Автоматизация учета на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО "АБСОЛЮТ ЛИГАЛ"

Сфера деятельности ООО "АБСОЛЮТ ЛИГАЛ" - обслуживание и строительство объектов РЖД.

Руководством ООО "АБСОЛЮТ ЛИГАЛ" было принято решение о внедрении электронного документооборота.

Необходима была система учета, позволяющая учитывать исходящую и входящую документацию, отслеживать резолюции директора. Большое количество договоров требуют систематизации учета и организации бизнес-процесса согласования документов. Система учета должна была автоматизировать процесс согласования счетов на оплату, а также обеспечить контроль исполнения поручений.

В качестве основы для построения системы учета был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", который позволяет реализовать поставленные задачи.

Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была приглашена компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:

• Проведено предпроектное обследование;
• Разработаны спецификации требований;
• Произведена настройка системы в соответствии с документацией;
• Выполнены настройки типовой конфигурации согласно требованиям Заказчика;
• Произведена настройка прав доступа, созданы интерфейсы;
• Проведено обучение персонала;
• Выполнена настройка интеграции с «1C:Бухгалтерия 8 КОРП»;
• Осуществлен перенос данных из предыдущей системы автоматизации;
• Выполняется сопровождение системы учета, оказываются консультационные услуги.

Автоматизировано 300 рабочих мест. Система введена в эксплуатацию в феврале 2021.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров.

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов.  Организован учет входящей документации, отслеживаются исполнение резолюции директора, с помощью программы  ведется учет исходящей документации.   Система учета позволяет вести учет договоров, систематизирована процедура согласования договоров. Так же в системе учета реализована процедура согласования счетов на оплату. Внедрение программного продукта позволило дисциплинировать работу пользователей.

Ключевые результаты проекта:

Входящая документация

• Налажена процедура получения и регистрации входящей документации. Все операции ведутся по регламенту и через Делопроизводителей.
• Регламентирована и внедрена процедура рассмотрения документации руководителями компании. Получение и обработка резолюций по документам, отправка документов на исполнение и контроль исполнения, как по срокам, так и по сути. При исполнении поручения система «заставляет» готовить и прикладывать отчет по результатам исполнения.
• Автоматизирована процедура обработки входящих претензий.
• При регистрации входящей претензии автоматически рассылаются уведомления ответственным лицам и инициируется процесс анализа претензии и подготовки ответа.
  

 Исходящая документация

• Регламентирована и внедрена процедура подготовки исходящей документации.
• Подготовка и согласование документов. Регистрация и подписание у руководства только через Делопроизводителей.
• Автоматизирована процедура обработки исходящего ответа на входящие претензии. Система контролирует своевременность подготовки и отправки исходящего ответа на претензию.
  

Договорная документация

• Регламентирована и внедрена процедура подготовки, согласования и подписания договоров различных видов.
• Различные маршруты обработки договоров, в зависимости от:
• Вида договора
• Вопроса деятельности
• Проекта
• Суммы договора
• Автоматический контроль наличия сопроводительной документации при подготовке проекта договора. При отсутствии документации договор невозможно отправить на согласование.
• Автоматический контроль правильного ввода договоров различного уровня и установки связи между ними. Например, договор субподряда можно ввести в систему только в режиме ввода на основании договора с Заказчиком, с автоматической установкой связи между ними.
• Согласованные и подписанные договоры выгружаются в программу «1С:Бухгалтерия 8» с автоматической установкой бесшовной интеграции между объектами.
  

Внутренняя документация

• Регламентирована и автоматизирована процедура подготовки и согласования счетов на оплату.
• Новые контрагенты. Регламентирована и автоматизирована процедура подготовки и согласования служебных записок на ввод в систему нового контрагента.