Построение системы документооборота в компании ООО "Олайнфарм РУС" на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Внедрение кадровой подсистемы в "1С:Документооборот" и взаимодействие с "1С:Бухгалтерия предприятия" и "1С:Зарплата и управление персоналом"

Наша компания ООО "Телера-Фарма" –  существует с 2003 года и занимается оптовой торговлей фармацевтической продукции. Лекарственные препараты, поставляемые нашей компанией, как рецептурные, так и безрецептурные, эффективно помогают в лечении заболеваний нервной, сердечно-сосудистой систем, а также аллергий и вирусных заболеваний. Мы продаем антибактериальные препараты, противовирусные, противоаллергические препараты, препараты для здоровья нервной системы, а также сердца и сосудов.

Специфика работы сотрудников нашей компании – медицинских представителей – деятельность по продвижению и продаже продуктов и услуг фармацевтической компании в медицинских учреждениях.  Для этого используют форматы семинаров и тренингов на узкоспециализированные темы. Наши представители находятся во многих регионах России, и удаленность от офиса в этом случае играет существенную роль.

Формирование и согласование документов, связанных с такого рода деятельностью, в этом случае, естественно, затруднены.

1С:Франчайзи ООО "ИНТЕХ" г. Егорьевска Московской области – автоматизировали бухгалтерский и кадровый учет нашей компании с помощью программ "1С:Бухгалтерия предприятия" и "1С:Зарплата и управление персоналом". Мы обратились к специалистам этой организации c просьбой автоматизировать деятельность по удаленному согласованию наиболее востребованных документов медицинских представителей. Причем ставилась задача согласования кадровой информации с информацией в кадровой подсистеме программы "1С:Зарплата и управление персоналом".

Для этих целей специалисты ООО "ИНТЕХ" предложили внедрить в компании программу "1С:Документооборот". После успешного внедрения типового варианта специалисты ООО "ИНТЕХ" настроили типовой обмен между программами "1С:Бухгалтерия предприятия" и "1С:Документооборот". Также по нашей просьбе специалисты ООО "ИНТЕХ" создали в программе подсистему, которая включает в себя кадровые документы: "Заявка на командировку", "Заявка на отпуск" и "Заявка на сверхурочную работу", и бухгалтерские документы – "Заявка на расходование денежных средств" для авансового отчета и "Авансовый отчет". Документы удаленно создают сами пользователи с помощью планшетов. Все документы после создания проходят по маршрутам согласования, причем, если меняется руководитель подразделения в программе "1C:Зарплата и управление персоналом", то этот факт также отражается в программе "1С:Документооборот".

В "1С:Документооборот" была также разработана подсистема мероприятий (семинаров, встреч по продвижению продукции). Участники мероприятий делятся по ролям – организаторы (лидеры) и докладчики. Реализована также система оплаты лидеров. Также формируются отчетные документы по мероприятию для проверки.

При приеме сотрудника в "1С:Зарплата и управление персоналом" в "1C:Документооборот" создается пользователь. Если в "1С:Зарплата и управление персоналом" создается физическое лицо, которое оказывает услуги по договору гражданско-правового характера при проведении мероприятий, то оно также переходит в "1C:Документооборот". При этом в программу "1С:Бухгалтерия предприятия" выгружаются акты по мероприятиям как документы оказания услуг.

В результате интеграции программ "1C:Документооборот" и "1С:Зарплата и управление персоналом" была автоматизирована работа удаленных медицинских представителей в части кадрового и бухгалтерского документооборота с учетом особенностей работы фармацевтической компании. Достигнут высокий уровень интеграции программ "1C:Документооборот" и "1С:Зарплата и управление персоналом" в части нетипового сервиса. Документы проходят утверждение автоматически из любой части России. Также было автоматизировано проведение маркетинговых мероприятий и составление отчетов по этим мероприятиям. В настоящий момент сотрудничество с ООО "ИНТЕХ" в этой области продолжается.

Ведущий бухгалтер ООО "Телера-Фарма" Петрова А. В.