Автопролонгация индивидуальных соглашений с клиентами на базе "1С:Управление торговлей 8" в ООО "ТСК"

Автопролонгация индивидуальных соглашений с клиентами

Группа компаний «ТСК»:

• официальный дистрибьютер компании ООО «ГАЗПРОМНЕФТЬ – СМ» и поставляем продукцию таких брендов, как Gazpromneft, G-Energy, G-Profi и другие товары семейства G-Family
• официальный представитель ООО «Торговый Дом ПРАЙД» поставляем профессиональный слесарно-монтажный инструмент торговых марок Jonnesway, Ombra, Thorvik
• официальный дистрибьютор ООО «Спецобъединение Юго-Запад» Мы представляем широкий ассортимент спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты ведущих мировых брендов в области охраны труда
• Официальный представитель АО «ТД АКОМ» Поддерживаем в наличии всю линейку прямой и обратной полярности серий АКОМ, АКОМ EFB., STALWART, Браво. Имеем все ресурсы для рассмотрения всех рекламационных случаев в кратчайшие сроки
• Проводим аудит склада ГСМ, с целью оптимизации складских запасов. Подберем универсальные продукты, что позволит уменьшить количество SKU на складе. Результат – аргументированный набор рекомендаций, направленный на устранение выявленных «узких мест» в деятельности склада
• Бесплатно проводим аудит парка техники и оборудования на соответствие используемых смазочных материалов, подберем современные и качественные смазочные материалы в разных ценовых сегментах, позволяющих продлить срок службы вашей техники и снизить потери на обслуживание.

У нас принято заключать соглашения с некоторыми клиентами, которые (соглашения) автоматически продлеваются на следующий год по истечению текущего. Это отражено в наших договорах, которые подписывают юристы, НО не фиксируется в учетной системе 1С (на базе 1С:Управления Торговлей11.4 +CRM). В результате у таких соглашений в конце года истекает срок действия, они помечаются красным и должны быть закрыты по правилам работы в программе. Чтобы корректно разрешить ситуацию, нужно просматривать договорЫ и вручную продлевать то или иное соглашение, что очень неудобно и отнимает много времени. В результате мы пришли к выводу, что нам нужно автоматизировать этот процесс. Необходимо один раз отметить те соглашения, которые продлеваются автоматически, а также ограничить возможность такой настройки, как и периода действия - оставить доступ только пользователям с полными правами и тем, для кого доступен специальный профиль для юристов. Кроме того, нам была нужна специальная обработка, которая для выбранного интервала подбирала бы автопролонгируемые (продлеваемые автоматически) соглашения с истекающим сроком действия и по нажатию кнопки продлевала бы их (соглашения). Наконец, мы хотели организовать такой процесс в фоновом режиме, чтобы в программе 1С такая процедура выполнялась автоматически и ежедневно, без участия пользователей. При этом хотелось бы, чтобы интервал для поиска истекающего срока действия у автопролонгируемых соглашений был настраиваемым (можно было бы указать один день/три дня/ неделю и т.д.).

Когда мы обратились с соответствующим запросом в компанию ООО «Ай-Сис Лаборатория учета», они провели анализ и затем оперативно решили поставленную задачу, сделав все так, как описано выше.  Все доработки выполнялись в программе на базе конфигурации «1С:Управление торговлей 11.4 +CRM».

Теперь благодаря автоматической пролонгации соглашений в учетной системе 1С отпала необходимость в пересмотре договоров и ручной корректировке периода действия. Это существенно сэкономило рабочее время у сотрудников и позволило избежать расхождений между данными в программе 1С и реальными соглашениями. Благодаря автоматической работе механизма нет необходимости в его администрировании и мониторинге: при этом интервал для поиска автопролонгируемых соглашений легко настраивается в отдельном окне при нажатии на гиперссылку, а в случае необходимости автоматическое продление срока действия можно сделать и вручную из окна специальной обработки, разработанной в рамках данной задачи.