Внедрение "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" для Урало-Сибирской Промышленной компании

О компании

УСПК занимается экспедированием и грузоперевозками. Компания появилась в 2010 году, сначала занималась только экспедированием грузов, затем появилось направление грузоперевозок. УСПК успешно развивается – в 2020 году в Москве был открыт первый филиал по экспедированию.

Задачи

• Автоматизировать управленческий и бухгалтерский учет с помощью 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ
• Разработать систему расчета мотивации логистов и менеджеров.

Ситуация

Грузоперевозки и экспедирование – трудоемкие процессы, в которых множество связанных документов, каждой связке нужен контроль. Точно проверять все вручную невозможно, хотя и начинали в свое время с MS Excel, но это было практически «пальцем в небо».

Так пришли к покупке 1С и начали совершенствовать ее под себя, чтобы было удобно работать и руководителям логистики, и директорам, и бухгалтерии. Было важно, чтобы все находилось в одной системе и было взаимосвязано.

Решение

Выбрали именно 1С, потому что на тот момент просто не было альтернатив. Сейчас появилось много вариантов программ для перевозок, а для 1С можно докупить проект по грузоперевозкам, бюджетированию, казначейству и «посадить» на установленную 1С. Раньше автоматизация приходилось дописывать программистами самостоятельно.

1С:Предприятие 8.3 пользуемся около 3 лет. Она более универсальна, хорошо обновляется, содержит много необходимых для работы документов.

Мы разделили управленческий и бухгалтерские учеты, потому что учет перевозок слишком громоздкий, тяжело вести все вместе. Часто заявки клиентов проводятся, потом данные меняются, заявки перепроводятся. Цифры постоянно движутся, поэтому становится сложно закрывать периоды в отчетах. Это сказывается на бухгалтерии – отчетность не должна меняться, нельзя править уже закрытый период. 

Сейчас уже активно пользуемся этим разделением и успели почувствовать, насколько легче стало закрывать периоды с базой версии 8.3.

Автоматизирована оперативная работа логистического отдела и распределение оплат перевозчикам, реализован блок расчета по мотивации сотрудников и расчет маржинальной прибыли, финотчетность, отчеты БДР и ДДС.

Документ «Заявка на грузоперевозку» формируется автоматически и содержит всю информацию о заказчике, перевозчике, водителе, транспортном средстве. По каждой заявке считается маржа.

Автоматизирована система оплат перевозчикам — это консоль, которая автоматически собирает неоплаченные заявки, в ней проставляются галочки по тем заявкам, которые надо оплатить, а по нажатию кнопки создаются платежные документы.

Также в 1С используем управление персоналом. Мотивация для логистов сложно рассчитывать, тем более, когда придумывали систему для этого, никто не задумывался, как производить сами расчеты. Тем не менее, система мотивации показала свою эффективность, выручка выросла в 2 раза. Оставалось только автоматизировать процесс, чтобы не брать на него отдельного человека.

Вместе с техническим директором ИИТ тщательно продумывали, как должна работать система расчета мотивации, долго составляли техническое задание. В результате сейчас все прекрасно работает: когда закрывается месяц, запускаем расчет, через 15 минут все готово. Раньше считать можно было неделю.

В планах автоматизировать расчет мотивации для менеджеров. Этот отдел растет, компания расширяется, а считать мотивацию для 2 и для 30 сотрудников – это разного объема задачи, при этом заработную плату нужно выплачивать вовремя. Когда реализуем этот модуль, время расчет мотивации сократится минимум в 100 раз.

Планы развития системы

Хочется, чтобы всю отчетность можно было готовить одной кнопкой. Завели документы, закрыли период – готово, отчетность сформирована, остается только проверить ее и отправить. Весь процесс не должен занимать больше 15 минут.

Казанцева Анна Сергеевна, финансовый директор ТК УСПК