Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов в Новороссийском зерновом терминале с помощью 1С:Документооборот 8

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Ранее процесс согласования и оплаты расходов не был автоматизирован, что усложняло обработку данных для анализа и исполнения бюджета.

Целью проекта являлось создание единого информационного пространства, обеспечивающего:
- оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде, руководителям всех уровней управления предприятия;
- контроль исполнительской дисциплины;
- сокращение сроков согласования документов;
- создание структурированного хранилища документации;
- обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла;
- предотвращение потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации;
- снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы.

Для реализации работ по проекту была выбрана компания 1С-КПД как имеющая опыт построения систем электронного документооборота на основе 1С:Документооборот и лидер рейтинга Центров компетенции по документообороту.

Состав проведенных работ:
1. Обследование и настройка процессов обработки следующих документов:
• Документ Запрос на расход для поставщика;
• Документ Инвойс для поставщика;
• Документ Контракт для поставщика.
2. Функциональное тестирование системы.
3. Сопровождение на период опытной эксплуатации.
4. Разработка инструкции пользователя без разбиения по функциональным блокам.
5. Обучение пользователей по группам.
6. Интеграция с 1С:Бухгалтерия в разрезе НСИ.
7. Передача системы в промышленную эксплуатацию.

В результате проведенных работ:
1. Настроен процесса согласования и оплаты расходов, включающий 3 бизнес-процесса:
• Бизнес-процесс согласования Запроса на расход (Request);
• Бизнес-процесс согласования Контракта (Contract), Дополнительного соглашения;
• Бизнес-процесс согласования Заявки на расходование денежных средств (Invoice).
2. Внедряемая система интегрирована с информационными системами Заказчика (1С:Бухгалтерия).
3. Система доработана с учётом специфики бизнеса Заказчика.

Внедрение системы позволило обеспечить:
• актуальность информации по бюджетам, возможность ее оперативного использования;
• повышение качества информации по бюджетам, ее достоверность и аналитичность;
• систематизацию и оптимизацию документооборота;
• обработку больших объемов информации;
• контроль состояния взаиморасчетов предприятия;
• повышение уровня квалификации персонала, обеспечение постоянного качества работы, перевод субъективных факторов в технологическую плоскость; сокращение многократной обработки информации;
• повышение качества аналитической работы, изменение функций аналитиков, переход от рутинного механического счета к анализу.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)