Внедрение "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" в KAZ Minerals

Автоматизированы следующие функции:

• Другие возможности
• Управление инженерными данными и нормативно-справочной информацией (PDM, MDM)

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Процесс управления нормативно-справочной информацией был полностью выстроен, но не имел автоматизированной системы управления заявками и справочниками. Поток заведения новых позиций в справочниках в среднем в месяц составляет в «Внутренняя номенклатура» от 1 до 5 тысяч, в «Контрагенты» (Поставщики) от 100 до 500, поэтому важной задачей для компании было его автоматизировать. В результате по плану модернизации информационных систем был выбран программный продукт «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» (далее 1С: MDM). Основной причиной выбора программного решения являлись его гибкость, оптимальная стоимость совокупного владения, использование других программных решений 1С и легкость интеграции с ними, а также скорость его внедрения.

Для внедрения программного решения на Предприятии была выбрана компания «АльС» (ТОО «АльС Плюс») – далее по тексту Исполнитель. На наш выбор повлияли рекомендации их прежних клиентов, опыт внедрения программных продуктов 1С, наличие команды специалистов и адаптированная методология внедрения проекта Николаевой Е.Н.

Целями внедрения были:
1. Оцифровка и обеспечение прозрачности процесса управления нормативно-справочной информацией.
2. Экономия времени на администрирование справочников «Внутренняя номенклатура» и «Контрагенты» (Поставщики).
3. Интеграция с учетными системами предприятий на базе двух конфигураций «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана» (далее 1С: УПП) для ТОО «Востокэнерго» и для ТОО «Вотокцветмет» и филиала «Востокавтотранс».

В итоге были запущены в работу следующие функциональные модули программы:
- Управление заявками на заведение и корректировку карточек справочников.
- Автоматическое заведение, обновление и передача справочников в учетные системы 1С: УПП.
- Управление справочниками "Внутренняя номенклатура" и "Контрагенты" (Поставщики).

В результате проведенных работ по внедрению системы функционал был адаптирован таким образом, что введение данных пользователями на местах максимально облегчено. Ключевые результаты автоматизации учетных процессов:
1. Ведение единого Справочника "Внутренняя номенклатура" и "Контрагенты" (Поставщики) - Экономия времени на 1 карточку с 30 минут до 25 минут в среднем, полное исключение искажения реквизитного состава справочника и потери заявок на заведение новой карточки.
2. Ведение единого источника данных по справочникам для ТОО "Востокцветмет", филиал "Востокцветмет" - "Востокавтотранс" и ТОО "Востокэнерго", также данный справочники используются в ТОО "KAZ Minerals Service", что в результате дает минимальные ошибки в наименованиях приобретаемых товаров и услуг в группе компаний.
3. Администрирование справочника "Внутренняя номенклатура" ведется одним специалистом централизовано, что позволяет исключить риски ошибок и добавления новых дублируюемых позиций в справочнике.
4. В рамках процесса заведения новых карточек справочника «Внутренняя номенклатура» полностью оцифрован процесс согласования, что дает возможность точно понимать какой сотрудник и какие изменения вносил в справочник, кто это согласовал, в случае если он был введен некорректно.
5. Ведение единого Справочника "Контрагенты" - Экономия времени на 1 карточку до 2 минут в среднем, полное исключение искажения реквизитного состава справочника и потери заявок на заведение новой карточки.

Таким образом поставленные Заказчиком цели проекта по созданию единой системы управления нормативно-справочной информации и реализации ее обмена с учетными системами 1С, а также задачи экономии времени и минимизации ошибок в справочниках были полностью реализованы.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о проекте внедрения программных продуктов «1С»
ТОО «Востокцветмет», включая филиал ТОО «Востокцветмет» - «ВостокАвтоТранс» и ТОО «ВостокЭнерго» входят в группу компаний «KAZ Minerals», находятся в Восточно-Казахстанской области. ТОО «Востокцветмет» (далее ВЦМ) имеет три производственных комплекса (включающие карьеры и фабрики по добыче и обогащению меди), а также филиал «ВостокАвтоТранс» (далее ВАТ) предоставляющий транспортные услуги группе компаний ВЦМ. ТОО «ВостокЭнерго» является компанией предоставляющей услуги теплоснабжения, энергоснабжения, водоснабжения и водоотведения. В общей сложности на предприятиях входящих в периметр проектах работают около 7 500 сотрудников.
Процесс управления нормативно-справочной информацией был полностью выстроен, но не имел автоматизированной системы управления заявками и справочниками. Поток заведения новых позиций в справочниках в среднем в месяц составляет в «Внутренняя номенклатура» от 1 до 5 тысяч, в «Контрагенты» (Поставщики) от 100 до 500, поэтому важной задачей для компании было его автоматизировать. В результате по плану модернизации информационных систем был выбран программный продукт «1С: MDM Управление нормативно-справочной информацией» (далее 1С: MDM). Основной причиной выбора программного решения являлись его гибкость, оптимальная стоимость совокупного владения, использование других программных решений 1С и легкость интеграции с ними, а также скорость его внедрения.
Для внедрения программного решения на Предприятии была выбрана компания «АльС» (ТОО «АльС Плюс») – далее по тексту Исполнитель. На наш выбор повлияли рекомендации их прежних клиентов, опыт внедрения программных продуктов 1С, наличие команды специалистов и адаптированная методология внедрения проекта Николаевой Е.Н. и оптимальная цена, предложенная на конкурсе по выбору поставщиков.
Целями внедрения были:
1. Оцифровка и обеспечение прозрачности процесса управление нормативно-справочной информацией.
2. Экономия времени на администрирование справочников «Внутренняя номенклатура» и «Контрагенты» (Поставщики).
3. Интеграция с учетными системами предприятий на базе двух конфигураций «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием для Казахстана» (далее 1С: УПП) для ТОО «Востокэнерго» и для ТОО «Вотокцветмет» и филиала «Востокавтотранс».
В ходе проекта внедрения Исполнителем были выполнены следующие работы:
 Рекомендация в выборе программного продукта.
 Помощь в установке программного продукта на парк оборудования и сервер Заказчика.
 Перенос данных.
 Постановка задач к адаптации программы под требования бизнеса, написание технического задания.
 Настройка и программирование системы по установленным задачам кастомизации (по принципу «под ключ», т.е. включая пожелания Заказчика сверх технического задания и принимая все корректировки требований к системе в периоды тестирования и опытно-промышленной эксплуатации).
 Интеграция с другими программными решениями (1C: УПП – две конфигурации)
 Пилотный и опытный запуск программы в эксплуатацию.
 Редактирование и устранение недочетов в работе системы.
 Обучение пользователей (формат: очное и дистанционное).
 Формирование инструкций пользователей (печатные и видео).
 Ведение проектной документации.
В итоге были запущены в работу следующие функциональные модули программы:
 Управление заявками на заведение и корректировку карточек справочников.
 Автоматическое заведение, обновление и передача справочников в учетные системы 1С: УПП.
 Управление С. Внутренняя номенклатура и С. Контрагенты (Поставщики).
Кастомизация системы 1С: MDM коснулась более 30% конфигурации с целью ее адаптации под бизнес-процессы Заказчика, краткий перечень:
 Интеграция с системами 1С: УПП (заявки на заведение и корректировку, передача и обновление справочников).
 Прием и пакетная обработка заявок на заведение новых позиций в справочниках.
 Проверки дублей карточек по алгоритмам.
 Пакетный ввод карточек с excel.
 Более удобные интерфейсы пользователей.
 Регламентированные роли пользователей.
 Автоматическое обновление данных в справочнике при пакетном обновлении цен и ответственных менеджеров.
 Расширен реквизитный состав С. Внутренняя номенклатура и С. Контрагенты (Поставщики).
 Процессы согласования, автозаполнения (включая пакетно), заполнения на основании данных в шаблонах Excel настроены для более удобной и быстрой работы пользователя.
В результате проведенных работ по внедрению системы функционал был адаптирован таким образом, что введение данных пользователями на местах максимально облегчено, ключевые результаты автоматизации учетных процессов:
1. Ведение единого Справочника "Внутренняя номенклатура" - Экономия времени на 1 карточку до 2 минут в среднем, полное исключение искажения реквизитного состава справочника и потери заявок на заведение новой карточки.
2. Ведение единого источника данных по справочникам для ТОО "Востокцветмет", филиал "Востокцветмет" - "Востокавтотранс" и ТОО "Востокэнерго", также данный справочники используются в ТОО "KAZ Minerals Service", что в результате дает минимальные ошибки в наименованиях приобретаемых товаров и услуг в группе компаний.
3. Администрирование С. Внутренняя номенклатура ведется одним специалистом централизовано, что позволяет исключить риски ошибок и добавления новых дублирующихся позиций в справочнике.
4. В рамках процесса заведения новых карточек справочника «Внутренняя номенклатура» полностью оцифрован процесс согласования, что дает возможность точно понимать какой сотрудник и какие изменения вносил в справочник, кто это согласовал, в случае если он был введен некорректно.
5. Ведение единого Справочника "Контрагенты" - Экономия времени на 1 карточку до 2 минут в среднем, полное исключение искажения реквизитного состава справочника и потери заявок на заведение новой карточки.
Таким образом поставленные Заказчиком цели проекта по единой системе управления нормативно-справочной информации и ее обмене с учетными системами 1С с задачами экономии времени и минимизации ошибок в справочниках была полностью реализована.
В общей сложности в ТОО «Востокцветмет», включая филиал ТОО «Востокцветмет» - «ВостокАвтоТранс» и ТОО «ВостокЭнерго» на базе 1С: MDM было автоматизировано около 12 рабочих мест. На текущий момент в промышленную эксплуатацию введена система 1С: МДМ и ее обмен с базой 1С: УПП ТОО «Востокэнерго» с 01.01.2021, следовательно, сейчас активных пользователей в базе 1С: MDM не более 5. Обмен с базой 1С: УПП ТОО «Востокцветмет» и филиала «Востокавтотранс» находятся в стадии опытно-промышленной эксплуатации с 12.10.2021. Запуск сисемы 1С: MDM в промышленную эксплуатацию в части ТОО «Востокцветмет» зависит от полного отказа от действующих учетных систем IFS и ERA Finance с переходом на 1С: УПП, который планируется в первой половине 2021 года.
Услуги технической поддержки и развития, включая ИТС, осуществляют другие поставщики, определенный внутренним конкурсом Заказчика по выбору поставщика.
Нам понравился гибкий подход Исполнителя к задачам, вовлеченность специалистов в проектные задания, их умение вести проектную документацию и выполнять поставленные задачи.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
 Соответствие потребностям организации — 5 (в информационной системе реализованы все необходимые возможности);
 Удобство работы с программой — 5 (работать с программой легко и комфортно);
 Оценка качества работы ТОО «АльС Плюс» — 3 (имеется замечания по срокам выполнения работ и частой сменой консультантов).
 Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности – Да.

Финансовый директор ТОО «Востокцветмет»_____________ / Быкова Марина Юрьевна/


Контакты для обратной связи: тел: +7 (701) 266-95-26, email:denis.ipatov@kazminerals.com
Ипатов Денис Сергеевич, Руководитель проекта «Внедрение информационных систем»