Автоматизация учета на базе программного продукта "Айлант:Управление ЖКХ КОРП" в ООО "Голос.Комфорт"

Кейс 1.

Компания «Ньютон» занимается обслуживанием многоквартирных домов. Жилой фонд под управлением представляет собой современные жилые комплексы эконом-класса с большими территориями внутренних дворов, со сложными инженерными системами, собственной охраной и консьержами. Главная цель - комфорт жителей, только в процессе диалога рождаются эффективные, системные решения, только при совместной инициативе дома сохраняют свой уют на протяжении долгих лет.

Для удобства жителей была внедрена собственная круглосуточная аварийно-диспетчерская служба (АДС) и единый центр мониторинга (ЕЦМ), где сотрудники централизованно и оперативно отслеживают сигналы всех инженерных систем. Служба АДС состоит из call-центра, который фиксирует все заявки от жильцов, консьержей о неполадках, аварийных ситуациях в доме или на территории; и службы инженерно-технических специалистов, занимающиеся непосредственным устранением проблем.

В работе данных подразделений нужно было  повысить эффективность специалистов ИТР, сократить непродуктивные действия, простои: минимизация передачи информации внутри компании на сторонних носителях (бумага, excel), ввести систематическое планирование производственной загрузки сотрудников (план работ на день), повысить контроль за списанием материалов и начать фиксировать «карту рабочего дня» для дальнейшей оценки план-факта (запрос экономической службы).

Учитывая прошлый опыт взаимодействия, было решено привлечь специалистов компании «Голос.Софт», которые занимаются информационно-технологическим сопровождением нашей базы "Айлант:Управление ЖКХ КОРП" на платформе "1С:Предприятие 8".

Первым делом, отказались от фиксации на бумаге заявок, которые поступают в АДС – создали документ «Заявка». Он стал базовой единицей для работы всех отделов. Операторы call-центра фиксируют данные о контактном лице, объекте, кратко описывают проблему, выбирают категорию (сантехника, пожарная сигнализация и т.д.), ответственного инженера за устранение форс-мажорной ситуации.

Все зафиксированные заявки утром отображаются на рабочих столах ИТР по участкам. Инженер распределяет их – указывает исполнителя в самом документе - в зависимости от статуса, категории и объекта.

Специалисты видят в настроенных для них АРМах перечень заявок, которые нужно принять сегодня в работу. Оценивают необходимые материалы, которые должны быть использованы, распечатывают ряд форм (ряд работ должны быть заактированы заявителем) и выходят на объекты. По итогам дня, специалист инженерной службы отражает в том же электронном документе «заявка» какие материалы были использованы и в каком количестве (выбор из справочника «Номенклатура»), какие работы были произведены и сколько потребовалось часов (выбор из справочника «Вид работ»).

Второй этап работ направлен был на экономическую службу. На основании отработанных заявок с помощью внешней обработки бухгалтера-материалисты оформляют документы «Списание материалов» - обработка собирает все материалы из всех закрытых заявок за период с отбором по дому, по категории работ и создает автоматически документы списания.

Заключительный этап – аналитический - создали ряд внешних отчетов. Для главных инженеров по участкам сводный отчет по всем заявкам с отборами по статусам, по исполнителям, объектам и с рядом контрольных показателей: определенные категории ремонта предполагают использование материалов, значит, и в заявке материалы должны быть указаны обязательно, всегда нужно фиксировать трудозатраты и др. Для экономистов создали отчет по суммарной стоимости материалов, израсходованных на объект. Это будет служить основой для планирования стоимости работ по содержанию имущества на будущее и пересмотру тарифа для жильцов.

