Автоматизация процессов согласований в ООО Меркурий на базе "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

ООО "Меркурий" – аутсорсинговый контактный центр, в течение уже 10 лет удерживающий позиции среди лидеров отрасли.
У компании большое количество партнеров, с которыми заключены договорные отношения, как с поставщиками, так и покупателями услуг.
Большое количество контрагентов и заключаемых с ними договоров явилось основной причиной для создания системы электронного документооборота в компании. В компании выделены различные виды договоров с различными составами согласующих их сотрудников и наступила пора организовать их работу в рамках единой информационной системы.

Для выбора решения специалистами компании были составлены функциональные требования к техническому заданию, отражающие основные потребности, удовлетворение которых возлагалось бы на будущую информационную систему. Основные задачи заключались в организации учета договоров и их согласований, согласований контрагентов, учету входящей и исходящей корреспонденции, учеты доверенностей и приказов, а также контролю сроков выполнения исполнителями своих задач.
Выбор на "1С:Документооборот КОРП" пал в результате демонстрации поставщиком возможностей инструментов программы, настроенных в соответствии с предъявленными функциональными требованиями. Пример реализации соответствовал ожиданиям заказчика, а тестовое использование было осуществлено на версии "1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы"

В ходе проекта внедрения продукта были выполнены следующие задачи:
По методической части:
• предложена и реализована структура справочника виды документов, определены дополнительные реквизиты документов,
• реализованы шаблоны комплексных процессов, отражающие ход процессов согласования контрагентов и договоров с ними, указанные в функциональных требования заказчика,
• спроектированы и реализованы права доступа различного уровня, включая рабочие группы, политики доступа и настройки доступности по состоянию
• предложены и реализованы проверки качества выполнения исполнителями своих задач.
По технологической части:
• была выполнена загрузка пользователей в информационную систему,
• установлена типовая методика документооборота, учитывающая структуру и специфику компании,
• выполнены доработки по хранению сроков согласования контрагентов, для последующего использования в процессах согласования договоров,
• выполнены доработки по уменьшению количества создаваемых задач при положительном согласовании,
• реализованы маршруты уведомлений о просроченных задачах по представленным функциональным требованиям,
• выполнены настройки, упрощающие пользователям работу с доступными видами документов и возможными к применению шаблонами процессов,
• выполнены настройки для работы системы взаимодействия и мобильных и вэб-клиентов, позволивших организовать совместную работу в удаленном режиме, а также сотрудников всех операционных площадок.

В результате заказчик получил автоматизированную систему, удовлетворяющую изначальным требованиям, а также содержащую значительный дополнительный богатый функционал, который можно постепенно задействовать по мере организационной готовности. Отмечено увеличение порядка в процессах согласования договоров и повышена скорость такой совместной работы.

Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: 150.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 50.
5. Наличие территориально-распределенной СЭД: центральный офис и 5 филиалов.
6. Выполняется дистанционная поддержка ответственного сотрудника заказчика, который организует обучение остальных пользователей.
7. В настоящей момент осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика