Рефакторинг информационной базы «1С:Документооборот 8» после разделения организации на два отдельных юридических лица по одному из них

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

В компании произошло отделение части подразделений в отдельную компанию. В связи с этим в обеих фирмах изменился состав подразделений и количество сотрудников, входящих в эти подразделения. В результате этого подверглись изменению и процессы, связанные с обработкой документации.

Для новой компании была скопирована имеющаяся база системы электронного документооборота со всеми настройками маршрутов процессов, документов, пользователей и прочих объектов. Так как была острая нужда в использовании конфигурации для согласования и регистрации документации в экстренном порядке были поправлены шаблоны процессов и руководители подразделений, чтобы была возможность хотя бы частично автоматизировать часть работы с документами. В результате процессы обработки документов стали проходить медленнее, чем до разделения организации. У пользователей часто возникали проблемные ситуации с доступом к старым и новым документам. Запуск комплексных процессов также отрабатывал некорректно.

Для реализации задачи специалистами компании Фобизнес был проведен ряд работ:

- сформулированы все требования и пожелания пользователей;
- требования разделены на отдельные блоки;
- проведена оценка по каждому из блоков;
- после согласования и подписания всей документации осуществлена разработка новых и изменение действующих процессов, связанных с договорным блоком системы, на копии базы;
- проведена демонстрация и обучение рабочей группы по работе с измененными договорным блоком;
- собраны дополнительные пожелания по доработке реквизитов в документах, а также изменениях в правах доступа к этим реквизитам в зависимости от того, в каком состоянии находится документ;
- собраны новые требования по дополнительным маршрутам процессов при наступлении определенных условий в процессе обработки документа;
- после согласования дополнительных работ изменения были внесены на копии базы;
- проведена повторная демонстрация работы с блоком договоров и финальное согласование всех доработок;
- осуществлённые изменения перенесены в рабочую базу;
- написаны подробные инструкции для пользователей.

В ходе проекта автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Учет договоров

После внесения изменений работа с договорами и связанными документами в системе стала более удобной и оперативной, а также стала осуществляться без возникающих ранее ошибок. Внесенные изменения используются по сей день, и периодически расширяются по мере необходимости или для удобства обработки документов.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)