Создание автоматизированной системы учета нормативно-справочной информации и закупочной деятельности на базе программного продукта «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси» в аппарате управления и в филиалах РУП «Минскэнерго»

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Планирование закупок
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление строительными проектами (календарное планирование, учет и анализ)
• Управление цепочками поставок
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет прихода ТМЦ

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

Для обеспечения информационной поддержки организационно-экономической работы по процессу закупочной деятельности и унификации нормативно-справочной информации, компании потребовался спектр услуг по созданию единой комплексной системы для управления материально-техническим обеспечением и формирования сводной управленческой и оперативной информации по всем подразделениям РУП «Минскэнерго» (аппарат управления и 15 филиалов) в рамках учета и управления всей закупочной деятельностью.
При разработке и внедрении АС стояли следующие цели:
- получение единой информационной среды для всех участников закупочной деятельности объединяющей в себе возможности учетной системы и процессного управления, повышение надежности и обеспечение единства хранения и ввода информации по всей организации;
- оптимизация и контроль состояния запасов сырья и материалов, контроль обеспеченности материалами и техническими средствами структурных подразделений, повышение эффективности использования оборотных средств, в том числе за счет оптимизации товарно-материальных запасов;
- доступность информации о выполнении технических заявок на закупку в режиме реального времени;
- хранение накопленной информации по указанному процессу, без ограничения по сроку;
- снижение трудоемкости и повышение точности плановых расчетов потребности в запасах сырья и материалов;
- повышение эффективности использования материальных и людских ресурсов: сокращение косвенных административно-управленческих затрат времени на анализ, выверку, сопоставимость и передачу информации между подразделениями организации (в т.ч. и обособленными) по рассматриваемому БП учета МТО и числа ошибок персонала за счет объединения корпоративной информации в рамках единой информационной системы;
- сокращение бумажного документооборота, минимизация ручной обработки информации и сопровождения документов.
Выбор был сделан в пользу 1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси

В ходе проекта выполнены:
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Работы по адаптации типового решения (для ремонтной, строительной и биржевой деятельности):
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для работы с НСИ,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для Заявок на закупку,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для блока планирования закупок,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации блока маркетинговых исследований и управление тендерами,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации процедуры закупки,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации договорной деятельности,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для претензионной деятельности,
- Настройка интеграции с существующими учетными системами,
- Разработка и утверждение инструкций и регламентов по работе АС управления материально-техническим обеспечением,
- Обучение ИТ-специалистов и пользователей в службах Заказчика (в АУ и 15 филиалах),
- Настройка прав пользователей: обеспечение возможности предоставления определенного набора полномочий и доступов к информационным ресурсам и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями пользователя,
- Запуск системы в опытную эксплуатацию в утвержденных подразделениях предприятия:
· Адаптация АС. Развертка системы на сервере и на рабочих местах пользователей, проведение мероприятий по обеспечению безопасности информационной базы,
· Загрузка начальных остатков на дату начала опытной эксплуатации,
· Организация оперативной «обратной связи» и поддержки по эксплуатации системы.

Выполнены следующие работы:

• Анализ и устранение "узких" мест системы
• Аудит и оптимизация настроек системы
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка и использование пилотных версий
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Повышение производительности системы
• Повышение стабильности работы и устойчивости системы
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

РУП «Минскэнерго» — крупнейшее и наиболее значимое предприятие среди областных энергосистем Республики Беларусь, которое вырабатывает более 20% электроэнергии и до 40% отпускаемой тепловой энергии в системе ГПО «Белэнерго».

Основным видом деятельности предприятия РУП «Минскэнерго» является производство, передача, распределение и сбыт электрической и тепловой энергии, направленной на обеспечение надежного и бесперебойного энергоснабжения потребителей города Минска и Минской области.

В состав РУП «Минскэнерго» входят шесть теплоэлектроцентралей (МТЭЦ-3, МТЭЦ-4, ТЭЦ-5, МТЭЦ-2, Жодинская ТЭЦ, Борисовская ТЭЦ), среди которых самой мощной является Минская ТЭЦ-4; крупные районные котельные в городах Минск, Молодечно, Борисов, мини-ТЭЦ в Вилейке, Молодечно, Солигорске, Слуцке.

Решение о внедрении системы «1С: Управление закупочной деятельностью» (далее – 1С:УЗД) на базе «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси» было принято с целью учета нормативно-справочной информации и закупочной деятельности предприятия.

Успешный опыт применения других продуктов от «1С» положительным образом повлиял на принятие решения об использовании «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси» для автоматизации данного направления. 

В качестве партнера по автоматизации была выбрана группа компаний «Электронная Экономика», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».

В рамках проекта по автоматизации специалистами группы компаний «Электронная Экономика» были выполнены следующие работы: 

- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика 

- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе 

- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ 

- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации) 

- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей 

- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация) 

- Работы по адаптации типового решения (для ремонтной, строительной и биржевой деятельности): 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для работы с НСИ, 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для Заявок на закупку, 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для блока планирования закупок, 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации блока маркетинговых исследований и управление тендерами, 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации процедуры закупки, 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации договорной деятельности, 

· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для претензионной деятельности, 

- Настройка интеграции с существующими учетными системами, 

- Разработка и утверждение инструкций и регламентов по работе АС управления материально-техническим обеспечением, 

- Обучение ИТ-специалистов и пользователей в службах Заказчика (в АУ и 15 филиалах), 

- Настройка прав пользователей: обеспечение возможности предоставления определенного набора полномочий и доступов к информационным ресурсам и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями пользователя, 

- Запуск системы в опытную эксплуатацию в утвержденных подразделениях предприятия: 

· Адаптация АС. Развертка системы на сервере и на рабочих местах пользователей, проведение мероприятий по обеспечению безопасности информационной базы, 

· Загрузка начальных остатков на дату начала опытной эксплуатации, 

· Организация оперативной «обратной связи» и поддержки по эксплуатации системы.

 

Дата начала промышленной эксплуатации: 29.04.2022

 

Автоматизировано более 400 рабочих мест. 

 

Оформлен платный договор 1С:ИТС

 

В процессе обучения с нами работали Войленко Алексей Валерьевич, Гейно Юрий Геннадьевич, Ярошевич Денис Сергеевич. На все возникающие вопросы мы получали квалифицированный и полный ответ. Было приятно работать с компетентным и вежливыми специалистами по внедрению. В настоящее время при необходимости проводятся консультации по возникающим вопросам. 

Внедрение программного продукта «1С:УЗД» позволило решить такие задачи, как:

- получение единой информационной среды для всех участников закупочной деятельности объединяющей в себе возможности учетной системы и процессного управления, повышение надежности и обеспечение единства хранения и ввода информации по всей организации; 

- оптимизация и контроль состояния запасов сырья и материалов, контроль обеспеченности материалами и техническими средствами структурных подразделений, повышение эффективности использования оборотных средств, в том числе за счет оптимизации товарно-материальных запасов; 

- доступность информации о выполнении технических заявок на закупку в режиме реального времени; 

- хранение накопленной информации по указанному процессу, без ограничения по сроку; 

- снижение трудоемкости и повышение точности плановых расчетов потребности в запасах сырья и материалов; 

- повышение эффективности использования материальных и людских ресурсов: сокращение косвенных административно-управленческих затрат времени на анализ, выверку, сопоставимость и передачу информации между подразделениями организации (в т.ч. и обособленными) по рассматриваемому БП учета МТО и числа ошибок персонала за счет объединения корпоративной информации в рамках единой информационной системы; 

- сокращение бумажного документооборота, минимизация ручной обработки информации и сопровождения документов.

В результате внедрения программы «1С:УЗД» РУП «Минскэнерго» получило комплексное решение для учета нормативно-справочной и автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности, а также инструментарий для успешного взаимодействия сотрудников по направлению. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников и сократились сроки согласования документов.

Результатами внедрения программного продукта «1С:УЗД» наша организация полностью удовлетворена и считает поставленные цели достигнутыми. 

Ниже приведены наши оценки внедренной информационной системы по 5-балльной шкале: 

Оценка соответствия программного обеспечения потребностям организации: 5 

Комментарий: в информационной системе реализованы все необходимые возможности. 

Оценка удобства работы с программой: 4 

Комментарий: работать с программой легко и комфортно, но без обучения и инструкций неподготовленному сотруднику сложно разобраться с программой. 

Оценка качества работы партнера "1С": 5 

Комментарий: работой партнера очень довольны. 

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.