Создание автоматизированной информационной системы документооборота, интегрированной с базой 1С: Бухгалтерия государственного учреждения в ФГБУ «Уральское УГМС»
ФГБУ «Уральское УГМС»
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Уральское управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды»
О нас:
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Уральское УГМС» (ФГБУ «Уральское УГМС») является организацией Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, выполняющей специальные функции в области гидрометеорологии и смежной с ней областях. ФГБУ «Уральское УГМС» было создано 31 января 2013 года в соответствии с приказом Росгидромета, на базе ФГБУ «Свердловский ЦГМС-Р», в которое путем слияния вошли в качестве филиалов Пермский, Челябинский и Курганский ЦГМС.
Основные направления деятельности:
-
Проведение регулярных наблюдений за состоянием окружающей среды
-
Подготовка информационной продукции (метеорологических, гидрологических, агрометеорологических прогнозов)
-
Обеспечение установленным порядком информационной продукцией органов государственной власти, Вооруженных сил и территориальных органов МЧС России, в том числе экстренной информацией о возникновении и развитии опасных природных явлений и об экстремально высоком загрязнении окружающей среды.
-
Организация гидрометеорологического обеспечения аварийно-спасательных работ в районах аварий, катастроф, стихийных бедствий.
-
Подготовка заключения по результатам гидрометеорологической экспертизы проектов на строительство и освоение новых территорий.
Задачи:
Для эффективности работы нашего учреждения, руководством была поставлена задача оптимизировать процессы и сократить время на согласование документов. Для решения поставленной задачи мы обратились в компанию «1-й советник».
Специалисты предложили доступную, самоокупаемую систему на базе 1С:Предприятие, с помощью которой, мы сможем:
-
Повысить скорость и качество обработки документов
-
Оптимизировать трудозатраты
-
Повысить контроль потока документооборота
Для достижения цели были выполнены следующие работы:
-
Разработана и согласована программа обучения
-
Проведено обучение Администратора навыкам работы и настройки процессов в ДГУ
-
Настроен контрольный пример в информационной системе
-
Настроены в ДГУ виды документов, используемых на предприятии:
-
запросы (от предприятий, государственных органов, граждан, вышестоящих организаций)
-
внутренние приказы
-
договоры с поставщиками
-
закрывающие документы
-
В видах документов настроены используемые реквизиты, шаблоны заполнения
-
В ДГУ настроены шаблоны процессов согласования документов с определением условий их запуска
-
Настроена бесшовная интеграция 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:БГУ
В результате:
В нашей компании автоматизированы все функции бизнес-процессов. Программа полностью удовлетворяет наши потребности. Сотрудники успешно закончили обучение и прошли аттестацию. Запланированные работы проведены в срок и успешно завершены.
Автоматизированы следующие функции:
- Работа с обращениями граждан
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Уральское УГМС» (ФГБУ «Уральское УГМС») является организацией Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, выполняющей специальные функции в области гидрометеорологии и смежной с ней областях. Организация занимается подготовкой информационной продукции (метеорологических, гидрологических, агрометеорологических прогнозов, обзоров, бюллетеней, справок, отчетов о радиационном и химическом загрязнении окружающей среды, выпуск, ежемесячников, ежегодников).Обеспечивает информационной продукцией органы государственной власти, Вооруженных сил и территориальных органов МЧС России, в том числе экстренной информацией о возникновении и развитии опасных природных явлений и об экстремально высоком загрязнении окружающей среды.
Исходная ситуация:
В связи с постоянным сбором информации, очень много различных графиков, таблиц, которые требуют анализа и сравнения, чтобы наблюдать изменения. Основным требованием к системе является автоматизация процесса управления документацией.
Выбран программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения», т.к. функции программы соответствуют нашим требованиям и есть возможность интегрировать с другими базами, в которых мы работаем.
Задачи:
Сократить время на согласование документов и обеспечить доступ к информации сотрудников с минимальным расходом времени.
Этапы выполнения работ:
1.Настройка пользователей и прав;
Пользователи заходят в программу и работают от своего имени. Им доступен только функционал, соответствующий их должности
2.Обучение для администратора системы;
Разработана и согласована программа обучения. Специалист проводит обучение для администратора с демонстрацией функционала в программе.
3.Интеграция с 1С: БГУ
4.Настройка бесшовной интеграции 1С: Документооборот государственного учреждения и 1С: БГУ
Сделаны настройки интеграции, выполнена первоначальная синхронизация нормативно-справочной информации.
5. Тестирование
Проверена синхронизация справочников, возможность создания документов в «1С: Документооборот государственного учреждения» из «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».
В результате:
Мы можем создавать документы в 1С: ДГУ на основе данных 1С: БГУ, устанавливать связи между документами, обновлять реквизиты связанных объектов, запускать бизнес-процессы по документам и справочникам 1С: БГУ
Автоматизированы необходимые для нас функции бизнес-процессов. Программа полностью удовлетворяет наши потребности. Сотрудники успешно закончили обучение и прошли аттестацию. Запланированные работы проведены в срок и успешно завершены
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика