Автоматизация учета заработной платы и кадрового учета на базе программного обеспечения "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси" в РУП "Гродноэнерго"
РУП "Гродноэнерго"
РУП «Гродноэнерго» - предметом деятельности предприятия является осуществление производства, передачи, распределения электрической и тепловой энергии, продажи этой энергии юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам.
В состав РУП «Гродноэнерго» входят 12 филиалов, в том числе - четыре электросетевых филиала, два филиала тепловых сетей, теплоэлектроцентраль, предприятие средств диспетчерского и технологического управления; ремонтно-строительное производство «Энергостройремонт». Дополнительно, в состав филиалов входят объекты социальной сферы – общежития, здравпункты, подразделения общественного питания, учебный центр. На предприятии трудятся более 2500 человек.
Мы обратились к специалистам Группы компаний «Главбух», так как ранее была выполнена настройка и внедрение программного продукт «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» у данной организации и мы остались весьма довольны результатом.
И наша новая задача состояла в автоматизации контроля работников предприятия: явка на рабочее место, выработка часов. Специалисты Группы компаний «Главбух» предложили эффективную систему контроля работников с помощью синхронизации программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси» и специального оборудования, установленного на предприятии (электронная проходная).
Опишем как это было
- На пунктах пропуска нашей организации установлено техническое оснащение для Системы Контроля и Управления Доступом (электронная проходная):
- Подключили компьютеры на КПП;
- Интернет-оборудование для передачи данных;
- Турникет с магнитным считывателем определяет сотрудника, фиксирует время прохождения турникета с последующей передачей в табель.
- Обновили кадровую базу предприятия в "1С" и закрепили за каждым сотрудником личные карточки пропуска:
- Добавили номер магнитной карты.
- Автоматизировали обработку полученных из пунктов контроля данных по сотрудникам с помощью разработанных алгоритмов "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси".
- Синхронизировали обмен данными с основной программой "1С".
- Разработали функционал учета прохождения работника через КПП и обработки полученных данных.
- Задали алгоритмы сопоставления полученной информации с установленным графиком проектов: затраты трудочасов, количество выполненных операций, занятость персонала и прочее.
По результатам работы был настроен обмен данными о сотрудниках и фактически отработанном времени.
Эта задача позволила четко контролировать учет рабочего времени, так как по данным прохода через турникеты формируется табель учета рабочего времени. Табель передается в ТС для расчета заработной платы по фактически отработанному времени сотрудников, избегая тем самым ручной сбор информации и получая своевременно точные данные.
С этой задачей сотрудники разработчика справилась отлично.
Рекомендуем!
Автоматизированы следующие функции:
- Кадровый учет
- Оценка и аттестация персонала
- Расчет зарплаты
- Регламентированная отчетность
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
В результате создания автоматизированной системы «Управление персоналом и заработная плата» на базе ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси» были автоматизированы следующие участки: учет кадров и анализ кадрового состава предприятия, учет отработанного времени сотрудников, процесс начисления и выплаты заработной платы, исчисление налогов и взносов в фонды, персонифицированный учет работников предприятия.
Произведена унификация бизнес-процессов кадрового учета, расчета заработной платы, шаблонов печатных форм, управленческих отчетов.
Организовано унифицированное ведение НСИ, позволяющее получать по единым формам отчеты и оперативно анализировать данные по результатам расчетов.
Сокращены затраты на поддержку и сопровождение программного обеспечения, за счет использование единого программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси». Сократилось время на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала.
Сокращен бумажный документооборот
По автоматизированным филиалам налажены учет кадров и расчет заработной платы, регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства Республики Беларусь.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Заказчик и его краткая характеристика
Предметом деятельности предприятия является осуществление производства, передачи, распределения электрической и тепловой энергии, продажи этой энергии юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам.
В состав РУП «Гродноэнерго» входят 12 филиалов, в том числе - четыре электросетевых филиала, два филиала тепловых сетей, теплоэлектроцентраль, предприятие средств диспетчерского и технологического управления; ремонтно-строительное производство «Энергостройремонт». Дополнительно, в состав филиалов входят объекты социальной сферы – общежития, здравпункты, подразделения общественного питания, учебный центр.
В связи со сложной, территориально распределенной структурой предприятия, было принято решение разбить все работы по созданию единой автоматизированной информационной системы на 2 очереди:
• Первая очередь включает расчет заработной платы и кадрового учета следующих филиалов: Аппарат управления, Филиал "Предприятие средств диспетчерского и технологического управления" РУП "Гродноэнерго" (ПСДТУ), Учебный центр (УЦ).
• Вторая очередь включает расчет заработной платы и кадрового учета следующих филиалов: Гродненские электрические сети, Лидские электрические сети, Волковысские электрические сети, Ошмянские электрические сети, Гродненские тепловые сети, Лидские тепловые сети, Гродненская ТЭЦ 2.
По состоянию на 01.05.2021 в режиме промышленной эксплуатации обеспечивается кадровый учет и выполняется расчет заработной платы для 6 (шести) филиалов. Общее количество работников данных филиалов составляет 2660 человек. Общее количество пользователей в системе около 190, одновременно работающих пользователей в системе 50. Продолжительность работ по созданию системы первой очереди филиалов составила 10 месяцев (начало работ июнь 2018 года).
Существовавшие проблемы и обоснование необходимости проекта
Перечень основных причин, предопределивших необходимость проекта:
• На предприятии использовались разрозненные системы учета для ведения кадрового администрирования и расчета зарплаты, что приводило к двойному вводу информации и ошибкам. Каждый филиал вел учетные задачи и выполнял расчет заработной платы в своей, локально установленной базе данных.
Использовались программные продукты с различной методологией, различной архитектурой, различными интерфейсами (филиалы использовали программное обеспечение, разработанное на платформе FoxPro, некоторые филиалы использовали решения на платформе 1С7.7). Для поддержки существующего программного обеспечения приходилось привлекать программистов, владеющих уникальными знаниями морально устаревших программ. Отсутствие унификации программного обеспечения приводило к необходимости содержания большого штата сотрудников поддержки и как следствие, к неоправданно завышенным затратам предприятия.
• Отсутствовала возможность оперативного анализа информации по работникам (образование, стаж, зарплаты и т.п.). Процесс ввода и обработки кадровой информации, табелей учета рабочего времени характеризовался трудоемкостью.
• Отсутствовала унификация нормативно справочной информации.
• Трудоемкий процесс формирования и подготовки бухгалтерской, налоговой, статистической и управленческой отчетности для руководства предприятия.
• Трудоемкий процесс формирования консолидированной отчетности по РУП «Гродноэнерго», сложность выполнения анализа для принятия управленческих решений.
Обоснование выбора Исполнителя
Исполнителем работ по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной системы «Управление персоналом и заработная плата» на базе конфигурации «1С:ЗУП ред. 3.0», в результате проведенного конкурсного отбора, было выбрано Общество с ограниченной ответственностью «ГБСофт», которое входит в Группу компаний «Главбух». На выбор повлияли следующие факторы:
- положительная деловая репутация, подтвержденная отзывами по аналогичным работам от других заказчиков;
- наличие в штате аттестованных специалистов уровня «1С: Специалист. Зарплата и управление персоналом 8» и «1С: Профессионал. Зарплата и управление персоналом 8»;
-наличие практического опыта реализации крупных проектов по созданию автоматизированных систем расчета заработной платы и кадрового учета на промышленных предприятий с количеством работающих более 3 тысяч человек и количеством автоматизированных рабочих мест более 50;
- возможность оказания Исполнителем полного цикла услуг по созданию автоматизированных информационных систем (АИС) – от поставки средств вычислительной техники, общесистемного и прикладного программного обеспечения, проектирования систем и разработки рабочей эксплуатационной документации до внедрения систем, обучения пользователей, сопровождения систем, последующей модернизации и масштабирования.
Обоснование выбора «1С:ЗУП»
Выбор программного решения «1С:ЗУП ред. 3.0» обусловлен многочисленными факторами. Приведем только несколько, на наш взгляд, самых главных:
• Программное решение «1С:ЗУП», де-факто, является стандартом для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы, самым массовым и универсальным, что позволяет применять на предприятиях различных сфер.
• Многолетний опыт внедрения и эксплуатации, а также развитая сеть компаний-партнеров фирмы 1С.
• «1С:ЗУП» обеспечивает работу в едином информационном пространстве нескольких организаций (филиалов - обособленных юридических лиц, объединённых в холдинговую структуру или в одно производственное объединение), что максимально удовлетворяет нашим требованиям. Предприятие экономит на том, что не надо приобретать и поддерживать много программных продуктов для каждого филиала и затем интегрировать их между собой для получения консолидированной отчетности.
• Обеспечивается автоматизация самых трудоемких расчетов при строгом соответствии законодательству Республики Беларусь.
Перечень основных функциональных задач, реализованных (обеспеченных) в проекте?
Автоматизация задач, связанных с кадровым документооборотом, ведением штатного расписания, табельного учета, формированием регламентированной отчетности по всем подразделениям, филиалам, аппарату управления РУП «Гродноэнерго» в отдельности и консолидировано по РУП «Гродноэнерго», в том числе:
• Ведение штатного расписания;
• Ведение кадрового учета;
• Ведение воинского учета;
• Обучение по образовательным программам;
• Проведение аттестации персонала;
• Организация медицинского осмотра;
• Командировки;
• Ведение табельного учета
Автоматизация задач, обеспечивающих расчет заработной платы, в том числе:
• Начисление повременной и сдельной заработной платы с учетом многочисленных доплат, начислений по неявкам, постоянным и разовым удержаниям, расчет налогов;
• Выплата заработной платы и перечисление налогов;
• Распределение заработной платы;
• Отражение результатов расчета заработной платы и налогов в бухгалтерском учете;
• Формирование регламентированной и статистической отчетности.
Автоматизация задач по формированию данных для персонифицированного учета (ПУ-1, ПУ-2, ПУ-3, ПУ-6), для налоговой и статистической отчетности (по форме 1-т, 6-т, 2-т, 12-т).
Расчет заработной платы и прочих выплат, а также налогов и неналоговых платежей из заработной платы производится в строгом соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам РУП «Гродноэнерго».
Состав работ специалистов Исполнителя.
Специалистами Исполнителя было выполнено предпроектное обследование филиалов предприятия, в результате которого был разработан и утвержден документ «Техническое решение по проекту». В документе была учтена реализация всех бизнес-процессов и функций, отсутствующих в типовом функционале конфигурации «1С:ЗУП ред. 3.0»
Для реализации процессов, отсутствующих в типовом функционале системы, выявленных при обследовании Исполнителем, была произведена доработка типовых механизмов решения под специфику Заказчика. Все изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы 1С по доработке системы.
Проведен анализ существующих отчетных форм, связанных с бизнес-процессами управления персоналом и расчетом заработной платы, подготовлены предложения по их модернизации и унификации с сохранением необходимого объёма информации, разработан и утвержден альбом отчетных форм с описанием содержания каждой формы.
Были разработаны специальные программные обработки обеспечивающие импорт (загрузку), конвертацию и синхронизацию данных с существующих автоматизированных систем управления персоналом и начисления заработной платы в подразделениях и филиалах.
Были разработаны инструкции и регламенты, проведено обучение пользователей, ИТ-специалистов. Проведена опытная эксплуатация системы, в период которой выявлены ошибки в пределах утвержденного «Технического решения по проекту», выполнены доработки и устранены замечания. Система сдана в промышленную эксплуатацию.
В настоящее время обеспечивается техническая поддержка системы специалистами Группы компаний «Главбух», в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам службы ИТ РУП «Гродноэнерго».
Продолжительность проекта, количество созданных рабочих мест.
На создание системы Первой очереди фактически ушло 10 месяцев. Дата ввода в эксплуатацию 29.03.2019. По состоянию на 01.05.2021 Исполнителем продолжаются работы по внедрению филиалов Второй очереди. Общее количество пользователей, кому предоставлено право работать в системе - 190 человек, количество одновременно работающих пользователей - до 50 человек. Расчет заработной платы осуществляется для 2690 человек (по состоянию на 01.05.2021).
Краткая характеристика результата
В результате создания автоматизированной системы «Управление персоналом и заработная плата» на базе конфигурации «1С:ЗУП ред. 3.0» были автоматизированы следующие участки: учет кадров и анализ кадрового состава предприятия, учет отработанного времени сотрудников, процесс начисления и выплаты заработной платы, исчисление налогов и взносов в фонды, персонифицированный учет работников предприятия.
Произведена унификация бизнес-процессов кадрового учета, расчета заработной платы, шаблонов печатных форм, управленческих отчетов.
Организовано унифицированное ведение НСИ, позволяющее получать по единым формам отчеты и оперативно анализировать данные по результатам расчетов.
Сокращены затраты на поддержку и сопровождение программного обеспечения, за счет использование единого программного продукта «1С:ЗУП». Сократилось время на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала.
Сокращен бумажный документооборот
По всем филиалам налажены учет кадров и расчет заработной платы, регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства Республики Беларусь.
Все задачи, поставленные перед Исполнителем в соответствии с договором, были решены в полном объеме, а поставленные цели – достигнуты.
Кого из специалистов Исполнителя можно отметить и за что
Все работы по созданию автоматизированной системы выполняла команда Исполнителя, отличающая компетентностью, обязательностью, оперативным решением возникающих вопросов. Особенно мы отмечаем высокий профессионализм руководителя проектов, ведущего программиста Гавриленко Дмитрия Николаевича. Его большой опыт реализации сложных проектов обеспечил уверенный, гарантированный результат.
Отзыв клиента