Проведенная работа позволила:

• систематизировать работу по плановой загрузке специалистов АДС, фокус главных инженеров по участкам сместился с решения ежедневных проблем на анализ критических мест в доме и создании технических решений, которые позволяют уменьшить в целом возникновение форс-мажоров;
• высвободить время для аналитической работы бухгалтерам-материалистам, которые тратили 2 дня на сбор с бумажных носителей данных об израсходованных материалах;
• сформировать экономическое обоснование по изменению тарифа на ряде объектов, пересмотреть нормативы по материалам и трудозатратам по ряду работ и выявить причины возникших отклонений.

Кейс 2. Сервис сбора и обработки показаний.

О компании.

Компания «Голос.Комфорт» организует выполнение работ дочерними/зависимыми управляющими компаниями, которые оказывают услуги по содержанию и текущему ремонту общего имущества многоквартирных домов, предоставляют коммунальные услуги, а также иные услуги по управлению домами. В обслуживание входят дома в жилых комплексах «Ньютон», «Александровский», «Олимп», «Голос L-Town», подземные автостоянки и несколько отдельно расположенных многоквартирных домов. Общая площадь обслуживаемых зданий составляет более 1 млн. квадратных метров.

Мы обеспечиваем высокий уровень сервиса и поддерживаем численность работающего персонала не по принципу выполнения норматива, а исходя из реально установленных собственниками требований и заявленных девелопером стандартов обслуживания.

Компания предъявляет максимальные требования к уровню профессиональной подготовки инженеров и всех специалистов. Средняя численность компании составляет более 100 человек. Специалисты постоянно взаимодействуют с проектными организациями, строительными и производственными подразделениями, не только зная, технологии и материалы, но и принимая непосредственное участи в принятии самых ответственных решений, касающихся будущей жизни дома и комфорта жителей.

Отдельное внимание уделяется удобству взаимодействия с жителями в части расчетов и начислений, сбору данных о потребленных объемах коммунальных услуг, достоверности расчетов и своевременности выпуска квитанций.

Для расчета платы за жилищно-коммунальные услуги было выбрано и внедрено отраслевое решение «Айлант: Управление ЖКХ» на базе платформы "1С:Предприятие 8", которое интегрировано с мобильным приложением жителя. Внедрением программного продукта занимался наш ИТ-партнер по цифровизации бизнеса – компания «Голос.Софт». Совместно мы продолжаем развивать учетную систему, оптимизируя бизнес-процессы компании.

С чем мы обратились.

Одной из задач, которая стояла перед нами в 2023 году была организация процесса сбора, обработки и учета переданных показаний индивидуальных приборов учета (ИПУ).

Проблемы, с которыми мы сталкивались в работе:

• Для передачи показаний используются различные каналы связи (платежные системы, мобильное приложение, госуслуги (ГИС ЖКХ), телеграмм бот, регистрация заявки в управляющую компанию, звонок оператору). Также производится обход помещений и сбор показаний «вручную» с последующим вводом данных в учетную систему.
• Показания по одному помещению за один отчетный период могут быть переданы несколько раз с использованием различных каналов связи;
• Порядок учета переданных показаний может отличаться от здания к зданию (месяц в месяц, со сдвигом в месяц, определена дата учета показаний в текущем или следующем отчетном периоде).

Все это требовало систематизации переданных показаний и значительных затрат времени и ресурсов на ввод, анализ и обработку данных. При этом срабатывал человеческий фактор - утеря информации при переносе данных и/или наличие ошибок.

Какое решение было предложено.

Компания «Голос.Софт» провела анализ процессов и опрос ключевых пользователей и предложила реализовать автоматизированный сбор показаний, поступающих из платежных систем, мобильного приложения, телеграм-бота, в «накопитель» переданных показаний. А для анализа, обработки и принятия показаний к учету организовать функциональное рабочее место для специалиста расчетного отдела.

Для реализации сервиса обработки переданных показаний были разработаны следующие объекты системы:

• Разработан регистр-сведений для фиксации в системе показаний, переданных из различных источников (с фиксацией даты передачи показаний и источника данных);
• Внесены изменения в обработку загрузки реестров платежей, для учета показаний, переданных через платежные системы;
• Доработан обмен данными между учетной системой и мобильным приложением УЖКХ;
• Реализован односторонний обмен для учета показаний, передаваемых через телеграм-бот;
• Для фиксации показаний вручную реализована форма ввода. На форме отображаются последние переданные показания и месяц в котором они были учтены. После ввода текущих показаний, автоматически рассчитывается и отображается расход потребления.
• В лицевом счете реализован раздел, в котором отображаются переданные собственником показания в разрезе услуг и приборов учета, выведена команда ввода показаний.
• Для приборов учета, показания по которым не передавались более 6 месяцев, предусмотрена блокировка регистрации переданных показаний. Ввод показаний возможен только вручную, с указанием реквизитов акта осмотра ИПУ. Опция блокировки включается в настройках системы и может быть отключена по решению руководства. 
• В здании предусмотрены настройки периода учета показаний.
• Разработано рабочее место для сбора и обработки показаний, включающее следующие опции:
  • Возможность формирования и выгрузки реестра приборов учета, по которым в текущем периоде не были переданы показания или показания не передавались более 6 месяцев, для обхода помещений сотрудниками управляющей компании.
  • Гибкая загрузка показаний из Excel файлов, для массового ввода данных в систему.
  • Анализ переданных показаний. После выбора здания и периода начислений на форме отображаются переданные показания (показания заполняются по данным регистра, с учетом настроек учета показаний, заданных в здании).

Работа по реализации сервиса сбора и обработки показаний выполнялась в несколько итераций:

• Сбор и приоритезация функциональных требований, первичное согласование решения и разработка макета рабочего места.
• Разработка программного продукта, демонстрация функционала и обучение фокус-группы.
• Тестирование функционала фокус-группой, сбор требований по доработке и доработка продукта.
• Тестирование и передача в эксплуатацию.

В планах реализовать автоматизированный сбор показаний по звонку через робота-приемщика.

Что мы получили:

Благодаря реализованному сервису нам удалось существенно сократить время на сбор и обработку показаний, а также практически исключить человеческий фактор и наличие ошибок при вводе и переносе данных.

Благодарим компанию «Голос.Софт» за реализацию сервиса, подход к делу и высокий уровень профессионализма. И рассчитываем на дальнейшее сотрудничество и реализацию наших планов и идей.

Кейс 3.

О компании.

Компания «Голос.Комфорт» организует выполнение работ дочерними/зависимыми управляющими компаниями, которые оказывают услуги по содержанию и текущему ремонту общего имущества многоквартирных домов, предоставляют коммунальные услуги, а также иные услуги по управлению домами. В настоящий момент под управлением находится 7 компаний, а общая площадь обслуживаемых зданий составляет более 1 млн. квадратных метров.

С ростом объёмов жилья под управлением одним из рисков является потеря управляемости бизнесом из-за непонимания того, что происходит в операционной и финансовой деятельности управляющей компании. Удобный доступ к данным, позволяет облегчить восприятие данных и принятие решений руководителям компании. Для этого существует действующая система BI-отчётов, реализованная в сервисе Yandex.Datalens. Отчёты выгружаются с уже агрегированными данными из разных информационных систем (учетные системы 1С, Telegram, АТС Ростелеком и др.).

С чем мы обратились и как проходила работа.

Процесс сбора и обновления данных является достаточно трудоемким, при этом при отсутствии ключевых сотрудников информация в BI-систему поступала несвоевременно, с перебоями, а также сказывался человеческий фактор, что периодически приводило к неполноте или искажению данных в BI-системе.

В январе 2024 года мы приняли решение автоматизировать текущий процесс сбора, обработки и передачи данных для действующих BI-отчётов, как следствие повысить оперативность предоставления информации, увеличить её глубину и точность, а также реализовать дополнительный блок BI-отчётов для Директоров УК и Топ-менеджмента группы «ГОЛОС», отражающий финансовое состояние деятельности компании.

Работы по реализации проекта выполнялись совместно с нашим ИТ-партнером, компанией «Голос.Софт», занимающимся сопровождением наших информационных систем.

В состав команды проекта вошли специалисты нашей компании, которые занимались разработкой новых и доработкой действующих BI-отчетов и специалисты партнера, в задачи которых входило определение источников данных, выгружаемых из учетных систем 1С и загрузка данных в озеро «DataLake» в SQL таблицы.

Весь проект был разбит на небольшие этапы:

• Автоматизация процесса выгрузки данных для действующих BI – отчетов;
• Разработка и согласование макетов финансовых отчетов;
• Разработка баз данных для блока финансовых отчетов;
• Разработка датасетов для реализации макетов отчётов;
• Разработка выгрузки данных из учетных систем и настройка регламентных заданий.

Первый этап прошел довольно гладко. С определенными трудностями мы столкнулись на этапе выгрузки данных для финансовых отчетов, так как процесс получения данных из системы представлялся довольно сложным, в связи с большим количеством источников. По сути разработчикам предстояло повторить сложный процесс расчета себестоимости или расчета коммунальных услуг и получения итогов, для передачи результатов финансовой деятельности в BI-систему. При такой реализации срабатывали серьезные риски, связанные с увеличением стоимости проекта и сроками его реализации.

Какой выход нашел разработчик? Выгрузка данных не из прямых источников (регистров сведений и накопления), а из типовых отчетов, формируемых в 1С в пользовательском режиме.

При этом для выгрузки данных стандартных отчетов был разработан метод не изменяющий код стандартного отчета. Создавалась копия отчета с измененной процедурой компоновки результата. Процедура компонует вывод результата в таблицу значений для дальнейшей обработки данных и и загрузки их в «Озеро».

Такой метод позволил настроить варианты отчета с нужными нам данными, при этом  контролировать корректность данных и настраивать параметры отчета можно в пользовательском режиме, самим пользователем со стороны бизнеса или аналитиком без привлечения ресурса программиста.

Что мы получили.

Благодаря реализованному проекту нам удалось существенно сократить время и ресурсы на сбор и обработку данных, повысить оперативность предоставления информации, их полноту, объем и доступность для восприятия, а следовательно управляемость бизнесом и возможность своевременно принимать верные управленческие решения.

Благодарим компанию «Голос.Софт» за вовлеченность, слаженную работу и способность находить нестандартные решения.

Впереди нас ждет совместная работа по выгрузке плановых данных, с целью анализа исполнения годовых планов и показателей и управления годовым бюджетом и ключевыми показателями бизнеса.

Кейс 4. Досудебно-претензионная работа

О компании.

Компания «Голос.Комфорт» организует выполнение работ дочерними/зависимыми управляющими компаниями, которые оказывают услуги по содержанию и текущему ремонту общего имущества многоквартирных домов, предоставляют коммунальные услуги, а также иные услуги по управлению домами. В обслуживание входят дома в жилых комплексах «Ньютон», «Александровский», «Олимп», «Голос L-Town», подземные автостоянки и несколько отдельно расположенных многоквартирных домов. Общая площадь обслуживаемых зданий составляет более 1 млн. квадратных метров.

Мы обеспечиваем высокий уровень сервиса и поддерживаем численность работающего персонала не по принципу выполнения норматива, а исходя из реально установленных собственниками требований и заявленных девелопером стандартов обслуживания.

Компания предъявляет максимальные требования к уровню профессиональной подготовки инженеров и всех специалистов. Средняя численность компании составляет более 100 человек. Специалисты постоянно взаимодействуют с проектными организациями, строительными и производственными подразделениями, не только зная, технологии и материалы, но и принимая непосредственное участи в принятии самых ответственных решений, касающихся будущей жизни дома и комфорта жителей.

