Создание автоматизированной системы учета нормативно-справочной информации и закупочной деятельности на базе программного продукта «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси» в аппарате управления и в филиалах РУП «Минскэнерго»
РУП «Минскэнерго»
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Планирование закупок
- Управление отношениями с поставщиками
- Управление строительными проектами (календарное планирование, учет и анализ)
- Управление цепочками поставок
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет прихода ТМЦ
Сопровождение:
- Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Описание
Для обеспечения информационной поддержки организационно-экономической работы по процессу закупочной деятельности и унификации нормативно-справочной информации, компании потребовался спектр услуг по созданию единой комплексной системы для управления материально-техническим обеспечением и формирования сводной управленческой и оперативной информации по всем подразделениям РУП «Минскэнерго» (аппарат управления и 15 филиалов) в рамках учета и управления всей закупочной деятельностью.
При разработке и внедрении АС стояли следующие цели:
- получение единой информационной среды для всех участников закупочной деятельности объединяющей в себе возможности учетной системы и процессного управления, повышение надежности и обеспечение единства хранения и ввода информации по всей организации;
- оптимизация и контроль состояния запасов сырья и материалов, контроль обеспеченности материалами и техническими средствами структурных подразделений, повышение эффективности использования оборотных средств, в том числе за счет оптимизации товарно-материальных запасов;
- доступность информации о выполнении технических заявок на закупку в режиме реального времени;
- хранение накопленной информации по указанному процессу, без ограничения по сроку;
- снижение трудоемкости и повышение точности плановых расчетов потребности в запасах сырья и материалов;
- повышение эффективности использования материальных и людских ресурсов: сокращение косвенных административно-управленческих затрат времени на анализ, выверку, сопоставимость и передачу информации между подразделениями организации (в т.ч. и обособленными) по рассматриваемому БП учета МТО и числа ошибок персонала за счет объединения корпоративной информации в рамках единой информационной системы;
- сокращение бумажного документооборота, минимизация ручной обработки информации и сопровождения документов.
Выбор был сделан в пользу 1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси
В ходе проекта выполнены:
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Работы по адаптации типового решения (для ремонтной, строительной и биржевой деятельности):
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для работы с НСИ,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для Заявок на закупку,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для блока планирования закупок,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации блока маркетинговых исследований и управление тендерами,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации процедуры закупки,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации договорной деятельности,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для претензионной деятельности,
- Настройка интеграции с существующими учетными системами,
- Разработка и утверждение инструкций и регламентов по работе АС управления материально-техническим обеспечением,
- Обучение ИТ-специалистов и пользователей в службах Заказчика (в АУ и 15 филиалах),
- Настройка прав пользователей: обеспечение возможности предоставления определенного набора полномочий и доступов к информационным ресурсам и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями пользователя,
- Запуск системы в опытную эксплуатацию в утвержденных подразделениях предприятия:
· Адаптация АС. Развертка системы на сервере и на рабочих местах пользователей, проведение мероприятий по обеспечению безопасности информационной базы,
· Загрузка начальных остатков на дату начала опытной эксплуатации,
· Организация оперативной «обратной связи» и поддержки по эксплуатации системы.
Выполнены следующие работы:
- Анализ и устранение "узких" мест системы
- Аудит и оптимизация настроек системы
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Настройка и использование пилотных версий
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Повышение производительности системы
- Повышение стабильности работы и устойчивости системы
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
РУП «Минскэнерго» — крупнейшее и наиболее значимое предприятие среди областных энергосистем Республики Беларусь, которое вырабатывает более 20% электроэнергии и до 40% отпускаемой тепловой энергии в системе ГПО «Белэнерго».
Основным видом деятельности предприятия РУП «Минскэнерго» является производство, передача, распределение и сбыт электрической и тепловой энергии, направленной на обеспечение надежного и бесперебойного энергоснабжения потребителей города Минска и Минской области.
В состав РУП «Минскэнерго» входят шесть теплоэлектроцентралей (МТЭЦ-3, МТЭЦ-4, ТЭЦ-5, МТЭЦ-2, Жодинская ТЭЦ, Борисовская ТЭЦ), среди которых самой мощной является Минская ТЭЦ-4; крупные районные котельные в городах Минск, Молодечно, Борисов, мини-ТЭЦ в Вилейке, Молодечно, Солигорске, Слуцке.
Решение о внедрении системы «1С: Управление закупочной деятельностью» (далее – 1С:УЗД) на базе «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси» было принято с целью учета нормативно-справочной информации и закупочной деятельности предприятия.
Успешный опыт применения других продуктов от «1С» положительным образом повлиял на принятие решения об использовании «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси» для автоматизации данного направления.
В качестве партнера по автоматизации была выбрана группа компаний «Электронная Экономика», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».
В рамках проекта по автоматизации специалистами группы компаний «Электронная Экономика» были выполнены следующие работы:
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Работы по адаптации типового решения (для ремонтной, строительной и биржевой деятельности):
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для работы с НСИ,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для Заявок на закупку,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для блока планирования закупок,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации блока маркетинговых исследований и управление тендерами,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации процедуры закупки,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для организации договорной деятельности,
· Спроектированы процессы, разработан и расширен функционал для претензионной деятельности,
- Настройка интеграции с существующими учетными системами,
- Разработка и утверждение инструкций и регламентов по работе АС управления материально-техническим обеспечением,
- Обучение ИТ-специалистов и пользователей в службах Заказчика (в АУ и 15 филиалах),
- Настройка прав пользователей: обеспечение возможности предоставления определенного набора полномочий и доступов к информационным ресурсам и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями пользователя,
- Запуск системы в опытную эксплуатацию в утвержденных подразделениях предприятия:
· Адаптация АС. Развертка системы на сервере и на рабочих местах пользователей, проведение мероприятий по обеспечению безопасности информационной базы,
· Загрузка начальных остатков на дату начала опытной эксплуатации,
· Организация оперативной «обратной связи» и поддержки по эксплуатации системы.
Дата начала промышленной эксплуатации: 29.04.2022
Автоматизировано более 400 рабочих мест.
Оформлен платный договор 1С:ИТС
В процессе обучения с нами работали Войленко Алексей Валерьевич, Гейно Юрий Геннадьевич, Ярошевич Денис Сергеевич. На все возникающие вопросы мы получали квалифицированный и полный ответ. Было приятно работать с компетентным и вежливыми специалистами по внедрению. В настоящее время при необходимости проводятся консультации по возникающим вопросам.
Внедрение программного продукта «1С:УЗД» позволило решить такие задачи, как:
- получение единой информационной среды для всех участников закупочной деятельности объединяющей в себе возможности учетной системы и процессного управления, повышение надежности и обеспечение единства хранения и ввода информации по всей организации;
- оптимизация и контроль состояния запасов сырья и материалов, контроль обеспеченности материалами и техническими средствами структурных подразделений, повышение эффективности использования оборотных средств, в том числе за счет оптимизации товарно-материальных запасов;
- доступность информации о выполнении технических заявок на закупку в режиме реального времени;
- хранение накопленной информации по указанному процессу, без ограничения по сроку;
- снижение трудоемкости и повышение точности плановых расчетов потребности в запасах сырья и материалов;
- повышение эффективности использования материальных и людских ресурсов: сокращение косвенных административно-управленческих затрат времени на анализ, выверку, сопоставимость и передачу информации между подразделениями организации (в т.ч. и обособленными) по рассматриваемому БП учета МТО и числа ошибок персонала за счет объединения корпоративной информации в рамках единой информационной системы;
- сокращение бумажного документооборота, минимизация ручной обработки информации и сопровождения документов.
В результате внедрения программы «1С:УЗД» РУП «Минскэнерго» получило комплексное решение для учета нормативно-справочной и автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности, а также инструментарий для успешного взаимодействия сотрудников по направлению. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников и сократились сроки согласования документов.
Результатами внедрения программного продукта «1С:УЗД» наша организация полностью удовлетворена и считает поставленные цели достигнутыми.
Ниже приведены наши оценки внедренной информационной системы по 5-балльной шкале:
Оценка соответствия программного обеспечения потребностям организации: 5
Комментарий: в информационной системе реализованы все необходимые возможности.
Оценка удобства работы с программой: 4
Комментарий: работать с программой легко и комфортно, но без обучения и инструкций неподготовленному сотруднику сложно разобраться с программой.
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Комментарий: работой партнера очень довольны.
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.