Автоматизация деятельности Анапский ЛО МВД России на транспорте на базе ПП "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"

Сегодня основные усилия транспортной полиции Анапы направлены на противодействие экстремизму и терроризму, борьбе с организованной преступностью и коррупцией, обеспечение экономической безопасности, повышение уровня профилактики преступлений и правонарушений в сфере пассажирских перевозок на железнодорожном транспорте, профилактику случаев травмирования на железной дороге.

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта была организация автоматического обмена информацией с государственными информационными системами, связанными с закупками, работой с тендерами, а также передача отчетности учреждения.

Требовалось:

• Настроить выгрузку данных о закупках в «Единую информационную систему»;
• Обеспечить автоматическую передачу сведений на торговую площадку «Сбербанк-АСТ»;
• Формировать отчетность о работе контрактной службы;
• Наладить надежный контроль исполнения договоров.

До автоматизации:

• Работа с закупками и тендерами велась без использования специализированного программного обеспечения.
• Сведения в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «Сбербанк-АСТ» вносились вручную.
• Отчетность о работе контрактной службы формировалась также вручную с использованием реестров Excel.
• Отсутствовали автоматизированные средства контроля договорных обязательств.
• Сотрудники отслеживали исполнение и оплату договоров по данным учетной системы 1С.
• Ответственных исполнителей уведомляли о сроках исполнения обязательств по почте или телефону.

Управлению было необходимо оптимизировать взаимодействие с «Единой информационной системой» и площадкой «Сбербанк-АСТ» в сфере закупок, наладить оперативное формирование отчетности контрактной службы, автоматизировать контроль исполнения и оплаты договоров и обеспечить рассылку уведомлений ответственным специалистам.

Для внедрения было выбрано программное решение «Закупки», дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Проект автоматизации руководство управления поручило компании «Обсидиан».

Бизнес-процессы после автоматизации:

• Программа была установлена на 5 рабочих местах в бухгалтерии и отделе закупок управления. Специалисты интегратора настроили выгрузку в «Единую информационную систему» документов «План-график 44-ФЗ», «Закупка» и загрузку документа «Итоговый протокол».

• Для электронного обмена с площадкой «Сбербанк-АСТ» был создан механизм выгрузки документа «Закупка». 

• Специально разработанный интерфейс позволил упростить перенос сведений из учетной системы 1С на торговую площадку.

• Специалисты обеспечили автоматическое формирование отчетов о работе контрактной службы в учетной системе на основании документов «Закупка», «Итоговый протокол», «Сведения о контракте».

• Были разработаны новые отчёты по расчёту совокупного годового объема, лимитов закупок у единственного поставщика и лимитов закупок у субъектов малого предпринимательства.

• Автоматизация в 2 раза ускорила получение отчетов и выполнение других рабочих процессов контрактной службы.

• Время расчёта совокупного годового объема закупок было сокращено с 2-3 часов до 10 минут.

• Исключена необходимость дублирования сведений из «Единой информационной системы» в реестры Excel.

• С помощью нового программного обеспечения также был налажен контроль исполнения и договоров.

• Для уведомления специалистов договорного отдела о просроченных договорах и договорах с истекающим сроком разработана специальная интерфейсная панель, выполняется автоматическая рассылка почтовых сообщений.

• Разработаны отчеты для анализа своевременности исполнения и оплаты договоров. 

Результаты проекта

• Обеспечен автоматический обмен информацией о закупках с «Единой информационной системой» и торговой площадкой «Сбербанк-АСТ»;
• В 2 раза ускорено получение отчетности о работе контрактной службы;
• Время расчёта совокупного годового объема закупок сокращено с 2-3 часов до нескольких минут;
• Налажен контроль исполнения и оплаты договоров;
• Создана система автоматического оповещения ответственных сотрудников о просроченных обязательствах по договорам.