Для расчета платы за жилищно-коммунальные услуги было выбрано и внедрено отраслевое решение «Айлант: Управление ЖКХ» на базе платформы «1С:Предприятие 8», которое интегрировано с мобильным приложением жителя. Внедрением программного продукта занимался наш ИТ-партнер по цифровизации бизнеса – компания «Голос.Софт». Совместно мы продолжаем развивать учетную систему, оптимизируя бизнес-процессы компании.

С чем мы обратились.

Одной из задач, которая стояла перед нами в 2024-2025 году была организация процесса сбора дебиторской задолженности с собственников за жилищно-коммунальные услуги и капитальный ремонт.

Проблемы, с которыми мы сталкивались в работе:

• Ручной анализ данных требует значительных временных затрат и ресурсов.
• С увеличением объема данных становится сложнее отслеживать и анализировать информацию, что может привести к пропуску должников.
• Ручные процессы не позволяют быстро реагировать на изменения в данных, что может затруднить своевременное выявление должников.
• Иногда информация о должниках может быть неполной или устаревшей, что затрудняет процесс выявления.
• Для выявления должников требовался сложный анализ данных, который трудно выполнить вручную без специализированных инструментов.
• Неправильная передача информации между отделами приводит к недоразумениям и ошибкам в выявлении должников.
• Все приводит к значительному увеличению дебиторской задолженности.

Какое решение было предложено.

Компания «Голос.Софт» провела анализ процессов и опрос ключевых пользователей и предложила реализовать автоматизированный процесс создания уведомлений об ограничении электроэнергии и горячего водоснабжения, а также организовать функциональное рабочее место для специалиста досудебно-претензионной работы.

Для реализации автоматизированной работы досудебно-претензионной работы были разработаны следующие объекты системы:

• разработан механизм автоматического создания уведомлений об ограничении услуг (ЭЭ/ГВС);
• включение функции для отслеживания статуса уведомления, что позволяет сотрудникам видеть, на каком этапе находится каждое уведомления, и своевременно реагировать на изменения;
• реализован механизм интеграции должника в другую систему для отправки уведомления по разным каналам коммуникаций;
• реализован механизм возврата статуса и даты прочтения уведомления об ограничении услуг;
• реализован механизм контроля оплаты по уведомлению об ограничении услуг;
• реализован механизм по автоматическому созданию заявок на ограничение электроэнергии и горячего водоснабжения для уведомлений в статусе «Уведомлен»;
• в лицевом счете реализован раздел, в котором отображаются признак о частичном или полном ограничении услуг;
• включение функции для отслеживания статуса претензий, что позволяет сотрудникам видеть, на каком этапе находится каждая претензия, и своевременно реагировать на изменения.

Разработано рабочее место для создания претензий, включающее следующие опции:

• упрощение процесса создания претензий;
• система может собирать данные для создания претензия;
• разработан документ досудебная претензия в разрезе группы услуг (коммунальные услуги, капитальный ремонт);
• разработаны печатные формы документа претензия;
• разработан документ соглашение о предоставлении отсрочки/рассрочки долга в разрезе группы услуг (коммунальные услуги, капитальный ремонт).
• разработаны печатные формы документа по соглашению о предоставлении отсрочки/рассрочки.

Работа по автоматизации досудебно-претензионной работы выполнялась в несколько итераций:

• Сбор и приоритезация функциональных требований, первичное согласование решения и разработка макета рабочего места.
• Разработка программного продукта, демонстрация функционала и обучение фокус-группы.
• Тестирование функционала фокус-группой, сбор требований по доработке и доработка продукта.
• Тестирование и передача в эксплуатацию.

Что мы получили:

Благодаря реализованному сервису нам удалось существенно сократить время на выявление должников, а также практически исключить человеческий фактор и наличие ошибок.

Благодарим компанию «Голос.Софт» за реализацию сервиса, подход к делу и высокий уровень профессионализма. И рассчитываем на дальнейшее сотрудничество и реализацию наших планов и идей.