Автоматизация процессов документооборота в компании "Мобильная карта" на базе 1С:Документооборот КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ООО НКО «Мобильная карта» – финансово-техническая компания, ориентированная на высокотехнологичные проекты любой сложности в платежной сфере по разработке платежных систем. С помощью единого сервиса по оплате социально-ориентированных видов услуг «Мобильной карты» можно оплачивать любые товары и услуги в Интернете и множество других услуг за пределами сети (сотовая связь, ЖКХ и др.) электронными деньгами. Почти все операции с электронными деньгами происходят в режиме онлайн, экономя время. Средства переводятся практически мгновенно. «Мобильная карта» сохраняет реквизиты всех платежей, информацию о балансе лицевого счета и запланированных платежах плательщика, а также счета, выставленные Интернет-магазинами, счета по коммунальным услугам и отчеты об уже проведенных платежах.

Предпосылки и цели проекта

Компания «Мобильная карта» является давним партнером компании WiseAdvice. Ранее были автоматизированы процессы бюджетирования, казначейства и регламентированного учета на базе продуктов 1С. В 2019 году руководство компании приняло решение окончательно унифицировать парк информационных систем и мигрировать с системы «Евфрат» на «1С:Документооборот 2.1» КОРП.

Задачи проекта

· Создание единого информационного пространства для работы пользователей с документами и задачами, представленными в электронном виде;

· Реализация концепции «безбумажного делопроизводства» и применение ЭЦП;

· Вхождение новой системы в ИТ-инфраструктуру компании как системы управления мастер-данными.

Цели проекта

· Повышение эффективности работы сотрудников ООО НКО «Мобильная карта» за счет сокращения сроков ввода и исключения дублирования ввода информации в несколько разных учетных систем;

· Минимизация транзакционных издержек за счет оцифровки процессов работы с документами (мгновенный транспорт по цепочке обработки от сотрудника к сотруднику).

В ходе проекта было автоматизировано 100 АРМ и следующие блоки:

· Делопроизводство. Обеспечивает учет, обработку и хранение входящих, исходящих, внутренних документов;

· Договорные документы. Обеспечивает согласование, утверждение и хранение договорных документов;

· Протоколы заседаний. Позволяет использовать функциональность управления протоколами заседаний. Под заседаниями понимаются встречи, собрания, совещания и т.д.

· Обмен данными. Дает возможность пользователям эффективно работать в одной программе, получая данные из другой конфигурации, переходя по гиперссылкам.

Доработка в части параллельной работы над версиями документов

Была обеспечить возможность одновременной работы с текстами проектов документов. Был разработан механизм «Подверсий» – промежуточных версий файла документа, с которыми работают сотрудники в процессе согласования проекта документа, например, договора.

После выполнения задачи «Согласование» и размещения согласующим сотрудником своей локальной подверсии файла проекта, происходит дальнейшая компиляция в версию документа, которая содержит все правки и замечания в режиме рецензирования MS Word, как если бы все сотрудники одновременно вносили замечания в текст проекта договора. Данная версия является единым результатом цикла согласования договора и может быть направлена на финальный акцепт и подписание либо на следующий цикл согласования.

Выполнена интеграция со сторонними системами

7 справочников НСИ в 1С:Документооборот были интегрированы с одноименными справочниками в WA:Финансист и 1С:Административно-хозяйственная деятельность банка:

· Контрагенты

· Договоры

· Банковские счета

· Валюты

· Контактные лица

· Виды контактной информации

· Структура предприятия

Результаты

Система обеспечила пользователей удобными инструментами для работы в едином информационном пространстве, а также привела к росту эффективности управления такими бизнес-процессами, как:

· Учет входящей и исходящей корреспонденции;

· Управление договорной документацией;

· Контроль сроков исполнения документов и задач;

· Корпоративное управление (протоколы заседаний СД, ГОСУ,ВОСУ);

· Управление мастер-данными (одна точка ввода ключевых справочников).

Экономический эффект

· Сокращение трудозатрат в подразделениях: 30%

· Сокращение операционных и административных расходов: 30%

· Ускорение обработки документов: 30%

Также в ходе проекта были получены следующие результаты:

· Появилась возможность оперативного получения необходимой информации в полном объеме за счет консолидации всех документов компании в едином структурированном архиве;

· Существенно сократились сроки согласования документов в рамках существующих бизнес-процессов;

· Уменьшились рутинные транзакции, связанные с обработкой бумажных документов;

· Налажен мониторинг и контроль текущих бизнес-процессов и задач сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента