Создание автоматизированной информационной системы документооборота, интегрированной с базой 1С: Бухгалтерия государственного учреждения в ФГБУ «Уральское УГМС»

Автоматизированы следующие функции:

• Работа с обращениями граждан
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Уральское УГМС» (ФГБУ «Уральское УГМС») является организацией Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, выполняющей специальные функции в области гидрометеорологии и смежной с ней областях. Организация занимается подготовкой информационной продукции (метеорологических, гидрологических, агрометеорологических прогнозов, обзоров, бюллетеней, справок, отчетов о радиационном и химическом загрязнении окружающей среды, выпуск, ежемесячников, ежегодников).Обеспечивает информационной продукцией органы государственной власти, Вооруженных сил и территориальных органов МЧС России, в том числе экстренной информацией о возникновении и развитии опасных природных явлений и об экстремально высоком загрязнении окружающей среды.

Исходная ситуация:
В связи с постоянным сбором информации, очень много различных графиков, таблиц, которые требуют анализа и сравнения, чтобы наблюдать изменения. Основным требованием к системе является автоматизация процесса управления документацией.
Выбран программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения», т.к. функции программы соответствуют нашим требованиям и есть возможность интегрировать с другими базами, в которых мы работаем.

Задачи:
Сократить время на согласование документов и обеспечить доступ к информации сотрудников с минимальным расходом времени.

Этапы выполнения работ:
1.Настройка пользователей и прав;
Пользователи заходят в программу и работают от своего имени. Им доступен только функционал, соответствующий их должности
2.Обучение для администратора системы;
Разработана и согласована программа обучения. Специалист проводит обучение для администратора с демонстрацией функционала в программе.
3.Интеграция с 1С: БГУ
4.Настройка бесшовной интеграции 1С: Документооборот государственного учреждения и 1С: БГУ
Сделаны настройки интеграции, выполнена первоначальная синхронизация нормативно-справочной информации.
5. Тестирование
Проверена синхронизация справочников, возможность создания документов в «1С: Документооборот государственного учреждения» из «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».



В результате:
Мы можем создавать документы в 1С: ДГУ на основе данных 1С: БГУ, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов, запускать бизнес-процессы по документам и справочникам 1С: БГУ
Автоматизированы необходимые для нас функции бизнес-процессов. Программа полностью удовлетворяет наши потребности. Сотрудники успешно закончили обучение и прошли аттестацию. Запланированные работы проведены в срок и успешно завершены

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика