Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Интермедиа"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

В Intermedia осуществлено внедрение программы «1С:Документооборот КОРП», а также настройка бесшовной интеграции с «1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 КОРП». Внедрение программного продукта позволило создать эффективную систему взаимодействия сотрудников компании с кадровым отделом. Новое решение предоставляет широкие возможности для формирования всех необходимых кадровых документов и мониторинга деятельности предприятия.

Intermedia предоставляет Unified Communications as a Service (UCaaS) и разнообразные облачные сервисы малому и среднему бизнесу, а также партнерам по всему миру. Компания фокусируется на предоставлении простых в использовании и безопасных решений для коммуникации и совместной работы. Intermedia предлагает целый комплекс бизнес-приложений: IP-телефония, чат, онлайн-конференции, файловая синхронизация, архивирование, Email и многое другое. Кроме прямых клиентов, Intermedia также представлена через каналы партнеров - наши сервисы под собственными брэндами предоставляют компании, входящие в список Fortune 500.

Так как в Intermedia увеличилось количество сотрудников, работающих дистанционно, встал вопрос о переводе кадрового документооборота в электронный вид. Для реализации проекта была выбрана компания «Первый БИТ», специализирующаяся на комплексной автоматизации предприятий, на основе программ «1С».

Ключевые цели проекта и обоснование инвестиций:

Сокращение затрат на кадровую работу с дистанционными работниками;
Автоматизация учёта работы с кадровыми документами;
Автоматизация процессов согласования и подписания документов;
Осуществление контроля над сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
Обеспечение безопасности хранения данных в системе учета;
Внедрение новых методов и средств работы с документами.
Проект стартовал в августе 2020 году. За время внедрения проекта специалистами компании были выполнены следующие работы:

изучение бизнес-процессов компании;
настройка системы «1С:Документооборот КОРП»;
разработка механизмов бесшовной интеграции для кадровых документов, не включенных в типовой функционал интеграции;
настройка бесшовной интеграции «1С:Документооборот КОРП» с «1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 КОРП»;
разработка внешнего отчета;
разработка переноса принятых сотрудников из «1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 КОРП» в «1С:Документооборот КОРП», и автоматическое отключение от базы «1С:Документооборот КОРП» уволенных сотрудников;
обучение пользователей;
поддержка пользователей в момент запуска системы в эксплуатацию.
Итогом нашей совместной работы с Первым Битом стал переход на безбумажную технологию создания и обработки кадровых документов: приказов, распоряжений, служебных записок, что позволило повысить исполнительскую дисциплину, автоматизировать работу пользователей с кадровыми документами: подписание, согласование, сократить сроки и затраты на получение подписанных кадровых документов. Это позволило не увеличивать штат административных сотрудников и получить экономическую выгоду от уменьшения затрат на доставку и получение кадровых документов от удаленных сотрудников.

Сейчас реализована основная часть проекта автоматизации. Компания Intermedia выражает благодарность специалистам компании «Первый БИТ» за высокий уровень профессионализма и качество исполнения поставленных задач. В дальнейшем мы планируем вместе с ними внедрить программу Документооборот на другие отделы нашей компании.

Общее число автоматизированных рабочих мест: 25 (планируется расширение до 500)

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика