Автоматизация учета на базе ПП 1С:Аптека для Казахстана" у ИП Джатаева Г. О.

За один месяц Аптека Джатаевой Гулмиры добилась роста прибыли на 25% благодаря автоматизации бизнес-процессов специалистами Первого Бита

Аптека Джатаевой Гулмиры Оразханкизи (ИП Джатаева Г.О.) расположена в крупном ТЦ Euromall в городе Нур-Султан. Точка занимается реализацией более 10 000 наименований фарм-препаратов, отличается высоким качеством товара, удобным сервисом и низкими ценами.

Компания предлагает широкий ассортимент товаров: БАДы, витамины, диетическое питание, косметика и гигиена, лекарственные травы, лекарственные препараты, медицинская техника, изделия медицинского назначения, минеральная вода, ортопедические изделия, средства по уходу за больными, бытовая химия и др.

Ранее работники аптеки вели учет складских запасов в журнале, вручную записывали наименование препаратов, сроки годности, количество и стоимость. При таком учете вести аналитику по продажам и остаткам на складе было очень проблематично, могли повторно заказать и завезти товар, который уже есть в наличии или были случаи, когда не успевали своевременно заказать товар, пользующийся высоким спросом.

Обработка внутренних документов занимала огромное количество времени, а влияние человеческого фактора часто приводило к ошибкам в данных.

Чтобы решить возникающие проблемы, необходимо было автоматизировать сразу и регламентированный и учет торговых операций. За помощью мы обратились в компанию «Первый Бит»,т. к. ранее мы уже успешно с ними сотрудничали и были уверены в высоком профессионализме сотрудников.

Было решено внедрить систему «1С:Предприятие 8 Аптека для Казахстана», программу «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и установить необходимое для работы торговое оборудование.

Сотрудники Первого Бита полностью провели автоматизацию бизнес-процессов, подключили программное обеспечение, а  также было настроено торговое оборудование (принтер чеков, сканер штрих-кодов), проведено обучение сотрудников и настроена разумкомплектация.

В результате проведенных работ:

• Для сотрудников настроен ограниченный доступ к данным и функционалу программы. Кассир ведет строго процессы по продажам, без доступа к списыванию, перемещению, оприходованию товаров. Руководитель в режиме реального времени видит какие товары в наличие, сколько реализовали, что именно нужно заказать, ведет сверку по взаиморасчетам с поставщиками.

• Настроена оплата как наличными так банковской картой, а также есть возможность смешанной оплаты.

• В чеках и в отчете в 1С:Аптека для Казахстана отображается вся информация по покупке: название товара, количество и единицы измерения, какая сумма была получена и сумма сдачи.

• Настроено управление закупками, запасами и контроль взаиморасчетов. Руководитель видит данные по продажам, по видам оплаты, остатки по складам, сумма продажи, заказы у поставщиков.

• Настроен точный учет взаиморасчетов с поставщиками. Добавлен отчет, позволяющий увидеть оборот по сумме и товарам по каждому поставщику.

• Кассир при реализации сканирует товар, а все данные отображаются на терминале и синхронизируются с 1С:Аптека для Казахстана, что дает возможность кассиру видеть наличие товара и вести автоматическое списание в 1С:Аптека при продаже медпрепаратов.

Благодаря установке системы руководство Аптеки сразу отметило, что теперь времени на поиск наличия товара в аптеке тратится гораздо меньше. За несколько секунд, не отходя от кассы, в базе находится нужное лекарство. При этом кассир видит и стоимость позиции, и количество, которое осталось. До автоматизации этот процесс занимал на 50% больше времени, нужно было звонить в отдаленные склады и узнавать о наличии товара. Значительно выросли скорость и качество обслуживания покупателей, что повышает лояльность наших клиентов.

Когда заполняется карточка товара, то сотрудник может указать всю необходимую для учета информацию: наименование, состав, стоимость, комплектующие товаров, вид упаковки и единицу измерения. По строке «состав продукта» в системе будут показаны аналоги. При необходимости настраивается лимит по товарам, тогда сотрудник аптеки будет знать минимальный остаток конкретного медикамента.

Руководитель в реальном времени видит какой товар в наличии, сколько реализовали, что именно нужно заказать, ведет сверку по взаиморасчетам с поставщиками. Благодаря тому, что актуальные данные приходят оперативно, не возникает ошибок. Стало гораздо проще вести учет с контрагентами и контролировать наличие товара на складе.

Ключевые результаты проекта

Уже через месяц после завершения проекта по автоматизации руководство аптеки отметило:

• Увеличение прибыли благодаря автоматизации розничной точки на 25%
• Возможность ведения аналитики по складским запасам в аптеке в режиме online
• Сокращение времени поиска товара в системе и его аналогов на 50%
• Повышение лояльности клиентов, благодаря постоянному наличию на складе всех необходимых фарм-товаров, гибкую возможность оплаты: как карточкой, так и наличными и повышению скорости обслуживания каждого покупателя.
• Экономия времени работы кассира на 40%.

Джатаева Гулмира Орисханкизи, собственник Аптеки: «Для меня важно видеть аналитику по продажам в разрезе сезонности, кассиров, по номенклатуре. Важно знать точное количество остатков на складе, контролировать взаиморасчеты с поставщиками. Вручную все это делать было сложно. Поэтому решили автоматизировать процессы.

Специалисты Первого Бита внедрили решение 1С:Аптека для Казахстана, провели обучение наших сотрудников.

У нас более 10 000 фарм-препаратов. И сейчас вся реализация товара идет с помощью сканера штрих-кодов и принтера чеков.

Отдельно благодарим Аскара Абылахатова за обучение работе в программе.

Мы планируем расти и развиваться, а за автоматизацией бизнес-процессов будем обращаться только к специалистам Первого Бита».