспортируется в основном на рынки соседних стран: Латвии, Литвы, Польши, Украины, России и др.

Краткая характеристика:
 списочная численность на 10.10.2014 – 2164 человека;
 количество подразделений – более 50 (7 основных цехов, 12 вспомогательных подразделений, более 30 отделов заводоуправления);
 виды подразделений: отделы (бюро) заводоуправления, производственные цеха, вспомогательные структурные подразделения;
 количество сменных графиков – около 100;
 количество рабочих мест пользователей – более 70;
 системы оплаты труда: сдельно-премиальная, повременно-премиальная;
 подразделения – пользователи: бухгалтерия, отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, экономисты и табельщики цехов.

Существовавшие проблемы и обоснование необходимости проекта
Перечень основных причин, обосновывающих необходимость проекта:
• Для целей планирования и учёта трудозатрат, учёта рабочего времени, расчёта заработной платы, формирования отчётности использовался ряд программных систем собственной разработки — автоматизированные рабочие места, разработанные на языке FoxPro сотрудниками завода в 1990-х годах, которые имели множество недостатков:
 они морально устарели и не имели обратной совместимости с современным программным обеспечением;
 приходилось выполнять двойной ввод информации, что приводило к многочисленным ошибкам;
• Отсутствовала возможность оперативного анализа информации по работникам (образование, стаж, зарплаты и т.п.). Процесс ввода и обработки кадровой информации, табелей учета рабочего времени характеризовался трудоемкостью.
• Отсутствовала унификация нормативно справочной информации.
• Трудоемкий процесс формирования и подготовки бухгалтерской, налоговой, статистической и управленческой отчетности для руководства предприятия. Необходимо было вручную выполнять проверку данных, что требовало кропотливости, занимало много времени и не исключало «человеческого фактора».

Чтобы ускорить расчет заработной платы, ускорить и упростить сбор и формирование внутренней и регламентированной отчетности, ввести единые стандарты мотивации и развития сотрудников, руководство предприятия приняло решение о внедрении новой информационной системы, на базе программной платформы «1С:Предприятие 8» и обеспечивающей единое информационное пространство.

Обоснование выбора Исполнителя
Исполнителем работ по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной системы расчета заработной платы и кадрового учета на базе конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом для Беларуси», в результате проведенного конкурсного отбора, была выбрана Группа компаний «Главбух». На выбор повлияли следующие факторы:
- положительная деловая репутация, подтвержденная отзывами по аналогичным работам от других заказчиков;
- наличие в штате аттестованных специалистов уровня «1С: Специалист. Зарплата и управление персоналом 8» и «1С: Профессионал. Зарплата и управление персоналом 8»;
-наличие практического опыта реализации крупных проектов по созданию автоматизированных систем расчета заработной платы и кадрового учета на промышленных предприятий с количеством работающих более 1000 человек и количеством автоматизированных рабочих мест более 50;
- возможность оказания Исполнителем полного цикла услуг по созданию автоматизированных информационных систем (АИС) – от поставки средств вычислительной техники, общесистемного и прикладного программного обеспечения, проектирования систем и разработки рабочей эксплуатационной документации до внедрения систем, обучения пользователей, сопровождения систем, последующей модернизации и масштабирования.

Обоснование выбора 1С:ЗУП
Выбор программного решения «1С: Зарплата и управление персоналом для Беларуси» обусловлен многочисленными факторами. Приведем только несколько, на наш взгляд, самых главных:
• Программное решение 1С:ЗУП, де-факто, является стандартом для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы, самым массовым и универсальным, что позволяет применять на предприятиях различных сфер.
• Многолетний опыт внедрения и эксплуатации, а также развитая сеть компаний-партнеров фирмы 1С.
• Обеспечивается автоматизация самых трудоемких расчетов при строгом соответствии законодательству Республики Беларусь.
• Одноплатформенность прикладного программного обеспечения, так как на предприятии применяется система бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия 8», что обеспечивает интеграцию систем с минимальными издержками.
• Наличие гибкой системы построения дополнительных отчетов и открытый исходный код программного решения позволяет ИТ-специалистам предприятия самостоятельно вносить корректировки и создавать отчеты в различных аналитических разрезах.

Перечень основных функциональных задач, реализованных в проекте?
Автоматизация задач, связанных с кадровым документооборотом, ведением штатного расписания, табельного учета, формированием регламентированной отчетности по всем подразделениям, аппарату управления ОАО «Гомельский химический завод», в том числе:
• Ведение кадрового учета;
• Ведение штатного расписания;
• Ведение табельного учета;
• Ведение воинского учета;

Автоматизация задач, обеспечивающих расчет заработной платы, в том числе:
• Начисление повременной и сдельной заработной платы с учетом многочисленных доплат, начислений по неявкам, постоянным и разовым удержаниям, расчет налогов;
• Ведение плановых и разовых начислений, расчет начислений различными способами (суммой, процентом, пропорционально отработанному времени), возможность индивидуальной настройки порядка и базы расчета начисления, способа его отражения в бухгалтерском учете и использования начисления при расчете подоходного налога и отчислений с фонда оплаты труда.
• Ведение плановых и разовых удержаний, расчет удержаний (суммой, процентом), возможность индивидуальной настройки порядка и базы расчета удержания и способа его отражения в бухгалтерском учете.
• Автоматический расчет трудового, дополнительного, учебного отпуска или компенсации за неиспользованный отпуск, отзыв из отпуска.
• Автоматический расчет оплаты по среднему заработку. Автоматический расчет больничных листов.
• Регистрация отклонений от графика. Начисление оплаты за работу в праздники и выходные, за сверхурочные и ночные.
• Расчет премий сотрудникам (месячные, разовые, квартальные, по прошлому и текущему периоду).
• Ведение и расчет сдельных нарядов.
• Расчет удержаний по исполнительным листам (алименты, удержания по исполнительному листу процентом или суммой, до выплаты определенной суммы). Автоматическое формирование выплат по исполнительным листам.
• Расчет налогов и взносов с сотрудника (подоходный налог, пенсионный фонд, профсоюзный сбор). Расчет налогов и взносов, уплачиваемых предприятием (ФСЗН, обязательное страхование, профессиональное пенсионное страхование).
• Выплата заработной платы и перечисление налогов;
• Распределение заработной платы;
• Отражение результатов расчета заработной платы и налогов в бухгалтерском учете;
• Формирование регламентированной и статистической отчетности: своды начислений и удержаний, расчетные листки, ведомости на выплату заработной платы через кассу, списки сотрудников на выплату денежных средств в банк, сводные ведомости распределения заработной платы в различных разрезах, справки о зарплате сотрудников (о доходах, для получения кредитов в банках).

Автоматизация задач по формированию данных для персонифицированного учета (ПУ-1, ПУ-2, ПУ-3, ПУ-6), для налоговой и статистической отчетности (по форме 1-т, 6-т, 2-т, 12-т).

Расчет заработной платы и прочих выплат, а также налогов и неналоговых платежей из заработной платы производится в строгом соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам ОАО « Гомельский химический завод».

Состав работ специалистов Исполнителя.
Специалистами Исполнителя было выполнено предпроектное экспресс-обследование предприятия, в результате которого был разработан пошаговый план работ, учитывающий реализацию всех бизнес-процессов и функций.

При отсутствии требуемых функций в типовом программном решении, выявленных при обследовании Исполнителем, была произ¬ведена доработка программного кода типовых механизмов под специфику Заказчика. Все изменения типового функционала выполнены в строгом соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы 1С по доработке сис¬темы.

Проведен анализ существующих отчетных форм, связанных с бизнес-процессами управления персоналом и расчетом заработной платы, подготовлены предложения по их модернизации и унификации с сохранением необходимого объёма информации, разработан и утвержден альбом отчетных форм с описанием содержания каждой формы.

Были разработаны специальные программные обработки обеспечивающие импорт (загрузку), конвертацию и синхронизацию данных с существующих автоматизированных систем управления персоналом и начисления заработной платы.

Были разработаны инструкции и регламенты, проведено обучение пользователей, ИТ-специалистов. Проведена опытная эксплуатация системы, в период которой выявлены ошибки, выполнены доработки и устранены замечания. Система сдана в промышленную эксплуатацию.
В настоящее время обеспечивается техническая поддержка системы специалистами Группы компаний «Главбух», в рамках которой осуществляется поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам службы ИТ ОАО «Гомельский химический завод».

Продолжительность проекта, количество созданных рабочих мест.
Продолжительность работ составила 10 месяцев. Начало работ – февраль 2015, окончание –декабрь 2015. Общее количество пользователей, зарегистрированных в системе, составляет около 120 человек, количество одновременно работающих пользователей - до 50 человек. Расчет заработной платы осуществляется для более, чем 2000 человек (по состоянию на 31.03.2021).

Краткая характеристика результата
В результате создания автоматизированной информационной системы расчета заработной платы и кадрового учета на платформе «1С Предприятие 8» был автоматизирован учет кадров, учет отработанного времени сотрудников, процесс начисления и выплаты заработной платы, процесс исчисления налогов и взносов в фонды, персонифицированный учет работников предприятия.

Произведена унификация бизнес-процессов кадрового учета, расчета заработной платы, шаблонов печатных форм, управленческих отчетов. Организовано унифицированное ведение НСИ, позволяющее получать по единым формам отчеты и оперативно анализировать данные по результатам расчетов.

Сокращены затраты на поддержку и сопровождение программного обеспечения, сократилось время на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала. Сокращен бумажный документооборот

Налажен учет кадров и расчет заработной платы, регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства Республики Беларусь.

Благодаря внедрению системы «1С: Зарплата и управление персоналом» повысилась прозрачность учета и производительность сотрудников, отвечающих за расчет заработной платы, снижено число ошибок пользователей. Исключено ручное заполнение и расчёт нарядов на бумажном бланке, автоматизированы отчёты, ведомости и печатные формы, заполнение которых раньше производилось вручную. Достигнутый результат избавил руководство от необходимости расширять штат.
Переход на регулярно обновляемый программный продукт, своевременно поддерживающий нормы и изменения законодательства Республики Беларусь, позволил существенно сократить издержки на доработки и изменение программного обеспечения.
Все задачи, поставленные перед Исполнителем, были решены в полном объеме и в сроки, определенном договором, а поставленные цели – достигнуты.