Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ЗАО "МОСКОВСКАЯ КОФЕЙНЯ НА ПАЯХЪ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП".

Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности получения информации, требуемой для управления и обеспечения хозяйственной деятельности,
- унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД,
- обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов,
- оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и пр. документации и отчетности,
- существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива,
- экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п.
- сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).

Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями.
2. Подготовка документа "Техническое задание". Согласование с Заказчиком.
3. Настройка системы.
4. Подготовка к опытной эксплуатации.
5. Опытная эксплуатация.
6. Сопровождение опытной эксплуатации.

Целевая архитектура СЭД:
- Общее делопроизводство (Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами. Самый большой модуль СЭД, включающий в себя все объекты, которые не включены явно в прочие модули)
- Делопроизводство "Отдел кадров" (Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений).
- Делопроизводство "Юридическая служба" (Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей, автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации)

Для выполнения целей проекта решены задачи:
1. Проведены интервью с владельцами участков (отделов) системы.
2. Согласованы требования к автоматизации по видам документов.
3. Спроектирована целевая архитектура СЭД.
4. Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
5. Проведено обучение пользователей.

Итоги проекта для бизнеса:
- сокращение затрат
- быстрый поиск и оформление документов
- сокращение ручных операций.