Автоматизация бухгалтерского и налогового учета на базе программного продукта "БИТ.ФИНАНС. ПРОФ" для "1С:Бухгалтерия 8" в компании ООО "УК РУССКОЕ ПОЛЕ"

Агрохолдинг "Русское поле" в Нижнем Новгороде - вертикально интегрированный холдинг полного цикла. В состав холдинга входят птицефабрики по выращиванию и переработке птицы, птицеводческое предприятие по производству столового и перепелиного яйца, агрофирма по производству комбикормов и премиксов, предприятие по производству зерновых культур и собственная розничная сеть из более чем 200 магазинов в Нижегородской и Владимирской областях. Агрохолдинг «Русское поле» - межрегиональная компания, обеспечивающая жителей Нижнего Новгорода и других регионов России социально-значимыми продуктами питания – качественным мясом птицы и столовым яйцом.

Ситуация на старте проекта:

Ранее для ведения управленческого финансового учета на предприятии использовалась система Excel. Платежи планировались сотрудниками казначейства на основании заявок от сотрудников, согласованных в бумажном виде, при этом согласование занимало продолжительное время. Инициатор заявки не знал, когда она будет оплачена. При подаче заявки не было видно остатка лимитирующего бюджета, а проверка на соответствие бюджету осуществлялась уже после согласования всеми ответственными, когда заявка на бумаге приходила в отдел казначейства. Трудоемко было обеспечить оперативность и достоверность учета, что могло повлечь принятие неэффективных управленческих решений.

В рамках реализации единой автоматизированной системы управления денежными средствами Холдинга были определены следующие задачи:

• Отказ от бумажного документооборота в пользу электронного в части управления денежными средствами в рамках всей группы компаний;
• Реализация максимально прозрачной системы, в которой каждый участник процесса формирования, согласования и оплаты заявок сможет контролировать ход всего процесса;
• Автоматический контроль соблюдения бюджетных лимитов при создании заявки на расходование денежных средств;
• Возможность сбора плановых и фактических данных в едином контуре и проведения план-фактного анализа по бюджету движения денежных средств (БДДС).

Руководством компании было принято решение об автоматизации управления денежными средствами с помощью программного продукта «БИТ.ФИНАНС. Холдинг», поскольку возможности данной системы с помощью типового функционала позволяли закрыть основную часть потребностей.

Для выполнения работ по проекту автоматизации управленческого учета, руководство агрохолдинга «Русское поле» обратилось к проверенному системному интегратору «Первый Бит», т.к. с 2012 года ООО "Управляющая компания "Русское поле" сотрудничает с нижегородским офисом Первого Бита.  За годы совместной работы их проектная команда доказала свою надежность и умение справляться с важными задачами в заданные сроки.

В ходе работ внедрили подсистему «Казначейство», которая дает возможность решить стоящие перед бизнесом задачи, используя ключевые возможности «БИТ.ФИНАНС. Холдинг»:

• Ввод плановых данных, утвержденных бюджетов и реализация автоматической проверки заявок на соответствие плановым данным бюджета движения денежных средств;
• Автоматическое формирование фактических данных бюджета движения денежных средств при импорте данных из клиент-банка;
• Использование механизма визирования в электронном виде, который позволяет всем участникам процесса контролировать процесс согласования заявки на расходование денежных средств;
• Согласование заявок с помощью мобильного приложения, что позволило повысить оперативность согласования;
• Автоматическое формирование реестров платежей на день на основании утвержденных к оплате заявок на расходование денежных средств и групповое формирование платежных документов.

Итогом проекта стало следующее:

• Создана единая система планирования и сбора фактических данных бюджета движения денежных средств по всей группе компаний;
• Заявки согласуются в единой системе в электронном виде для всех организаций, входящих в ГК «Русское поле»;
• Запущен механизм оповещения ответственных сотрудников о требующих согласования заявках на расходование денежных средств через мобильное приложение. Это повысило скорость согласования реестров платежей даже в то время, когда согласующие находятся вне офиса.

Холдинг полностью ушел от ведения бумажного документооборота, за счет чего сокращены рутинные операции и оформление документов вручную. Система взаимодействия между участниками процесса стала абсолютно прозрачной и понятной на каждом этапе согласования.

«Первый Бит» в очередной раз проявили себя как компетентные разработчики программных решений и эксперты в автоматизации финансовых процессов и управленческого учета. Подсистема «Казначейство» программного комплекса «БИТ.ФИНАНС. Холдинг» успешно введена в эксплуатацию, на данный момент времени находится на поддержке. Реализуется проект по автоматизации бюджетирования, в дальнейших планах автоматизировать процесс консолидации отчетности по группе компаний. Функционал программного продукта «БИТ.ФИНАНС. Холдинг» позволяет реализовать все запросы в части создания автоматизированной системы управления денежными средствами. Желаем компании «Первый Бит» успехов, развития и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.